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第2章 公文写作的基础素材管理

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有句话说：“天下文人是一家，你抄我来我抄他。”在公文写作中，“抄”“套”“借”等手法也并不鲜见，甚至是在某些场合下完成任务的必要方法。足见素材管理，是公文写作中十分重要的基础环节。

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在此之前，再一次提醒：公文写作的功夫，大多在写作这件事情之外所得。素材管理这个环节也不例外。

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2.1　素材的收集

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在大部分情况下，我们所要撰写的材料绝不是“空中楼阁”，写材料这项工作也不是“闭门造车”，因为材料内容必须建立在一定的基础事实之上，这些基础事实可能是前人的历史材料，其他单位的努力成果，我们在前段时间的工作经历，前辈留在硬盘里的文档数据，同事们留在记忆里的宝贵经验，也可能是我们亲身体验的一段回忆。

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比如，写一篇调研报告，我们需要了解调研活动的进展、调研掌握的数据、调研发现的问题；写一篇工作汇报，我们需要掌握前期工作的情况、问题难点的表现、下一步的工作打算；写一篇先进事迹，我们需要明白这位先进人物的经历故事，至少要熟悉这个人是做什么的。没有这些素材，如何组织材料呢？

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因此，收集好素材，便是要对上述所有相关信息进行回顾和梳理，才知道我们以前干了什么，现在做了什么，接下来要写什么。

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对此，我们要先培养一些习惯。

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2.1.1　培养定期整理的习惯

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定期整理计算机里的各类文件资料，是一名“笔杆子”应有的工作习惯。长期写材料的人，计算机里很快就会积累起海量的资料文件。这些资料文件中，或许就隐藏着宝贵的素材，可能在某一次写材料的时候就会用到。但如果平时从来不对其加以整理，就很容易出现“书到用时方恨少”的窘境，让自己在浩瀚如海的资料文件中迷失了方向。

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要养成定期整理资料的习惯，最重要的是把握住“定期”这种关键词。“笔杆子”的工作大都十分繁忙，一天到晚连轴转是常态，忙完之后身心俱疲，很容易忽视整理资料这种细碎的事情，甚至也没有时间去想这个问题。

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但计算机里的资料素材如果没有被定期整理过，便会出现两个现象：一方面，资料素材的数量越来越多，甚至积累的速度还在不断加快；另一方面，面对越来越凌乱繁杂的资料数据，“不想整理”的情绪更重，“想偷懒”的想法也常常冒头。

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小贴士

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在互联网时代，大量文件的处理和流转都在手机上进行，手机办公也成为常态。于是，手机与计算机便形成了两套既紧密关联但又相互独立的文件系统，而且在存放介质上又显得“很遥远”。有些资料在计算机硬盘上，有些资料在QQ上，有些资料在微信里，有些资料在钉钉里，烦琐复杂。及时将手机上的重要文件转存到计算机上，再分门别类加以归类，也是我们平时需要培养的好习惯之一。

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资料整理一般会遵循相应的规则，而这些规则本身也没有放之四海而皆准的套路，需要结合自己的岗位特点去探索和总结。笔者的经验之谈，可以有三种不同的方法。

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1. 按照工作内容分类

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这是最为常见的材料整理分类方法，也适用于绝大多数情况。特别是岗位所负责的工作类型较为庞杂，相互之间有较大的区别，内容上“泾渭分明”，那么按照这种分类方法可以更有效地加以管理。但是对于经常需要处理综合性事务的人员来说，可能许多工作之间并没有十分明确的界线，这种分类是否适用便需要多加考量。

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2. 按照对口单位分类

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材料用途各不相同，有些是呈送上级单位的，有些是发给下级单位的，还有一些是报向同级单位的。按照材料不同的用途加以分类，可以较好地梳理各项日常工作的主题和性质，对不同材料所适用的不同场合做好区分，方便素材的甄别和使用。这类方法适用于综合性比较强的文字岗位。

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3. 按照材料文体分类

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这种分类方法可以将相同文体的材料归纳在一起，方便寻找模板并套用格式，适用于以公文格式处理为主的办公室工作人员，特别是对负责文书制作收发工作的文员而言，可以及时找到适合的模板与套路。

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值得一提的是，我们对具有潜在价值的素材资料，要养成复制粘贴的习惯，而不是剪切再粘贴。这主要是为了让历史资料能够得到更完善的保留与存档。不仅仅是材料文件本身，甚至是每一份材料的历史修改情况，最好都能保存好，以方便将来回顾和查询。

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2.1.2　培养换位思考的习惯

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“换位...

