办公技巧文库(论企业文库的重要性\u0026快速上手秘籍)

一、什么是企业文库

企业文库对企业来说是重要的资产，更是一个知识库。它用来放置企业文档等资料，有效集中整个公司的文档，并分门别类的有权限的管理公司的文件。

二、企业文库的分类

「VD」智慧办公的企业文库从空间维度划分，企业文库分为个人文件、公司文件、团队文件；

从功能维度划分，企业文库分为文件管理、团队协作、信息安全。

个人文件：仅为个人使用，个人拥有全部权限。

公司文件：对全公司公开，管理员用户所有权限，普通用户只有上传、下载和阅览权限。

团队文件：仅对部门内部公开，管理员用户所有权限，普通用户只有上传、下载、新建文件夹等权限。

三、企业文库有哪些功能

我们说企业文库有小身材，大智慧！因为一个小小的企业文库，包含了团队目录组建、文档集中管理、文档权限管理、外链分享功能、内链分享功能、文件内容搜索、文件断点续传/秒传、文件保险箱等16项功能。功能很强大，且听我慢慢道来~

①文件管理

▲文件属性

在文件使用过程中可以查看文件的属性信息：文件名称、文件路径、文件大小、创建时间、修改时间、安全级别、关键字和内容摘要。

▲文件分类浏览

企业文库会自动将文档、图片、音乐和视频这四类文件进行汇聚。“全部”则是所有文件的视图。

▲文件历史版本

企业文库会记录文档的变更（包括变更者），以历史版本形式存在，可进行历史版本回滚。

当大BOSS不断提出建议需要修改，改到最后大BOSS突然说，最初的版本最简洁，还是改成原来的样子吧。如果不是「VD」的文件历史版本功能，我早就欲哭无泪了。

同一篇文档的历史版本

▲文件标签

可以为文件（夹）添加标签，便于搜索。

tips：最多可添加8个标签，每个标签最多支持8个汉字、16个英文字母或数字。

▲强大的搜索功能

文库的文件特别多，一时半会忘了某个文档名，只记住文档名的关键字，甚至是文档名都忘记了，只记得文档的大概内容，这时可以使用文库强大的全文搜索功能了。

文库的全文搜索功能，深入到文档内部，找到文档内的关键字，从而把文档列出来。

不仅对文件名称、属性和标签进行搜索，还可以实现对文件内容进行搜索匹配，大大提高了搜索访问；更可以进行模糊搜索。

▲文件在线预览

在线浏览、支持微软和金山office及其他文本文件、图片文件在线播放、支持主流格式音频视频文件。

▲文件同步盘

自动将本地文件和企业文库之间进行同步。

双向同步：本地某一目录与云端某一目录进行同步；

同步到云端：本地某一目录里的文件同步上传到云端指定目录；

同步到本地：云端某一目录里的文件同步下载到本地指定目录；

▲收藏文件

可以将重要和常用的文件添加到“我的收藏”中，也可以将个人文件、团队文件、公司文件和已收分享等文件添加到“我的收藏”。

②团队协作

▲公司文件共享管理

统一分类管理企业文件、便于全公司人员使用文库。

功能同团队文件。

由系统管理员统一创建管理，可以按照公司要求设定文库结构。

可对文库进行分组。

系统管理员可以设定文库创建者、管理员。

▲团队文件共享管理

可按照部门、项目等各种形式组建团队，共享文件。

▲文件锁定、解锁

自定义角色，设定成员角色，限定成员权限。

创建者拥有最高权限，管理员可以管理成员和文件。

▲文件分享的四种形式

内部分享

通过企业文库直接分享文件给内部人员。

链接分享

将文件生成外链以其他方法发送给接收方。

邮件分享

将文件生成的链接自动发送到outlook，以邮件的形式发送给对方。

外链分享

内部用户可通过创建外链分享链接及密码，形式分享文件给内部用户。

▲文件评论

有时候，部门内部员工提交的文档不合格，领导希望其修改重做，并将该消息通知给具体员工。

这时可以点击评论按钮可以显示评论对话框，输入文字或@联系人均可。被@的联系人将会受到消息提醒。

tips：通过文件评论可以对文件进行评论、点评 、批复也可以进行文件版本更新备注。

③信息安全

▲操作日志

企业文库作为企业级的云盘解决方案，会对文件夹、文件、个人行为都会保留操作日志，便于跟踪。

▲权限设置

团队成员管理

管理员可以随时对团队的成员进行删减，确保只有正确的人才能看到相应的文件。

团队成员角色管理

管理员可以对成员进行角色分配，不同的角色定义了不同的操作权限。

tips：目前只能基于角色进行权限分配，不能对用户授予单独某一项权限。

▲文件分享管理

分享内容的权限管理

进行文件分享时都可以对文件的进行权限设置包括提取码、分享日期、文件权限。

取消分享

可随时通过“已发分享”对分享的文件取消分享。

▲回收站管理

企业文库中的回收站也分个人文件、公司文件 、团队文件回收站。

个人文件回收站：个人能够查看和管理。

公司文件回收站：公司文件管理员能够查看和管理。

团队文件回收站：团队文件管理员能够查看和管理。

四、如何登录企业文库

第1种方式：虚拟化与传统办公模式的结合方式

浏览器输入wenku.vdesktop.cn，根据不同需求下载企业文库客户端，下载完毕输入账号、密码，即可进入企业文库。

下载企业文库客户端

▼

桌面客户端登陆账号密码，即可进入企业文库

第2种方式：虚拟桌面技术的神秘之处，移动办公。

无论何时、何地，用何设备，只要在有网络的地方，直接打开浏览器，输入wenku.vdesktop.cn，你会看到「VD」智慧办公企业文库界面，无需下载客户端，直接输入账号、密码，即可进入网页版企业文库进行办公。

直接进入虚拟桌面系统企业文库进行办公

文尾总结：按照传统的桌面分类，企业文库是作为单独的平台进行使用的，本文中为大家所介绍的企业文库是基于虚拟化桌面技术前提下的子平台，主要服务对象为企业，并非个人，当然，个人能够承担相应的费用另说，较之其他文库的区别大概就是可随时随地随意设备进行办公这一点吧。最后，欢迎讨论。