使用文档属性

充分利用工作簿“文档属性”的设置对管理工作簿非常有用，如对大量文件的归类和查找等工作。

首先，打开“文档属性”面板，方法如下

依次单击【Office按钮】→【准备】→【属性】命令，打开【文档属性】面板，如图所示

其次，在【文档属性】面板中输入相关信息。

【文档属性】面板位于编辑栏上方。用户可以在【作者】、【标题】、【主题】、【关键词】、【类别】、【状态】以及【备注】文本框内输入相应的信息，以完善工作簿的属性信息。工作簿被保存后，系统将自动生成“位置”信息，可以查看工作簿保存的路径信息，如图所示

按＜Win F＞;组合键，在打开的【搜索】窗口中用户可以指定显示哪些属性。在列标题上单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中，用户可以看到许多可以显示的附加文件属性。单击其中的【其他】 选项，弹出【选择详细信息】对话框，用户可以设置显示更多的附加文件属性，包括【文档属性】面板中的所有信息，如图所示。

自定义默认工作簿

通常情况下，工作簿默认包含3个工作表，字体默认为宋体11号，行高和列宽分别为13.5和8.38等。如果用户经常修改这些默认设置，可以创建一个名为“book.xltx”的Excel模板文件，并将它保存到Excel的启动文件夹“XLSTART”中。

“XLSTART”文件夹实际上是 Excel 默认的启动文件夹，任何存放在“XLSTART”文件夹内的工作簿文件都会在Excel启动时被自动打开。

用户可以创建一个空白工作簿，通过更改以下选项，来定制自定义默认工作簿。

● 工作表数量。通过添加或删除工作表，以更改工作表的数量。

● 工作表名称。更改工作表的名称。

● 单元格样式。在【开始】选项卡中单击【单元格样式】按钮来自定义样式。默认状态下，所有单元格都使用【常规】样式。如果需要修改默认样式，包括字体、字号、填充以及数字格式等，只需修改【常规】样式即可。在打开的【单元格样式】下拉列表中右键单击【常规】项并选择【修改】命令，然后在【样式】对话框中完成修改，如图10所示。

● 打印设置。使用【页面布局】选项卡中的命令来指定打印设置。如设置页眉页脚、页边距、居中方式等。

● 行高列宽。调整满足需要的行高及列宽。

● 其他方面的修改。

完成以上操作后，依次单击【Office按钮】→【另存为】（或按F12键）命令，在【另存为】对话框中进行以下操作。

在【另存为】对话框的【保存类型】下拉列表中选择“Excel 模板（*.xltx）”。如果用户的模板中包含有 VBA宏模块，一定要选择“Excel启用宏的模板（*.xltm）”。

将文件名命名为book.xltx（如果包含宏则命名为book.xltm）。

将文件保存在XLSTART目录下。通常情况下，Window XP系统中，XLSTART文件夹的路径是“C：Program FilesMicrosoft OfficeOffice12XLSTART”。

完成以上操作后关闭刚才创建的文件。现在，每次启动Excel时新建工作簿（单击【新建】按钮，或者按＜Ctrl N＞组合键）新建的工作簿都将以刚才自定义模板为蓝本。

如果希望再次修改自定义模板，可以先启动 Excel，然后定位到“XLSTART”文件夹打开“book.xltx”（或“book.xltm”）文件。

定位到“XLSTART”文件夹中的“book.xltx”（或“book.xltm”）文件时，应该使用右键单击文件，再选择【打开】命令的方式来打开该模板文件，而不能直接用双击的方式打开，否则打开的只是一个以它为模板的新工作簿文件，而不是模板本身。因为对于.xltx（.xltm）文件而言，系统默认是以“新建”方式打开该文件。

如果希望某个新建的工作簿不受自定义模板的影响，可以依次单击【Office按钮】→【新建】命令，然后选择【空工作簿】选项

最近使用过的文档列表

Excel 为用户提供了较为完善的“最近使用的文档”功能。

● 打开“最近使用的文档”

单击【Office 按钮】时，Excel就会显示一个最近使用过的文件列表。只要单击任意一个文件名就可打开它（假设在打开前该文件没有被重命名或删除）。

● 抹不去的历史记录

大部分用户可能没注意到在最近使用过的文件列表名称右边有一个固定图标，如图所示。

只要单击这个图标，它就会变成绿色，且形状也会改变，像一个被钉在墙上的图钉，那么该文件就会始终显示在【最近使用的文档】列表，如图 所示。这是一人性化的细节设计，它避免了一段时间内需要重复使用的特定文档被其他最新打开的文档所取代。

● 自定义【最近使用的文档】列表中显示的文件数目

用户可以自定义显示在【最近使用的文档】列表中的文件数目，默认显示最近17条记录。设置方法是依次单击【Office按钮】→【Excel选项】，在打开的【Excel选项】对话框中单击【高级】选项卡，在【显示】区域的【显示此数目的“最近使用的文档”】文本框中输入合适的数目（设置范围为0～50），最后单击【确定】按钮完成操作，如图所示