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为了更好地解释这个过程，我们先创设这么一个情景：

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我们是县环境保护局（以下简称县环保局）的文秘人员，领导要求写一份关于地方环境污染整治工作的报告。这份报告所涉及的几项工作，分别由县自然资源和规划局（以下简称县资规局）、县水利局、县经济和信息化局（以下简称县经信局）负责。为了完成任务，我们便需要这些部门提供相应的素材和资料。

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我们先从计算机里找到了关于这项工作的一些资料素材，对这份报告涉及的相关事项及其前因后果，都有了一定的了解。然后，我们也发现了报告涉及哪些具体工作，以及这些工作所对应的主管单位。

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下一步，我们便需要与这些单位联系，争取它们的配合和支持。

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于是我们便给县资规局、县水利局、县经信局等单位打电话或者发公函。但很快，我们发现了问题：对方不会在预定时间内回应我们的要求，可能会拖延，甚至也可能根本就不会搭理我们。

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为什么呢？

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首先，我们所代表的县环保局，虽然是这件事情的牵头单位，但实际上我们与其他单位是平级，不存在上下级关系。换言之，对方凭什么听我们的？

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其次，在基层单位中，“事多人少”是每个单位的共性问题。换言之，大家都很忙，他们凭什么扔下手头的事情来帮我们呢？

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最后，如果我们刚好是单位里的新人，或者刚刚接触这项工作，还没来得及“混个脸熟”，也还没建立起人脉，那更加请不动其他单位的人了。换言之，他们跟我们不熟，凭什么这么配合我们呢？

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小贴士

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岗位工作中的“人脉”很重要，这并非只是世俗眼光下的利益关联需要，还是完成日常工作的基础。大家千万不要以为写材料是一件可以“自力更生”的事情。无论体制内外，只要我们从事某一项工作，就不可避免地需要他人的支持，需要积累“人脉”。

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这些问题的背后，就是一个很简单的道理：大家都很忙，各项工作事务按照轻重缓急排了顺序。在对方看来，为我们提供资料是一项“不算重要”的事情，优先度较低，所以经常被拖延，甚至被置之不理，最终不了了之。

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这份材料对我们来说很重要，但是对其他单位的同人来说，我们这件事情根本轮不上号。在他们心里，可能只有一个念头：

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我很忙，别来烦我！

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所以，我们要顺利拿到资料，首先要摆正态度，学会换位思考，多站在他人的立场上考虑问题，减轻他人的负担，让其愿意提供帮助。

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1. 有现成的就要拿现成的

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很多新人为了完成自己的材料任务，一开口就要求其他单位针对某项工作写一份报告过来。但实际上，这种要求无论是带着多么恳切的言辞，或者是通过多么严肃的公函发出去，都很难得到好的结果。

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因为“己所不欲，勿施于人”，我们自己都知道写材料很辛苦，那人家凭什么为了我们的几句话，就跑去写材料呢？

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所以，我们要清醒地认识到，自己以及自己的材料，在对方心中到底有“几斤几两”。无论如何，都不要以为别人会以我们为中心。

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我们要养成一个习惯，有现成的就要拿现成的。不要请别人为我们写什么材料，而是多问问别人：

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关于某项工作，你们有没有现成的东西可供参考？

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提供现成的东西，不过是让对方从计算机里寻找某个文件资料，相比让对方绞尽脑汁去写新的东西，可以算得上是举手之劳，更有可能得到对方的理解和支持。因此，这其实是一种减轻对方负担的方法。只有让对方感到轻松了，我们才能方便地拿到需要的素材。

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小贴士

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需要注意的是，现成的素材往往还需要做好甄别和加工后，才能在文稿中使用。这点将在本章下文中说明。

