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文书清退

文书清退是指根据有关制度和规定，对收到的上级单位或发出的应退回文件的清理和清退。需清理和清退的文书主要包括印有密级的文件、资料，送给领导传阅的文件以及其他注明“清退”字样的文件。

1．文书清退的程序

（1）加盖清退戳记。

（2）制发“文件清退通知单”。

（3）逐文逐份地认真核对。

（4）在“清退文件报告单”上签字。

2．文件清退的注意事项

行政文秘人员在清退文书时，应注意以下事项。

（1）在要求时限内清退，完整清退，绝密文件应随阅随退

（2）传阅文件、征求意见稿和送阅文件要及时催退回收，不得延误

（3） 需清退的会议文件，由行政文秘人员发清退目录，按时予以收回

（4） 发现有短缺、丢失的清退文件要及时报告主管领导和发文单位以及保密部门，并及时追查处理，禁止将秘密载体作为废品出售。

文书销毁

文书销毁是指对无保存价值的文书材料进行焚毁，是行政文秘人员处理文书材料的一种方式。

文书销毁的范围主要包括立卷时清理出的不需立卷的文书材料、平时清退出的重份文书材料、无保存价值的其他文献资料、上级单位授权销毁的材料、翻印复印的上级文书。

目前常用的文书销毁方法有火焚、机械粉碎、送造纸厂化浆。对文书火焚时，注意不留残片，当文书全部化为灰烬后方能离开；用办公碎纸机进行粉碎，粉碎前不得离开；送造纸厂化浆装车前，要打好捆或用编织袋装好并选派可靠人员押运，在文书材料化为纸浆前必须有人守护。

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