办公技巧提案(方式：用什么收集改善提案最好？)

作者|李昊

来源|精益通APP

上一讲，我们一起思考了“改善提案制度能不能用别人家的”，答案是不能。那么，这一讲开始，我就要细细的拆解制度的各个部分了，今天我们先来探讨“如何收集”？

简单来说有两种收集方式，传统方式是在现场设置一个收集箱；信息化的方式就是通过电脑或者手机。

我以前在的工厂就是通过收集箱的方式。员工有改善提案了，就自己按照标准格式写在纸上，提交到箱子里面，现在看来有两点弊端：

1、表单复杂，填写较难

很多企业为了一次性收集全面的信息，避免重复沟通，就制定了非常严谨的表格。比如下图：

这绝对是一个设计的很好、布局很完美的表格，但是它真的好用吗？先别着急说答案。咱们按照精益原则来分析一下。先定义一下价值，这个表单的价值谁说了算？答案是使用者。

比如我们去银行办业务，会不会经常抱怨它们的表格很麻烦呢？那么，改善提案表格的使用者是谁呢？主要是一线员工。我们给他画个像，画像是互联网常用词汇，指的是用户画像。

那么，这样的角色在填写这张表格的时候会不会遇到困难？

我们可能觉得“背景”“措施”“效果”这类词汇很容易理解，可是对于他们来说是有一定认知障碍的。我们可能会展开一次或几次培训，把这些框框里面写什么内容教明白，但是，新的困难又来了：知道是什么了，就会写了么？

未必，这又涉及到词汇量、文字组织能力了，又是一个困难点，再别说格子就那么小，写的文字数量无形中又受到了约束。这个复杂的表单，很可能就把提案者“打”回去了。那么，他都不会写，就不可能写了。

更有甚者，员工辛辛苦苦的写了一份，线长也好、组长也罢，恶狠狠或者敷衍的、蔑视的打回去了，说：“重写！”。这不就是孩童时代，老师让你作业返工么，太可怕了！

上面这段文字，我描述的很细腻，就是为了表明，一张复杂的表单把大部分员工都卡在了外面。即使，有那么几位大专的工友会写，也请教了，但是，到自己身上的时候，依然打怵。相比开设备、组装产品而言，他会认为还不如搞生产赚俩儿钱呢。请记住，人类喜欢做自己擅长的事儿，这是本能。

2、定期收集，处理延迟

挂了一个箱子在现场，大概率我们设置了一个角色来定期收集提案，自然也会大概率的发生忘记收集、延迟收集的情况。这个角色把收集上来的纸质文档，传递给审核的人，可能遇到人不在，文件被雪藏，文件丢失的情况。

以上的情况都会造成工作流的延迟，也就没有及时处理改善提案，会严重影响大家的积极性。

那么，再来看看信息化时代的方式，在电脑端发布或者通过手机。

在我看来，在电脑端发布同样存在上面讲述的第一个弊端，只是从写字变成了打字，依然存在困难。可能你会说，这些事儿可以由班长来干，我认为，这是完全不妥的方式。其一，班长没有那么多的时间来干这件事；其二，员工没有亲身体验感，他不会觉得改善提案这件事有多么的重要。

好啦。再来说说手机，这是我认为现在的时代最为方便的方式。有四个优点：

1、打字方便，降低提交门槛

如今，微信已经基本上全国普及了，而且手机发展这么多年，大部分人都会用手机打字了，不会拼音的也会手写，不会写的也可以语音识别文字，而且不限制字数。所以，这大大降低了一线员工提交改善提案的门槛。同时，手机拍照上传非常方便，也节省了图片整理的时间。

2、工作流高效传递，避免拖延

通过手机发布后，相关责任人会立刻收到工作处理通知，他们可以在碎片化的时间对工作流进行处理，避免了延迟和拖延的情况。

3、结果实时公布，及时反馈

工作流被处理之后，发布人会及时收到反馈信息。是通过，还是不通过；不通过是什么理由；评分是多少，结果如何，等等。这也让一线员工对于改善提案翘首以盼的心态，及时得到安抚。在信息流飞速传递，人们习惯快速反馈的时代，这大大提升了“心流”，实则也是一种安全感。

4、信息在线化，节约整理时间，节约纸张

通过在手机端实现改善提案的全过程，首先是节约了纸张；其次，更重要的是节约了一个角色的时间。我见过很多公司，用纸或者excel发布改善提案的，大多都会配备一个专员收集然后再把它们整理起来，不管是汇总还是排序，都需要大量的时间。

而通过手机呢，这些数据都已经在数据库里面了，包括发布人、发布时间、提案标题、改善前、改善后、相关图片、改善结论、改善收益、审批人、审批人留言、审批结果、评分等等，都可以导出来，这样就非常节约时间。

那么，精益通APP-企业版的第一个产品就是改善通，核心功能是为了把改善提案这件事在线化，在以上的几个优点的基础上，经过多家企业用户的打磨，它的功能越发强大。比如：

1、改善前后，即将支持上传语音和视频功能；

2、工作流传递支持自动电话通知和延迟处理电话通知功能；

3、对于改善提案数据进行了数据统计和排名功能，而且所有数据接口开源给企业，可以进行电子化看板的加工；

4、数据导表完全可以根据企业自己的模板进行设定。

而以上四个优势也是目前企业微信和钉钉等办公软件是无法实现的。欢迎你扫码添加实施经理的微信，加入体验版进行免费试用和付费试用。

好啦，你们公司用什么方式收集呢？效果如何呢？欢迎你留言。下一讲，我将开始讲解改善提案的内容该如何写。再见。