办公室文件制作技巧与方法(浅谈基层办公室高效率工作之法)

众所周知，不管是在行政机关、事业单位、企业、医院等办公室都是运行的心脏、是整个工作进行的源头和归属、是服务于全团体工作人员的核心。而基层党务及党建办公室就是当前政府运行速度快慢的感应器，那如何确保基层两大办公室高效运作就显得尤为重要。

我认为可以从单位领导、办公室负责人、办公室工作人员这三大方面来做好调整。

一、基层领导班子要快速反应、快速部署

当前基层存在各办公室临时性加班频率高、突发性开会次数多、领导回复下级汇报慢等情况，导致下级工作特别是办公室工作没有得到分管领导或者主要领导表态以至无法开展相关工作；导致下级人员有时候闲着等，但是内心慌着看等工作现状；导致白天上班没事做，上班时间忙工作，半夜在加班的情况。避免这种相关分管领导及重要领导做好以下三点。

一是第一时间做反应、做接收。基层领导或者负责人要在收到下级工作汇报时要第一时间做好基本情况规划，基本方向指明，给出基本做法经验，好让两大办公室有目标方向、有用力目标、能够提前做好部署规划安排。二是要尽快部署、尽快落实。例如基层活动策划、会议安排、项目计划等报告给相应领导后，各领导要尽快决定、不能时常到会议或者活动开始前一天才说才决定才表态，这样会导致领导一句话，办公室一晚上的工作情态。三是要主动关心、主动安排。基层分管领导工作不是等上级安排或者是等下级表态，而应该是主动关心下级工作、积极回应上级安排，这样才可以保障两大办公室能够每一次思路清晰、规划前沿、执行提前的情况，能够第一时间甚至做到大部分工作先行先学的状态。那这样整个单位就会呈现出工作有方向、效率得提高、状态非常好的单位形象。

二、基层办公室负责人要有“总管”式的思维

总管一词，在古代又称管家表示有雷厉风行的态度、有思路清晰的安排、有逻辑严谨的行事。就如当前农村酒席的“总管”一样，谁家办酒都会请村里一个人来担当，这个人对哪些人做饭、哪些人备菜、谁负责烧水、谁负责收礼，什么时候开饭、什么时候进行仪式都要做好清晰有效的安排。我们的两大办公室主任或者负责人就应该有这样安排。

每天早上来首先梳理今天工作目录有哪些、工作重点难点急点有哪些；其次是用人所长做好任务分工，谁负责哪一个文件，谁负责哪一个会议，谁负责哪一个接待等，大家各司其职，有计划、有方向、有节点的开展；最后是复盘工作召开，谁的工作做得好要表扬、谁的工作不适应要调整，谁的工作开展难要开展“头脑风暴法”解决。唯有如此才能避免办公室文件没有归纳、环境脏乱差等现象，才能避免办公室一些人忙一些人闲的情况，才能让每一个新来同事有想作为、愿作为的情怀。

三、每一个办公室工作员要百分百投入工作状态

办公室工作员一是要积极贯彻老代新的思路，办公室存在人员更换调动频率高，新人招录工作多等情况，故老同事要积极解答新同事的疑问并且要主动为他们指明方向、指出问题给出建议，让大家互相学习、互相监督、共同进步。二是要主动出击，不耻下问及时反思，每个人都有一个学习的过程，但是如何做到在办公室从“跟跑到并跑再到领跑”的跨越式发展则需要个人造化及行动执行能力。三是多务实少务虚，办公室工作员要培养踏踏实实做事，老老实实做人的情怀；培养一身正气、一心为公、一尘不染的道德情操；培养敢作为、敢担当、敢挑战热情。方能明白奋斗是青春最亮丽的底色，行动是青年最有效的磨练。