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2. 顺应对方的时间安排

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要多问对方的便利时间，不要在对方忙碌的时候“逼人太甚”，纠缠不休。这不会显得我们有多么尽忠职守，而只是让人产生厌恶心理罢了。特别是很多新人觉得领导交代给自己如此重要的任务，那么所有人都应当共同努力，为领导排忧解难。但实际上，周围的人袖手旁观的不少，抱着无所谓心态的也有，甚至等着看我们出丑的也大有人在。

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因此，我们要尽可能地多问“现在是否有空”“什么时候方便”“下午再联系可以吗”等问题，千方百计地了解对方的时间安排。当对方确定方便的时间后，我们再去联系，对方便也不好意思再推托了。

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我们也会因此给对方留下相对较好的印象，为今后的合作奠定基础。

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3. 自己多动手

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如果对方确实不愿意特意撰写一份材料，同时对方也表示确实没有现成的相关素材可以提供，那么我们便需要自己动手，“越俎代庖”，将他们所掌握的信息转化为成熟的文字材料。

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我们可以通过电话交流或者面谈的形式，恳请对方就相关内容为我们做口头介绍，将他口头介绍的内容用纸笔记下，回去后进行加工和整理，从而将对方宝贵的记忆和经验，转化为自己的素材。

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这一办法在实践中很有效。我们以虚怀若谷的心态向对方请教一项工作，对方只要有空闲时间，都会乐意向我们“传经送宝”。这不但有助于我们掌握“新鲜出炉”的第一手资料，同时也是加强和他们相互之间交流沟通的好机会。

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需要注意的是，在与对方面对面交流之前，我们要先对这个具体问题有大概的了解，并且梳理出一些关键性的问题，再开展对话，才能取得预期的效果。反之，则有可能给对方留下“不专业”“总是问些傻问题”“跟你说话太累”等不良印象，给自己的工作添加不必要的麻烦。

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上述三个方面的技巧，归纳而言之，便是一个主题：

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不要让对方觉得麻烦，要尽可能地让对方在轻松愉悦之中满足我们的需要。

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2.1.3　培养借助权威的习惯

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正如前文所述，要不到资料素材的原因，大多是因为别人认为我们的事情不够重要，不愿意在百忙之中抽出空来。

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但如果我们能够借助更加权威的力量，例如借助上级领导的命令要求，给对方增加压力，便会让我们在对方眼中显得更加重要一些。

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有效的权威力量介入，可以使我们所提出的“支援请求”，在对方手头大量的工作之中“脱颖而出”，让对方形成一种意识：原来这件事情，还是挺重要的，因为我的上级领导也开口说让我帮帮他。

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只要有了这样的意识，对方便会放下其他工作，优先思考和处理我们的请求，态度也会相对更加认真。

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权威力量的渠道比较多，但是作为单位里的一名普通新人，我们第一时间可以求助的权威力量，便是自己的上级领导。

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我们向领导汇报情况，告知领导该材料需要某某单位提供关于某某方面的素材，而我们自己的协调力度有限，恳请领导帮忙出面协调。

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一般情况下，我们的上级领导会与对方的上级领导进行沟通，再经由对方单位的领导下达指令，要求掌握资料素材的某某人尽快响应我们的诉求。这样一来，对方便会更加重视我们的请求，从而让我们收集素材的过程也更加顺利。

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在这个过程中，我们会感受到，领导与领导之间的沟通，相比一线工作人员之间的沟通会更加顺畅。首先，在对方领导看来，这件事只是交代给下属的一句话，谈不上什么麻烦。其次，领导与领导之间可能会有更加紧密的人脉联系，也更愿意为对方提供便利。最后，上级领导看待问题会站在更高的高度，更习惯于从工作大局的角度出发，而不会仅仅关注眼前的这点忙碌。

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小贴士

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要知道，如果我们是一名新人，可能与对方具体负责人员没什么交情可言，但我们的领导与对方的领导可能已经称兄道弟好多年。

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因此，我们要习惯于在遇到困难的时候及时向领导请示。大部分情况下，领导都可以帮助我们解决这些棘手的问题，使材料的完成成为可能。

