邮箱远程办公技巧(个人远程办公指南)

在疫情期间，很多公司就开始了远程工作，，但远程工作也有一些注意事项，今天分享的书籍《远程工作革命》就是讲这个话题。本书作者：罗伯特·格雷泽

2022年第19本书

这本书虽然有些水，但是少有的介绍远程办公的书籍，有一些远程工作中的注意事项可以了解一下。书中分为两部分内容，一部分是个人注意事项，另一部分是如何从公司管理的角度来进行远程工作。

数字化时代，团队如何更好地协作？

搭建远程办公的环境

如何在远程工作环境中给对方留下良好的第一印象，这里有一些建议与推荐资源。

增添显示器

添加显示器显得尤为重要，因为它可以让你能够同时使用更多的程序，也能对材料进行分析对比，同时也省去了整天伏在笔记本电脑前低头看的麻烦。

耳麦/耳机

对于视频通话，你应该尽量使用耳麦，无论是耳塞式耳机还是内置麦克风的耳机，不要依赖电脑的内置扬声器。

工作台或站立式办公桌

为了确保长时间居家办公的舒适度，最好确保工作区域适合长时间的工作。你可以考虑购买一张符合人体工程学的办公桌椅，这样长时间坐着办公会更舒服，或者你甚至可以选择购买一张可调节的站立式办公桌，这样也方便长时间站着工作。

职业化的背景

理想的情况是，当你进行视频通话时，身后的背景应该是整洁的，井然有序的。即使在自己家里，也必须为自己营造一个职业化的办公空间。尽管居家办公已然成为常态，但如果当你进行视频通话时，背景是没铺好的床，而且上面还杂乱地丢着脏衣服，可能会产生不良的影响。

许多视频通话应用程序会提供虚拟背景。但是，结合你的室内照明和设置，可能会产生一种奇怪的效果——在通话过程中，你身体的某些部分一会消失一会出现，这可能会更加分散注意力。所以，建议在设置虚拟背景之前先进行测试。

如果你是一名高管，或者你会经常参加高层次的视频通话，而又苦于没有一个整洁的背景，那么我强烈建议你购买一块绿幕。

如何将远程办公效益最大化

明确远程协作的时间

如果你是初次尝试远程办公，关于工作时间和非工作时间，一定要为你的新同事设定期望值，这很重要。每个人每天的工作计划不尽相同，因此清楚地告诉经理和同事你的日程安排至关重要。比如，每天工

作业时间为上午9点至下午6点，中午12点到下午1点为午餐时间。

选择远程工作是因为它给你的家庭带来了极大的灵活性（比如，日程安排、工作时间、接送孩子等），但并不意味着远程工作可以让你同时兼顾两者。

因此，你需要确定自己的日程安排，并使团队成员知晓。这会使你工作内外都能高效、专心致志，同时无所顾虑。

保持工作任务透明

在远程工作中，尽量使用合适的协作软件。

尽量保持一个每日任务清单，列出三个优先事项。让同事和上级了解你日常的任务和工作进度，能及时确认工作进度。

事情（过程、任务等）无法正常进行或可以完善时，明确提出并提供解决方案。

明确休息时间，学会放松。

有问必问，有问必帮，有问必清。以解决问题为导向，以解决方案为目标。

如果在规定工作时间内离开或无法工作，及时地告知你的经理，在日程表中安排好时间，同时与团队成员沟通，这样他们可以相应地作出安排。请同经理一起讨论设定工作时间的期望值。

设置有形的界限

办公室工作最明显的好处是个人生活和职业生活之间有着客观存在的界限。远程工作时，许多人会切切实实地担忧远程工作模式让他们感觉像是住在办公室里，他们无法将工作与生活进行切割，毕竟除了工作，他们也需要休息和放松。

缓解溢出效应是有可能的，但前提是要设置清晰的有形界限，将工作与家庭生活进行切割。若有可能，最好在家里划定专属工作区域。这样一来，不仅帮助他们从心理上确定了工作时间，同时也向家里人发出信号，明确告诉他们什么时候有空，什么时候很忙。

特别是对于和他人同住者尤为重要，不管同住的是室友、朋友、孩子还是其他家庭成员。如果没有明确的工作或非工作信号，家里的人认为能看见你，就能找你，这种想法也是可以理解的，但他们会忍不住走过去问你问题，完全不顾你是正在做推销还是在同客户通话，就会给你带来困扰。

因此划定专属办公区域就可以避免这一混乱。对于大多数员工来说，物理隔离真是说起来容易做起来难，特别是那些不习惯居家办公的人。并非所有人在家都有专属办公的房间。但是，即使是在客厅的角落里摆一张折叠桌，或者在厨房桌子旁选一把椅子作为“办公椅”，也是朝着划定身心边界迈出了重要一步。一天工作下来，起身离开工作区域，这些边界可以帮助你退出工作模式。

恪守时间表

系统地安排时间，关注时间的使用很重要。非办公室工作的员工最好能够按时起床，确定日间工作的时间及时长，主动规划分配用于项目、会议、午餐、锻炼及个人的时间。同样，日程安排中也应纳入休息时间并严格执行。

设定时间表并严格遵守，更好地确保完成工作的同时，也能留些时间休息和调整。团队可以同步日程表，这样每位成员能够在同一时间集中精力完成工作，确保了团队内部工作的流畅度。

