excel办公技巧文案(用Excel整理笔记，是一种什么体验？真香)

大家好呀~ 我是小E~

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印象笔记、为知笔记、有道云笔记、石墨文档、腾讯笔记、语雀，这么多优秀的笔记软件放着不用，用 Excel 来整理笔记的人，一定是一个奇葩。

刚好，我就是那个奇葩。
因为用 Excel 整理笔记，实在是太好用了，总结一下，大致有下面几个好处：

❶ 快速记录笔记

❷ 方便备注状态

❸ 轻松分类管理

❹ 高效浏览笔记

❺ 轻松统计数据

❻ 一键合并文档

是不是非常好奇，一个小小的 Excel，为何竟然有如此的魔力！（请假装你们很好奇，感谢！）

是不是特别想知道，如何用 Excel 实现上面的功能？（都说：想。感谢！）

盛情难却啊，好！接下来，就跟大家分享一下，我用 Excel 整理笔记时，那些奇妙的、舒适的体验。

Excel 整理笔记的过程：

快速记录笔记

直接在单元格里打字，就是记笔记。

如果需要编写非常多的文字，可以双击单元格，打开长文本编辑窗口，轻松写长文。

笔记记录下来，最怕「收藏吃灰」，所以在记录笔记的时候，我通常会做下面两个动作。

❶ 用问题来描述

信息的标题，用问题来描述，这样可以快速的将信息转换成目标导向，避免无意义的堆积收藏。

❷ 内容总结提炼

收集过来的文章太长，阅读起来太耗费时间，也会容易放弃。

信息收集入库的时候，尽可能花点时间总结提炼核心的结论。

后续复盘整理的时候，可以大大节省时间。

这样，既可以提高笔记回看的效率，把笔记分享给别人的时候，又会有干货满满的感觉。

方便备注状态

在笔记旁边单元格，可以直接备注「完成」「放弃」「进行中」等不同的状态。

结合 Excel 的条件格式，给不同状态的笔记自动添加上颜色，状态管理一目了然。

现在我已经建立了一个习惯，凡是标记绿色的笔记，统统视而不见。

轻松管理分类

去年在笔记软件里，用标签管理状态，结果标签越写越多，状态越管越乱，最终放弃印象笔记。
但是在 Excel 中，管理笔记的分类，是一件非常轻松的事情。

笔记写完后是发到公众号？还是发到 B 站？或者给学员、同事分享？

在旁边单元格里，使用 Excel 的【数据验证】功能，添加一个下拉列表，分类管理，就是点击选择这么简单。

不过，在做分类管理的时候，一定要注意，不要一开始就尝试对信息进行分类。

因为这会增加收集的成本，打击到我们的动力。

整理了上千条的笔记之后，我总结了 3 条分类整理的心得，请你收下。

❶ 收集过百再分类

内容收集太少，分类会陷入选择困难症。

收集量>100 的时候，集中时间把所有的信息，从头到尾看一遍，如何分类，自然就有想法了。

❷ MECE 分类法则

分类时尽可能做到 MECE，即相互独立，完全穷尽。

避免在分类的时候，因为要放在 A 类，还是放在 B 类或 C 类，产生选择困难，增加分类的成本。

❸ 区分难度层级

可以根据记忆点、理解点的多少，给每个笔记划分不同的难度，这样可以避免因为信息难度太大导致拖延，从而使文章不能得到重复利用。

1.小学：记忆点少，无理解点；

2.初中：记忆点中等，有理解点；

3.高中：记忆点多，理解思路复杂。

高效浏览笔记

之前放弃印象笔记的一个原因，就是它只支持 2 层文件夹。

后来选择了有道云笔记，文件夹层级不限，结果子文件夹越来越多，笔记打开率越来越低，最终有道云笔记沦为了「收藏夹的墓场」。

在 Excel 当中，所有的笔记都在一张表格里，一行一行往下写。

1.通过颜色，可以看到笔记的状态是否完成。

2.在「分类」列里，排序或者筛选，都可以轻松聚焦阅读内容。

轻松统计数据

每个笔记都有对应的分类标记，所以使用 Excel 的透视表功能，可以轻松的统计出每个分类的笔记数量。

有了数据的统计，哪些笔记是你擅长的，写的最多的？哪些笔记写的少，需要继续努力精进？
再加上一个条形图，统计得清清楚楚。

一键合并文档

笔记整理的最终目标，一定是分享和输出。

把分类整理后的笔记，快速聚焦合并成一个文档，然后发布到公众号、分享给朋友，除了获得点赞、好评，甚至有机会带来自媒体收益。

借助 Excel 的 VBA 开发能力，简单写一些代码，就可以一键将表格里的笔记，快速地合并导出成 Markdown 文档；

然后在语雀中整理成系列文档，你的第 1 份电子书就轻松做好了。

这个《Excel 小问小答》的电子书，已经成为了我展现实力的首选作品。

突破「收藏吃灰」的关键，就是要输出和分享。运用秋叶老师「一鸭多吃」的理念，还可以拓展出更多输出的方式：

❶ 微课课件一个小时为单位，1 个 Excel 知识点讲 5 分钟，12 个知识点就可以撑起一节微课。

❷ 输出文章一个案例，一篇文章，2000 字左右，输出到公众号，保持热度。

❸ 技巧视频3 个知识点，文案 300 字，1 分钟左右的视频，适合在短视频平台分享。

❹ 文字文案100 字左右，结合图片，适合在朋友圈，微信发送和交流。

❺ 测试题对于技巧类，有明确答案的知识点，可以输出测试题，增加传播形式。

总结一下

不过，话说回来，无论使用 Excel，还是用印象笔记，这些终究都是工具。

笔记整理的方法论，才是知识管理的核心。

稍微总结一下，大致可以分为下面几个步骤：

❶ 收集阶段

使用你习惯的笔记工具，快速完成信息的收集记录。

这步的核心是，马上行动，不要分类，不要形式，排除一些可能阻碍前景的工具、方法。

❷ 分类整理阶段

收集整理 100 条以上的笔记，再开始尝试分类整理，你可以：

1. 通篇阅读文档，梳理分类规则；

2.在表格中快速添加分类，完成系统梳理，并输出内容统计。

随着后续信息收集的越来越多，不断迭代分类规则。

❸ 输出整理

为每种输出形式，设置固定的模板、框架，用模板来规范化自己的输出动作。

1.微课课件模板

2. 短文案模板

3. 视频模板

4. 文章模板

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