大家好，我是up姐，回到了久未的办公室，除了刚见面的简短寒暄，大家都很默契的回到工位，“忙碌”起来。

邮件还没回完，收到一条微信，说集体订餐。付完款后，然后顺便翻了翻朋友圈，瞅了几眼公号文章。

突然电话响了，项目组同事来催进度，聊几句放下电话，想起来赶紧干点活了。然后收到5条会议提醒，于是抱起电脑，来到已消毒后的会议室。

开完会后，一天已经过去，自己该干的活，好像还没有干，又得加班了。

披星戴月回家路上，不禁感慨：

虽然修完史上“最长假"，但好像自己并没有满血复活，我好像还是原来的我啊。虽然之前吐槽在家办公的各种不是，但是回到办公室，好像效率并没提升多少啊？

2020年，我还要如此的下去吗？就不能少加点班，留点时间风花雪月，干点自己的梦想吗？

我想说：可以，因为我有一份15年攒下来的高效办公秘籍。

不仅能帮你把效率真正提升上来，更能让别人为你的高效点赞。拿走不谢。

01 高效率= 管理好了预期

越机灵，效率越高

在公司，如果有领导或者同事夸你效率高，一般有以下这三种情况：

你真的很快，譬如：他发完工作要求后，你立马反馈，原因是你可能提前都做了功课。你比他想的快，譬如：他认为你起码得2小时，但是1小时就交了作业。你不仅快，你还完成的好。譬如：他会边看你的作业边想，你是不是光图快啊，但发现其实你完成的还不错。

发现没有：触动别人夸你的根本原因都是因为你的表现超过了他的期望。

期望值是什么？百科词条的这样描述：

“期望值是指社会大众对处在某一社会地位、角色的个人或阶层所应当具有的道德水准和人生观、价值观的全部内涵的一种主观愿望。”

运用在职场上，就是领导或同事对你的工作能力高低的一种预判。职场中，做不好就算了。如果做的好，但评价不好，那就更亏了。

既然是别人对你的评价，就必须花点心思好好管理一下了。在这里要特别警惕“不胜任陷阱”：

“不胜任陷阱”又称“彼得原理”，就是员工会因表现良好，高层会对之产生高期望值，从而提拔到更高职位上，直至不再胜任，让所有人产生失望为止。

电视剧里也经常有这样的情节，如：电影《美人鱼》中，男主角刘轩一开始是个对金钱极度痴迷的花花公子，观众对他好感度不高。后来刘轩被美人鱼感化，变身环保守卫者，顿时光环大绽放，前面的不良印象被一笔勾销，观众好感度爆棚，这就是期望值在前期被压低之后的福利。

在生活中，浪子回头会获得相当的赞美，但老实巴交的“好好男人”一旦被抓到一次不老实就立刻被打入“渣男”的行列再也不得翻身。

在职场里，也非常常见。譬如：你在加入一个团队，若你一开始就放大招表现得极度优秀，会让周围的人对你的期望值不断升高，而如果最后有一次不能够满足期望，负面评价也会随之而来，甚至会低过一些平日表现平平的同仁。所以适当留一手，保持惊喜，才不至于将对方期望值拉升过高。

针对效率问题，如何管理期望呢？四步走：

第一步：自我评估，包括完成时间和质量。若能快速完成，不动声色，跳转至第四步。第二步：提前沟通，建立对方的期望初始值。适当降低对方期望很重要。沟通对于新员工尤其重要，有时候你自己觉得高效，但是其实并未达标。有时候新员工一天， 老员工1小时。抬头看看路，先不说管理，起码要了解别人期望。第三步：若时间过长，过程中主动汇报进展。防止对方等不及了来干预，若你被对方催了，那你就几乎不太可能再留下效率高的好印象。第四步：高质完成，第一时间交付。交付中强化工作时长的概念，快工也能出细活。