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再次强调的是，作为文秘人员，千万不要怕领导，也不要害怕与领导做汇报沟通。各种信息的交换、分析与提炼，是一名“笔杆子”应当熟悉并且沉浸其中的工作环境。

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小贴士

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在公务员考录的面试环节，“万事决不问领导”的应对公式常常遭到吐槽。但现实工作中，多请示领导绝对不会错。特别是遇到问题的时候，绝不能藏着掖着，因为解决问题未必是我们的责任，但及时发现并报告问题，我们责无旁贷。

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2.2　素材的取舍

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如愿以偿地拿到了素材之后，我们也不能一股脑地全都运用进去，必须要对素材内容加以甄别。

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也就是说，我们需要思考：哪些素材必须用，哪些素材可以用，哪些素材不能用。

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有些新人拿到素材之后，不加思考，直接复制粘贴。这样写出来的材料，没有质量可言。更可怕的是，万一领导没时间去仔细审视材料的内容，直接就把这类材料拿去用，后果可能不堪设想。

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所以，我们收集到素材之后，首先要对其加以甄别和筛选。

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至于具体的甄选方法，那必然是要具体情况具体分析，没有一概而论的标准。但如果发现素材可能存在以下三种情形，就必须提高警惕，仔细做好甄别。

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2.2.1　内容过时的素材

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公文材料都具有时效性，其中信息简讯类公文更是以时效性为其根本价值所在。如果我们将过时的素材直接运用到文稿里，便导致材料本身也会不合时宜。

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因此，在使用资料和素材的时候，要根据工作进展情况，查看资料和素材里的内容是否已经过时。

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不合时宜的问题可大可小，有些单位领导没有时间仔细审核材料的内容，或者他们自己也未必能发现一些过时的问题。我们有责任帮助领导做好这一项把关工作。

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那么，哪些素材可能会存在过时风险呢？

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1. 当前内容与预先计划不符

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如果某项工作的素材内容停留在上一个时间节点，则这些内容就存在着较大的过时风险。特别是这些工作如果原先有时序计划的，我们可以对照这些时序计划，审视手头的素材内容是否过时。比如，某项工作具有比较严谨的方案规划和时序安排，但当前素材时间跳过了预先计划的某一个节点，则意味着很有可能已经过时，需要仔细核对校正。

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案例

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某项主题教育活动，原计划在3月广泛征求意见，在5月召开民主生活会。我们在7月撰写综合总结汇报的时候，发现关于该项活动的素材，仅仅包括3月意见征求阶段的内容，并没有涉及民主生活会等后续环节的内容。这意味着这份素材的时间节点未能及时更新，信息可能有遗漏，存在过时的风险。

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2. 当前状况与推进力度不符

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某项工作时常有领导跟踪督促，也深受上级部门关注。由于受关注度高，工作推动力度相对较大，这类工作的进度更新状况也会比较频繁。反映这些工作进展的素材如果较长时间内都没有变化或者更新，则需要关注这类素材内容是否过时。

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案例

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上级各项督查考核指出的问题，一般都需要在极短时间内予以处理并反馈。而且此类工作往往会得到主要领导的高度重视，尽可能地调动资源力量，以保障整改的顺利推进，并且在时限要求内完成。但如果我们的素材对整改情况的描述还停留在较早的时间节点，便意味着信息可能已经有所延误。

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3. 当前进度与节点设置不符

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某项工作时间节点繁多，几乎每隔几天都有一些重要的节点设置，而且这类节点说明都比较简明扼要，则说明此类工作的过时问题会比较明显，也意味着相对容易暴露。对此类素材，我们便需要“按图索骥”，仔细核对和分析素材内容是否错过了节点，筛选出其中可能存在的过时问题。

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案例

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随着行政审批改革的推进，一些地区的项目审批事项已经集中到短短数十天之内，审批节奏很快，时间节点设置十分细致。这意味着项目进度每隔几天便有重要的节点更新。我们在收集关于这类项目审批进度的素材时，更需要关注其中是否存在过时的问题。