精力管理

避免过度工作不仅关乎工作时间的管理，也关乎工作方式和工作内容。在一天中划定专属工作时间，并不意味着你就必须投入到高强度的工作中，一次几个小时不停歇。当你的时间安排明确后，最好能够混合搭配不同类型的活动，同时也需考虑休息时间，并及时关注什么时候精力旺盛，什么时候精力涣散。

健身界有一个广泛应用的间歇训练模式：高强度的剧烈运动结合短暂的休息，在不过度锻炼身体的情况下增强你的力量和耐力。间歇训练也可以应用于脑力劳动，高强度的脑力劳动结合短暂的休息，确保你不

会精疲力竭。

为自己设定类似的工作方案很重要，花点时间来思考一天中什么样的时间段适合完成什么类型的任务。尝试过程可能反反复复，也会出现一些错误，但一旦确定适合自己的工作方案，会对工作幸福感的提升和

工作效率的提高会产生持久的影响。

设定工作日缓冲区

类似的主题中，用缓冲活动来帮助分割工作时间和个人时间是非常有帮助的。

强烈建议每天坚持“早晨例程”，而不是直接投入工作。

可以用咖啡和早餐开启一天，也可以是轻快地慢跑或鼓舞人心的阅读来开启一天。每天早上为自己做些事情会让你头脑清醒、精力充沛，能够更好地进入工作状态。如果你从床上爬起来，立马投向手机和电脑，这样往往会带来压力——工作邮件中前一天晚上新出现的问题，最后期限的提醒，等等。

这样开启一天可是十分糟糕，相当于早上7点穿着睡衣直接从床上跑到办公室。

结束一天工作的时候也是如此。抽空放松一下。

不管你是想遛狗、听音乐、看书，甚至是冥想，一旦结束工作时，即使简单的事情也会有助于你在漫长的远程办公日后缓解压力。另外，它还会提醒你到晚上了，该放松放松了。

在这点上，确保任何工作设备远离卧室也是很有用的。

保持动力

确定在你的工作职责中哪些任务是你最喜欢的，尤其是那些能够展示你的技能的。例如，如果你发现在电子表格中汇编数据，并从结果中得出结论会让你感到兴奋，那么你可以尝试着将这些工作安排在固定的时间块，这样你就可以期待这类工作，把专注、高效的时间花费在最喜欢的事情上。

或许最强大的驱动力就是拥有清晰的目标。它从根本上有意识或无意识地驱动着我们。清晰的目标就像是人生的主旨句，明确表达出你之于这个世界的意义。

无论你以什么职业为生，或在生活中追求什么目标，如果能以某种方式将两者结合在一起，你就更容易获得动力。下一次，如果你在工作中感到动力不足时，花几分钟思考或写下生活中对你重要的事情或你想

要完成的目标。把眼前的工作置于更广阔的人生旅程之中，这一过程就足以带来明显的改变。同时如何以一种全新的方式将目前的工作职责同这些理念关联起来也会变得清晰可见。

保持专注

提升工作日专注力的一个方法就是避免上述分心的事情发生。如果每天花上几分钟清理工作区域，保持整洁，安排固定的时间来清洗碗碟或用吸尘器打扫地板，你就不再会在工作中被这些事情分心了。

如果你需要完成上述家务才能让你白天的工作心无旁骛，那么可以固定一个时间来完成这些家务。

即为自己设定计时器。先从较短的时间开始，比如15~20分钟，规定这个时间段专注地完成一项任务，比如汇编数据或是写份报告。纽波特认为，通过这样的练习，你的注意力持续的时间就会越来越长。推荐番茄工作法

关爱自己

工作周，最好不要忘记关注自身的健康与快乐。日程安排中，空出时间，留给高质量的睡眠和锻炼，不仅对健康有益，也会提高工作质量。根据我的经验，睡眠极少的人，生活压力大，家庭不和；不关注身体健康的人，上班时也无法精力充沛。

不管你如何有效地将生活和工作区分开，包括在两个领域之间建立牢不可破的缓冲区，但是在这两个领域中，主角始终是你自己，因为总是会有溢出效应的。

对于远程办公员工来说，他们工作和生活在同一个地方，有时还无法完全脱离工作。工作压力带来不满情绪，不满情绪带来更大的工作压力，如此循环。防止这种情况恶化的最有效途径就是采取积极主动的措施来关爱自己，不仅是在职场，生活中也同样。

首先，关注高质量的睡眠至关重要。在远程工作时，设定就寝时间特别重要，一定不要熬夜.

其次，尝试每天空出时间，坚持锻炼是很有帮助的。你不需要每天训练马拉松或举重，但即使是每天做一个简短的瑜伽视频，在午休时间快步走，或者在喝咖啡前做几次跳跃运动，都能释放内啡肽，有助于改善你的情绪，集中注意力。

再次，找到一个能帮助你减轻压力的发泄方式非常重要。重要的是要认识到你什么时候感到压力，知道什么活动可以帮助你放松，让你重新集中注意力。

找到适合自己的方法。你可以选择进行短暂的冥想休息，站起来在家里走一走，甚至做一会儿平板支撑或波比跳让血液流动起来。这些活动花费时间不多，尽管不会立即降低你长期积累的压力水平，但坚持做上一周，随着时间的推移，紧张情绪会慢慢得到缓解。

恰当使用视频沟通

视频会议留作外部会议、头脑风暴、公司全体会议及涉及敏感话题的内部会议，包括通报员工反馈等。

同事间非正式会议、15分钟签到、群组电话（只需接听，不用发言）等均可使用电话会议。

不要所有事情都使用视频沟通，时间一长，会很累，并且压力很大。