● 从【最近使用的文档】列表中删除文件

在某些情况下，用户可能想从【最后使用的文档】列表中清除某些或全部项目。如果只是将文件显示数目设置为0，列表将会被清空。然而，使用过的历史记录仍然会被保存在Excel程序，在更改文件显示数目的设置时文件名仍然会被显示出来。

要想彻底删除【最近使用的文档】列表中的一个或多个显示项目，可以编辑Windows注册表。

单击Windows的【开始】按钮，然后单击【运行】命令，在打开的对话框中输入“regedit”，单击【确定】按钮，打开【注册表编辑器】。

打开下面的注册表键，就可以在【最近使用的文档】列表中看到所有的显示项目，如图所示

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice12.0ExcelFile MRU

单击要删除的项目然后按＜Delete＞键。要删除所有项目，单击 FileMRU键然后按＜Delete＞键。

重启Excel，使所做的修改生效

使用工作区文件

当用户需要使用多个工作簿来完成某一工作项目时，如果是一个个打开处理这一项目所需的文件，这种方式很繁锁。有一小技巧可以帮用户摆脱这一重复性的操作，那就是创建一个工作区文件。

打开项目所需的所有文件。

在【视图】选项卡中单击【保存工作区】按钮，打开【保存工作区】对话框。Excel 会自动为工作区文件命名为 resume.xlw，用户可以根据需要保存为自己容易记忆的名字。

单击【保存】完成操作，如图所示。

这样就保存了一个扩展名为“.xlw”的工作区文件。以后只需通过【Office按钮】→【打开】命令来打开它，所有相关的工作簿就都会被打开，并且自动按照上次保存工作区时的方式进行窗口排列。

工作区文件只含有文件名和窗口位置信息，并不包含实际工作簿文件。所以如果在保存为工作区文件后，工作簿文件的位置发生了改变，那么该工作区文件就会失效。

批量关闭工作簿

同时打开多个文件进行编辑处理后，如打开某工作区文件，用户会希望一次性关闭所有打开的工作簿。

关闭并保存——“全是”按钮

在Excel 中有以下三种方法可以在保存所做修改时批量关闭所有打开的工作簿。

方法1 双击【Office按钮】

如果有至少两个文件尚未保存，Excel 就会弹出如图所示的信息框，这时用户只需单击【全是】按钮，即可保存并关闭当前所有打开的工作簿，同时会关闭Excel程序

方法2 ＜Shift＞ 程序关闭按钮

按住＜Shift＞键的同时，单击Excel程序窗口右上角的“程序关闭按钮”，如图13-2所示。同样，如果至少有两个文件尚未保存，Excel会弹出如图所示的信息框，这时用户只需单击【全是】按钮，即可保存并关闭当前所有打开的工作簿，同时会关闭Excel程序。

方法3 【全部关闭】按钮

如果在关闭工作簿的同时并不想关闭Excel程序，可使用此方法。

Excel 提供了一个【全部关闭】按钮，要想使用该按钮，通常情况下，需要将其添加到【快速访问工具栏】中。

单击【快速访问工具栏】右侧的下拉箭头（自定义快速访问工具栏按钮），在弹出的下拉列表中单击【其他命令】选项，弹出【Excel 选项】对话框并默认进入【自定义】选项卡。

在左侧的【从下列位置选择命令】下拉列表中选择【不在功能区中的命令】选项，然后在命令列表中找到【全部关闭】命令并选中，再单击中间的【添加】按钮，此命令就会出现在右侧的命令列表中，如图所示。

单击下方的【确定】按钮，完成操作。

现在只要单击【快速访问工具栏】上的【全部关闭】按钮，就可以在不关闭Excel程序的前提下关闭所有打开的工作簿了。如果至少有两个尚未保存的工作簿，同样会出现如图 所示的信息框，只要单击【全是】按钮，即可保存并关闭所有工作簿

关闭且不保存，可“全否”按钮在哪里

在以上的操作中，如果希望在不保存对所打开工作簿的任何修改的同时关闭Excel，该怎么办？如果单击【否】按钮，它只会处理当前的工作簿，而针对每个打开的、进行过编辑处理的工作簿都会弹出此信息框。而在弹出的信息框中，只有【全是】按钮，却并没有【全否】按钮。

其实，Excel是有一个隐藏的【全否】按钮的。其技巧就在于，按住＜Shift＞键的同时单击【否】按钮。Excel就会关闭所有打开的工作簿，且不保存所做修改。至于是否关闭Excel程序，那要看用户选择上述的哪一种方法了。

这一技巧适用于Windows环境下的很多对话框。例如，在两个文件夹间复制一组文件时，如果有一些文件已经存在，而用户并不需要替换这些存在的文件，如图所示，那么这时隐藏的【全否】按钮，即＜Shift＞ 【否】就会帮用户很大的忙