办公做文件技巧(办公室起草文字材料“三步法”)

一提到写材料，大家联想到的往往都是点灯熬油、绞尽脑汁、劳心费神这些词语，多少跟“惨”挂点边。尤其对于刚到机关的同志，很多情况是话会说、活会干，可一提起笔就“丈二和尚摸不着头脑”，甭提多难受，“宁可在外跑一天，不愿坐下动一笔”就是这种心态的写照。其实，任何工作都有其特点规律，这里和大家分享几点不成熟的看法。

一要认清撰写材料的重要作用。毛主席曾指出：“拿笔杆是领导机关开展工作必不可少的一种基本工具”，思想是行动的先导，想写好材料，首先要重视材料，实践中我感到，文字材料的作用主要表现在三个方面：一是促进工作的需要。《机关公文写作范本》一书中，把文字材料的主要作用归纳法规参照、宣传教育、沟通信息、协调工作、处办事务、依据凭证、记载历史等七个方面，也许有人会问，这里的好多作用靠“说”也能实现，为啥非要“写”？大家可以想一下，对集中一处的单位而言，也许“说”相对简单快捷、易于实现；而要实现对不同层级、不同类型、遍布全国各地的单位及时、准确、有效的指导，文字材料就成了不二的选择。从一定程度上讲，没有文字材料的支撑，上级精神就难以准确领会，指示讲话就难以有效传达，工作思路就难以有效理顺，重要业绩就难以有效体现。二是充实思想的需要。“写材料”是一个学习与转化的过程，需要完成大量的查阅、归纳、总结、梳理等工作，无论主动还是被动，都能在潜移默化中起到引发思考、拓宽眼界、丰富知识的作用，可以说，每完成一份材料，对相关问题的了解就更全面一些、认识就更明朗一些、思考就更深入一些、看法就更准确一些。三是个人发展的需要。一方面，写材料是个清苦、辛苦、艰苦的工作，需要长期默默耕耘才能有所收获，在追求快节奏的今天，“主动献身”的少，“乐此不疲”的少，“坚持不懈”的少，物以稀为贵，写材料反而成了成长进步的捷径；另一方面，长期的文字工作会使人养成勤于思考、善于总结的好习惯，这样的人干工作往往懂章法、讲道理、有思路，相信无论哪一级领导机关都愿意用这样的人。

二要掌握起草材料的一般步骤。我个人归纳，主要有四个步骤：一是“学”，资料要找好。学依据，把相关的政策法规、制度措施、上级要求掌握好，确保起草的文章不违背原则、违反规定；找借鉴，收集学习其他单位的相关材料，弄清同类型材料的基本架构、内容涵盖、语言特点等；摸情况，对本单位相关情况做到了然于胸，对存在的问题矛盾做好收集梳理，必要时可提前开展专题调研。二是“理”，框架要搭好。主要有三种办法，一个是按要求办，比如对上汇报、工作报告、年度总结等形式相对固定或是上级通知中已经对材料内容作出明确要求的，在列提纲的时，重点就是提炼、规整、细化，确保不跑偏、不漏项、不重复。另一个是按情况分，就是根据实际情况和个人理解把标题分解成几个部分形成下一级标题。一般来说有按照逻辑关系正向拆分或根据手上掌握的内容反向确定次级标题两种方式，无论哪种方式，都必须确保同级标题逻辑上是平行关系、次级标题能够全面支撑上级标题内容，这种情况最常用也最能体现个人水平，需要长期锻炼、积累经验。还一个是靠问题引，这种方式一般用在研讨文章中，在论述一个观点的时候，先把存在的突出问题梳理出来，然后对着问题进行阐述，在分析问题、查找病灶、拿出对策中阐明观点看法。三是“写”，语言要用好。把积累的素材和自己提炼的观点对应放到提纲中去，一旦前两项工作做扎实了，写的过程就相对简单，关键要注重语言的运用。一个是陈述性的材料要把事实说清，比如工作报告、汇报材料等，要把人员、时间、过程、举措、效果、下步打算等交待清楚，尤其是对于一些重点工作、特色工作，要多动脑筋、多用笔墨，把具体动作、数据、官兵的反响、上级的评价等全面客观地反映出来。另一个是讨论性的材料要把道理讲透，比如研讨文章、座谈发言等，就是要采取层层深入的办法，由大家认可的客观事实入手，由浅入深、娓娓道来，把前因后果讲到位、说清楚。再一个是指令性的材料要把要求提准，比如讲评材料、动员讲话等，向下提要求中要明确到具体部门、具体人、具体时间，讲清干什么、怎么干、干到什么标准，同时要注重结合实际，不能“想当然”，更不能“放卫星”。四是“改”，意图要把握好。在完成初稿的基础上，要按要求进一步充实完善、润色加工，这步的关键是准确领会上级意图，搞好对光对表，确保思路合拍、内容合心、语言合意。在此基础上，对表达的思想、观点进一步提炼，对引用的论述、专业的名词、具体的数据进一步核实，对重复性内容、表述进一步调整，在反复琢磨、打磨中提升文章的思想性、整体性、流畅性。

三要把握写好材料的关键要素。要写好一篇材料，在掌握基本起草步骤的基础上，还需要把握七个关键词：准确，这是材料的基础，脱开这一条一切都是空谈。简单说，就是对文章中的措辞、数据、观点负责，确保词达本意，不产生歧义。充实，就是要确保内容完整不漏项，事例要撑起观点、观点要撑起标题、标题要撑起立意，使整篇文章从不同侧面、不同角度的看都是一个整体。聚焦，就是要坚持向上对光，做到材料的思想、内容、语言都紧紧围绕上级最新的指示精神，部署的工作、提的要求都不脱离领导的决心意图。深刻，就是要确保文章中蕴含的看法观点是经过深思熟虑的而来的，带有一定的思想性、独特性，不人浮于事、人云亦云。形象，就是结构层次、内容设置、表达方式、语言特点与文章类型、用途相匹配，不能脱离同类型的固有模式，给人一种张冠李戴的感觉，也就是我们常说的“像”。简炼，就是用最简短的文字把想要表达的内容表述清楚，尽量减少华而不实的语言、生搬硬套的对仗、重复拖沓的排比。生动，就是在做好以上几点的基础上，多看点新东西、多用点时髦词儿，让自己的语言生动起来，给整篇材料增加新鲜感、生命力。