按这3个方法写公文做报告，观众才愿意看愿意听

（作者：书香四溢）

说话时，如果能简洁明了地说出重点，往往能给听众留下你头脑清楚、口齿清晰的印象。同样的道理也适用于你所写的每一份文件、报告或邮件。

在这个信息爆量、流通快速的时代，如果你传达的讯息是别人根本不想看、根本不想听，就注定是一场失败的沟通。想要抓住听众的注意力，是可以练习的，试试从下列3种不同属性的词语做起。

1.关键词

如果不想履历表、企划书、e-mail被淹没在一片文件海中被快速略过，就必须使用给人想继续阅读的关键词。提笔前，先问问自己：“如果只要让对方记住一个词，那会是什么？”“在报告中大量重复使用了哪些词语？”“用一句话来总结，内容的主轴是什么？”这么做就可以明确知道，最足以精准传达讯息的关键词是什么了。

2.一句话

报告中，若是不断重复换句话说、也就是说等导向结论的接续词，这样会让听者困惑你到底想说什么，甚至失去耐性，开始分心。想让报告脱颖而出，就要理解听者需求，进而提出方案。人一次顶多只能认知13个字，所以要把重点浓缩成短于13个字的一句话，让决策者在短时间内理解主旨。

3.连接词

如同写作的基本结构“起承转合”，可以让文章更完整、有逻辑。连接词的作用也是如此，用法源自于英文，可以串连起每一个段落，使文章的节奏更加顺畅与明快。在报告或发言中，妥善运用连接词，听众可以清楚理解、预期你的谈论方向与发展，更能集中精神听你报告。在此列举几个常用的连接词：

（1）传达顺序：“第一⋯⋯第二⋯⋯第三⋯⋯”、“首先⋯⋯其次⋯⋯最后⋯⋯”等。

（2）衔接结论：结果、因此、结论是等。

（3）提出具体案例：最具代表的是、比方说、诸如等。

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