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2.2.2　自相矛盾的素材

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撰写一份综合材料，可能需要搜集各个地区、各个单位、各个部门的素材，提炼整合它们的信息，才能完成自己的综合材料。这也是我们收集和整理素材的初衷。但是在我们到处搜集的这些素材中，很可能会有一些信息间的矛盾和冲突，导致综合材料本身的中心思想受到影响。如果不加以分析而直接使用这些素材，有可能会导致整个材料自相矛盾，不知所云。

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一般而言，单位内部的综合材料整合自内部各部门，材料内容一般较少出现这类矛盾纠纷问题。因为都是“一家人”，只要将各项工作按照一定框架予以整合，便可以保持整个材料在思想主题上的一致性。

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但如果综合材料涉及各个不同地区或者不同单位，那么我们便需要提高警惕，注意这些素材资料之间的内容是否存在矛盾冲突。

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案例

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某县卫生健康局（以下简称县卫健局）拟向领导提交一份综合材料，主题是关于加快全县医疗卫生项目建设。在内容方面，该局根据项目建设实际需要，提出了应当加强财政投入和保障，以解决资金供应问题。为此，该局还特意在材料里设置了关于财政保障的章节。为了完成这一章节，该局与县财政局进行沟通，希望对方提供这方面的资料和素材，帮助完善这一章节的内容。但是在县财政局提供的素材里，却提出要适当放缓财政资金的投入力度，确保政府负债率可控性。

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上文案例存在典型的素材矛盾冲突问题。从客观上看，两者都有一定的道理，但是在内容上却存在着矛盾冲突。这种矛盾冲突是因为不同职能单位站在不同的角度和立场，对同一个问题形成的不同观点和诉求。两者都有其正确可取的地方，但是从这份综合材料本身的需求来看，县财政局提供的资料素材与县卫健局的主题思想是不一致的。所以，县卫健局绝不能直接套用，而是需要对县财政局提供的素材加以甄别取舍。

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可见，“取其精华，去其糟粕”是我们在整理素材中应当注意的原则。对于其他单位所提供的资料素材，我们满怀谢意，也备感珍惜，但我们也要擦亮眼睛，一旦发现这些素材对我们的综合材料“有害无益”，便要果断舍弃，绝不能因小失大。

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这是一名“笔杆子”应有的审慎态度。

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2.2.3　不合时宜的素材

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正如第1章所述，材料的目的是一项关键因素，决定了材料应该如何写。我们在整理素材的时候，也应当注意素材的内容与我们材料的目的是否不相符合、不合时宜。

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1. 素材中的敏感内容

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单位内部的一些状况，如果能够在内部解决的，就不适宜在外部场合汇报。自己县里面的一些问题，如果可以在本县职权范围内协调，便不适宜在上级检查督查的时候讲。工作流程上的一些细节处理，可以在操作层面进行讨论分析，但不适宜在面上汇报的时候作为重点。

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这些敏感内容，主要有以下两个特点。

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一个特点，它们往往是内部的事情，应当由内部妥善处理，而不是指望外人或者上级来解决。另一个特点，它们往往是一些负面信息，比如哪里有困难，哪里有问题，哪里有缺陷，等等。

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这些敏感内容我们特别要注意。假如自己无法判断，也应当予以标注，并及时向领导请示。

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2. 素材中的适度问题

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别人提供的素材，可能是在其他场合用过的现成材料，符合其他场合的情况和要求，但未必符合我们的目的和要求。

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另外，别人提供的素材如果是“现写”的，他站在自己的角度去考虑问题，同样会影响素材的内容。

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案例

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某副市长准备向上级领导汇报半年度城建工作情况，其中有一部分关于城中村拆迁的内容。该副市长的秘书要求市住房与城乡建设（规划）局（以下称市建局）按照要求提供资料，市住建局具体负责的工作人员考虑到该项工作全部由本科室承担，就提供了现成的科室总结。这份科室总结大谈特谈了该科室是如何加班加点、任劳任怨去完成拆迁任务的。这份素材作为科室总结没有太大问题，但直接作为副市长汇报材料的一部分，则完全不合时宜。

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在本书的第3章，我们还将介绍公文的适度原则，也就是公文写作的角度、高度和深度等特性。素材中的适度问题，在根本上也是因为其自身的角度、高度或深度，与我们材料的目的不相匹配，需要我们在整合的时候加以调整。

