接听办公电话技巧(电话礼仪小知识)

电话礼仪小知识

一个人的“电话形象”体现着自己的修养和为人处世的态度，主要是由使用电话时的语言、内容、态度、表情、举止和时间等几方面所构成。

一、拨打电话礼仪

1)通话时机 如果没有特别的事情，一般不要在早晨7点之前或深夜10点之后给人家打电话，用餐或午睡时间打电话给人家也不妥当。严格地讲这样也会影响到通话效果。办公电话宜在上班时间10分钟以后和下班时间10分钟以前拨打。

2)通话长度 在一般情况下，每一次通话的时间有意识地加以控制，基本的原则是：以短为佳，宁短勿长。也就是要遵守“三分钟原则”，在正常情况下，打电话的时间不应超过“三分钟”。这就需要提前做好准备，一是把要拨打的电话号码、找的人名、阐述的意见要点等写在便笺上，以提高效率；二是说话要简洁明了，适可而止。

3)通话内容 通话内容要规范。首先是问候，接着要自报家门(姓名、单位)，所为何事，最后要道别。

4)通话态度

通话态度要得体文明，语气友善平和，语速尽量放缓，声音不宜过高。打电话时，应停止一切不必要的动作，采取正确站姿、坐姿。

二、接听电话礼仪

电话铃声一旦响起，应尽快予以接听。一般应当遵守“铃响不过三声的原则”，如果没有特别紧要的事情，一般在铃响三声之内就要接听电话。但也并非越快越好，这样会显得你操之过急。接电话的时候不要吃东西，不要不耐烦，不要和其他人说话。礼貌地结束通话：由打电话者先放电话或长者先放电话。

三、手机礼仪

手机礼仪除了要遵守上述电话的礼仪规范，还应注意几个问题：1)安全使用：不要在驾车时使用手机，也不要在飞机、加油站、病房等处使用手机。2)文明使用：公众场所要小声。3)规范使用：使用手机不能影响他人，如上课、开会、会见，最好置于震动状态，不会分散别人的注意力。