要建立员工电子档案并能实现对员工信息的查询，如果用“查找”的方法，在众多的档案项目中，有些在查询结果中不需要显示的项目也会显示，那样就显得有些眼花缭乱，所以就得另辟蹊径。如果利用控件、VLOOKUP函数等制作员工档案查询界面，将档案信息显示在相应单元格中，这样就能清晰明了、别具一格（图1）。
员工信息表就是在Excel工作表中录入所需要员工的档案信息，没什么难度。要说稍微有些难点的地方，就是在工作表中批量插入员工的照片到相应的单元格中。这里向大家介绍两种方法，无论哪种方法，照片名一般都和信息表中的姓名相对应，当然也可和表中其他字段相对应，只要保证其唯一性就可以。
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"”，向下拖动填充到相应单元格。接下来，选中图片列公式内容（从N2开始），复制，返回桌面，新建一个文本文件，并打开，粘贴（图2）。
小提示：
公式中的“D:photo”为存放员工照片的文件夹，A2为照片名称，176和220分别是照片的宽度和高度，单位是像素，实际应用时大家可以根据实际情况调整。
照片所在列的行高、列宽调整好后，复制记事本中的内容，右键单击员工档案信息表N2单元格，选择“选择性粘贴”，在弹出窗口选择“Unicode文本”，确定后照片就插入到相应单元格中了（图3）。
第二种方法，即替换定位法。首先，在一个空白单元格中输入半角双引号（如O2单元格），然后在另一单元格Q2输入公式“=$O$2&C2&".jpg"&$O$2&" "”，并向下填充，将生成的内容全选复制、粘贴到文本文件中，再从文本文件中复制文本，把复制的名称粘贴到另一个空白单元格中，本例中放在了R2单元格中。选中R2单元格，调出查找、替换窗口，在“查找内容”里输入Ctrl J或者Ctrl Enter，表示要替换的是回车符，而“替换为”处输入英文状态下的空格，点击“替换”以后，就会出现加了以空格为分隔符的信息了（图4）。
小提示：
为什么要使用替换功能呢？因为Excel导入图片，如果要批量的话，名称之间必须用空格间隔开。
接下来，选中R2单元复制，通过工具栏中的插入功能，进行图片的插入。找到准备好的图片素材所在路径，然后把复制的信息粘贴到文件夹名中，点击“插入”后就在工作表里插入相应图片了（图5）。
图片插入后，通过工具栏中的“编辑”，选择“定位”，然后选择“定位条件”。在定位条件中，选择“对象”，因为图片是以对象的形式插入的，这样就可以选中所有的图片。右击图片选择“设置对象格式”，在窗口中设置好图片大小。将最底层的图片拖放到照片的第1个单元格，将最顶层的图片拖放到照片的最后单元格，再次利用对象定位选中所有图片，通过对齐中的左对齐和纵向分布将所有图片放置到相应单元格中。图片都是对应Excel的排列顺序而排列的，所以用户不需要担心会对应错误（图6）。
2. 插入并设置下拉菜单
档案信息表构建完成后，新建一个工作表，设计好档案界面，调整好显示照片单元格的大小。点击“公式”选项卡中的“名称管理器”，新建名称“图片”，引用位置为“=INDEX(Sheet1!$N:$N,MATCH(INDEX(Sheet1!$B2:$B16,Sheet3!$A$1,),Sheet1!$B:$B))”。选择“开发工具”选项卡，点击“插入→表单控件”下的“组合框”，在姓名位置画个组合控件，右击这个控件，选择“设置控件格式”，在弹出窗口数据源区域选择信息表中的C2:C16，链接单元格选择A1（当然也可选择其他空白单元格），这样就形成了下拉列表菜单（图7）。
3. 根据选择显示所需员工信息
在H6（即所要显示工号单元格）单元格中输入公式“=VLOOKUP(INDEX(Sheet1!$B$2: $B$16, $A$1,),Sheet1! $B$2: $N$16,1,FALSE)”，这样就能获取到当前所选人的工号；在J6单元格输入公式“=VLOOKUP(INDEX(Sheet1!B2:B16,A1,),Sheet1!B2:N16,9,FALSE)”，这样就能获取到当前所选人的籍贯；其他所要显示的信息公式依此类推。最后，先在界面照片位置插入一个图片，调整好其大小，在公式栏输入“=图片”。
经过上述设置，当输入的姓名发生变化时，其他信息及照片也发生相应变化，即可实现信息按设定的格式查询显示了。
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