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2.3　素材的运用

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收集了素材，也对素材做了甄别取舍，接下来便是素材运用环节。如果前面两个步骤都做到位了，运用环节自然也就水到渠成。但即使如此，我们也不能掉以轻心，仍然需要注意一些容易出现的问题和失误。

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2.3.1　注意整体平衡

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我们写材料离不开素材，但我们也不能将素材看得太高，避免“喧宾夺主”。

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拿到手的素材，又经过了甄别整理，我们会觉得付出了很多，总要将它们充分利用上，才能对得起前期的投入。如果抱着这种想法，便成了素材的“奴隶”，被素材所累，而忘了素材本身是为材料服务的。我们一切的努力都是为了材料本身的质量，素材如果对材料本身存在负面影响，那必须要果断忍痛割爱。

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在综合性材料中，最常见的问题便是篇幅失衡。比如我们一份材料需要整合来自五个方面的素材，而这五个不同部门所提供的素材内容详略不同，视角各异，重点方向也有所差别。虽然这些素材都可运用，但在具体使用环节上，还应当注意平衡。

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最常见的例子，是不同素材之间的篇幅差距过大。比如这五个部门的素材，有的可能只有一两页纸，有的可能会洋洋洒洒数千言。如果生拼硬凑，则会使文稿篇幅失去平衡，某一部分特别复杂而详细，其他部分却十分简略，给人造成十分奇怪的观感。

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案例

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某县农业农村局撰写一份关于农业经济的综合材料，认为当前全县农业经济发展主要面临着土地管理手段落后、水利设施不够完善、公路运输能力偏弱等三个问题。为此，该局分别与县资规局、县水利局和县交通局联系，要求它们针对各自问题，提供一段话作为素材。结果，县资规局和县水利局的素材大概半页纸，而县交通局的素材却洋洋洒洒数千字，从县域交通网络的历史，一直分析到农村公路的设计验收问题。如果直接照搬，便造成了综合材料内部的篇幅严重失衡。

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另外，我们也要注意素材在侧重点上的不同。有些素材可能会突出最终的成果总结与展示，有些素材可能会突出过程的做法举措，有些素材则更多地讲出现的问题和困难，我们应当根据自己文稿的需要，确定整篇文稿应该偏重哪个方面，进而有目的地对素材加以梳理选择，确保平衡与统一。

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2.3.2　注意语言表述

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来自不同方面的素材，会因为不同单位或部门的文书风格、不同主笔人的行文习惯、不同历史场合的遗留痕迹等，在文字等细节的表述上有所差别。

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这些差别可能十分细微，但却会在无意中降低我们文稿的总体质量，造成文稿本身不够专业、不够仔细、不够精致。

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这类表述问题容易出现在以下三个地方。

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1. 关键的口号目标

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从宏观角度看，无论是中央层面，抑或是各地各级党委政府层面，都会有一些比较响亮的发展战略口号，以统领各条线上的工作。从微观角度看，一些工作本身也会有上级领导提出的目标要求。越重要的材料，就越要保证这些口号与目标是正确的，符合上级的决策思路，而绝不能“自成一套”。

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案例

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某县于2013年提出要全力推进工业项目招商活动，打造县级中心工业园，并提出了打造“某某产业大县”的目标。2016年，由于上级产业政策的调整，该产业门类的招商活动不再提倡，“某某产业大县”的口号也不再提倡。但是在2017年度县政府某次会议上，某部门领导的汇报发言中，仍然强调要以“某某产业大县”为指导目标，被县政府领导当场批评。

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但我们很可能会遇到一些素材，对这些口号目标把握不准确，从而造成误导。这既有主观的原因也有客观的因素。从主观角度看，有些单位的文秘人员可能对这类信息接触较少，平时也关注不多，在材料中有点“随心所欲”，也就是我们常说的“缺乏政治敏感性”。从客观角度看，一些工作因为客观条件发生了变化，或者上级领导的决策思路有了调整，其口号目标也随之改变。特别是有些重要事务的目标转变太快，确实难以把握。

