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office办公技巧心得(别怀疑,这8个office技巧会让你的工作效率呈现递增趋势)

  • 叁碗诸角 叁碗诸角
  • 办公技巧
  • 2023-08-08 18:35:41
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在工作中,当我们使用office时,常常会发现一些难题,我也会被人问道这样的问题,今天给小伙伴们总结一点office办公干货,也是被小伙伴们问到最多的问题。希望可以帮助到大家。

01 Word转PPT

Q1:当你遇到有很多字的Word格式的演讲稿时,如果想要将它变成一份PPT,怎么办?

A1:Word变PPT?我们可以利用PPT中的大纲来实现,将Word内的文本划分成大纲样式,就可以将Word以大纲的方式导入PPT。

①打开Word,在【开始】菜单的样式里,将Word文本划分样式;

②打开PPT,切换到【开始】菜单,选择【新建幻灯片】-【幻灯片(从大纲)】

③然后选择选择需要转换成PPT的Word文档,点击【插入】。

当我们将Word转换成PPT后,可能还是有问题让你苦恼,比如:

Q2:转入PPT中的文字内容字号排版大小不可控,有些甚至超出文本框范围。怎么办?

A2:哦,这可是一个麻烦事儿,不过你可以这样操作试试。

将光标放在文本框中,可以在左下角看见一个按钮,点击【自动调整】按钮,选择【根据占位符自动调整文本】

02 PPT变Word

Q3:打印PPT课件?怎么转换成Word进行打印?

A3:按电脑快捷键【F12】(如果是笔记本电脑,按F12没反应,可以按Fn F12),然后选择【保存类型】-【大纲/RTF文件】-【保存】,最后使用Word打开进行打印即可。

03 Word转Excel

Excel数据复制到Word

Q4:将Excel数据直接复制到Word时,是不是每次都超出纸张范围或是排版混乱呢?

A4:光标放在要复制内容中的任意单元格,【Ctrl A】选中,【Ctrl C】复制数据,然后切换到Word文档中,点击【粘贴】-【选择性粘贴】

注:如何想要同步更新数据,可以在选择性粘贴中,点击【粘贴链接】-【Microsoft Excel工作表对象】,确定。设置完成后,当Excel数据修改时,Word中的数据也会自动更新。

04 Word转Excel

Word表格转Excel完美转换

Q5:Word转Excel总会出现各种问题,表格溢出,数据错位等,该怎么办?

A5:快捷键【F12】,在【保存类型】中选择【网页文件】;然后在Excel表格中,点击【文件】-【打开】-【这台电脑】,找到刚刚保存的网页文件,点击【确定】,就可以将Word表格完美转换成Excel表格了。

05 Word修改前后

如何在查看Word的修改情况?

Q6:当我们需要修改Word文档,且想要知道修改的位置时,怎么办?

A6:可以提前打开Word的修订功能。

切换到【审阅】选项卡,在【修订】菜单中,选择【显示标记】-【批注框】-【在批注框中显示修订】

Q7:如果Word文档已经被别人修改过了,但没有留下修改痕迹,但是想要直知道修改了哪里,这时候怎么办?

A6:我们可以比较两个文档,查看出文档之间的差别,就可以直接修改的部分了。

切换到【审阅】选项卡,在【比较】菜单中,选择【比较】,然后选择添加【原文件】和【修改文件】进行比较即可。

06 工资条/奖状/证书批量打印

公司搞活动,奖状、证书、邀请函还有座位卡少不了,打印这些东西真的很烦!!!

如果你是做这方面工作的话,你会深切地体会到那种烦躁,别着急,我们可以批量打印。

Q8:如何批量打印奖状/证书/邀请函?

A8:合并邮件。

合并邮件的原理就是:

①把所有相同的内容,做一份Word模板;

②把所有不同的内容,做一份Excel信息表;

③然后将Excel信息表中国你的列表格,以域的形式插入到Word模板中;

④完成设置后,就可以预览到每一份奖状的最终效果;

⑤一键发送到打印机,就可以一次性打印出成百上千份;

⑥如果下一次要用,无需修改模板,直接修改Excel表格中的人员信息就可以啦。

这一招适用于:工资条、证书、胸卡、座位牌、信封、请柬等等等……

具体操作如下:

①在Word中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】

②选择准备好的Excel信息表,打开它;

③然后【插入合并域】,选择目标字段,用预览效果检查下,批量打印即可。

PS:该操作的视频版可以查看底部相关文章。

OK,今天的技巧到这里,上海阴天带雨,我感到了丝丝冷风吹。


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