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对此，我们作为一名“笔杆子”，必须要紧跟上级决策思路，对这类关键口号目标要有清醒的认识。同时，注意不要被素材里错误的表述“带偏”，要仔细审查，做出准确的判断。

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2. 重要的数字格式

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数据是材料内容的重要组成部分，是表达各个观点不可或缺的支撑论据。近年来，各级领导干部越来越关注数据在综合材料里的作用，推崇用数据说话、用数据分析、用数据评价。因此，日常工作中的文字材料也渐渐离不开复杂的数据体系，各类数字及其格式的严谨美观也显得更加重要。

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如果我们所使用的数据基本来自素材，而不同素材中的数据格式各有不同，那我们就需要做出规范化的处理。

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比如，涉及金额的，可能按照不同单位的使用惯例，会有万元、亿元、美元等表述方法，需要我们在统稿的时候进行调整和统一。

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比如，涉及土地的，可能按照不同岗位的侧重因素，会有亩、公顷、平方公里等数字单位，需要我们在统稿的时候加以换算。

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比如，涉及产值的，可能按照不同语境的分析要求，会有环比、同比、增速环比、增速同比等角度，需要我们在统稿的时候做出选择。

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所以，在拿到素材之后，我们要认真关注这类涉及数字的细节问题，使文稿更加精细化。

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小贴士

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近年来，领导干部对数据的敏感性日益增强，“言必称数据”的习惯蔚然成风，谈事情的时候，能做到各类数据“脱口而出”，便容易赢得他人的信任和尊重。建议各位读者培养对数据的敏感性，将与工作相关的重要数据装在脑子里。领导随时提问，我们随时用数据回答，结合数据来分析，提出有数据支撑的目标，这才是新时代优秀年轻干部应有的专业风采。

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3. 文字的表达风格

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不同的素材出自不同人的手笔，在文字表达习惯和表达方式上可能会有一些差异。

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这些差异性在大部分情况下不会引人注意，但站在精益求精的角度，我们还是需要将文稿的文字表达做统一化的处理。

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处理方式也较为简单，对文字通读一遍，觉得哪些地方看着“不爽”“不舒服”“不顺眼”，再修改一遍。

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这种“霸气”的修改方式，并不意味着我们自己的文笔比素材提供者要好，也不意味着修改后的文字比修改前的更加精练。只不过是我们作为最后的统稿者，理应对文稿的统一性负责，确保文字表达风格一致。

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当然，在修改过程中，我们也可以学习他人的特点和长处，了解他人写材料的方法和技巧。无论如何，博采众长也是我们推动自我进步的一种方式。

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2.3.3　注意专业术语

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前面部分已经提及，我们需要对素材加以甄别和改动，以实现文稿内容的完整和形式的统一，并解决掉一些整合过程中的问题。但是在甄别和改动的时候，我们可能会不小心改变了素材本来的意思，在不知不觉中出现了“曲解”的问题。这种“曲解”的现象，特别容易出现在一些专业性强的领域。

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案例

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某街道城建办向街道党政办报送素材，说明本年度建设“截污纳管”20公里。街道党政办在整合素材并撰写街道年度总结的时候，为了凑“×张网”的工整标题，直接将“建设截污纳管20公里”改成了“建设污水管网20公里”。“截污纳管”和“污水管网”不是一个概念，素材的原意被“曲解”了。

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对于此类问题，提升自我的专业素养是最根本的解决方法。随着工作经验的不断积累，我们对其他工作的认识和了解程度会不断加深，对此类问题的控制能力也会增强。从这个角度看，不断学习充实自己，不要不懂装懂，也是“笔杆子”应当坚持不懈的自我修炼。

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但如果短期内，确实无法掌握这些专业知识的，也可以采取一些较为稳妥的方法。对专业内容“原封不动”地照搬是一种保守的策略，即在自己确实不懂的前提下，将专业内容原汁原味地传达出来。但如果确实要进行调整和更改，那么我们可以在完成文稿之后向素材提供者再确认一下，以确定调整或者更改后的表述是否合理。尤其是对一些专业性比较强的内容，我们可以向提供素材的人员再次确认，征询他们的意见，确保素材的原意不被“曲解”。

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