小结一下：高效办公第一秘籍：管理好期望，比你高效跟重要的是，别人认为你高效。

02高效率=认真做了准备

越“晚”效率越高

做好期望管理后，开始正式干活了。积极上进、想尽快完成任务的你的脑中的第一反应是什么？

不管三七二十一，先干了再说吧。从眼前的问题着手，马上就动手吧。时间不多，冲出去干吧。

对于简单无障碍的单一任务，“立刻行动”确实是良策，还能治愈拖延。比如：打电话完成1个预约。

但如果任务变成：“打电话完成100个预约”呢？如果你还不假思索拿起电话就打，恐怕效率不会太高。

但若遇到一些棘手的问题，“立刻行动”就更非良策，甚至是下策。思考之后再行动，比起飞快跑出门去争取那几秒，反倒能更快地达成目标。

高效办公第二个秘籍：对于对于复杂、棘手的任务，首先先要好充足准备，越“晚”可能效率越高。

先说一个演员孙俪的例子。虽然不少人质疑她在《安家》里的表现，但我从不怀疑她的实力和努力。

早年在拍摄《那年花开》的时候，孙俪把晚清女首富周莹的角色演绎得生动深刻，从年少时期的一无所有到中年生意遍天下，每一个阶段孙俪都把握得恰到好处。

后来接受采访，孙俪说她接下剧本就去找了陕西的一个老师，专门学习当地的风土人情，研究东吴的文化。所以最后观众看到的是一个喜欢蹲在椅子上，喜欢嗑瓜子，喜欢拿着水壶喝茶的“周莹”。

再说个鲜活的职场例子。周五我们部门要开项目分析会，需对齐项目进展并讨论下一步安排。因临时有事不能组织会议，我一早交代给小C来做，要求上午开完就行。结果呢，惨不忍睹。

1、9点就开会了，但参会人员不齐。

2、本来30分钟能搞定的会议，开了2小时，开到11点，我回来的时候还没开完。

3、关键信息没对齐，成员相互扯皮，氛围非常不愉快。

4、下一步安排不清不楚，关键责任人不知道要干啥。

毫无疑问，这是一次效率极低、非常失败的会议。如果再来一次，我会这样建议小C，至少花1个小时做好准备后再开会。

1、确定主要与会人是否能与会，发送第一轮会议通知10点开会。

2、会议前点对点沟通，对其项目信息，汇总并识别问题。

3、领导临时有事不能参加，但也提前沟通好：他对会议的要求及下一步工作安排的初步建议。

4、提前半小时发送会议资料，提醒大家提前预览。写明：会议目标，会议需讨论要点。

5、会上先围绕会前收集的资料，展开讨论，减少七嘴八舌。

6、会议重点放在讨论下一步工作安排上，明确责任人，时间点。

于是不得不返工，我下午又再开了一个短会补救。

于是第二个秘籍，有个增强版本：一次把事情做对，做好。千万别返工，返工最影响效率。

磨刀不误砍柴工，尽可能提前准备充足。这样做出来的事才容易达成预定目标，充足的准备还会带来自信，做起事情来就会更从容，效率也会提高很多。

反之，不仅仅容易出错，极容易导致返工，更容易打击士气，导致事情都无法闭环，更谈不了效率。

小结一下：复杂的事情，慢比快好，事前做好充足准备，一次性把事情做对，才能更高效。

03 效率高=找了顺手的工具

越“懒”效率越高

提到“懒”，不得不说说懒人经济。

有句话说，“懒人经济”，就是最大的生意，懂了懒人就懂了世界。

还有句话说 ，激发“懒”的潜在需求，未来与人工智能相结合，会产生剧烈的“化学”反应。

所以，未来社会，“懒人经济”不是为了让懒人变得更懒，而是要让社会变得更高效。

如果花一块钱，就能节省时间，及早赶到公司，为什么不去使用共享单车？

如果花点小钱，就能悬赏任务，找人帮你设计一款漂亮的封面，搞一个高大山的PPT……何乐而不为呢？这就是“猪八戒网”的商业逻辑。

如果只是花点小钱，买个扫地机器人，就能解决家庭卫生问题，为什么不去买呢？

是啊，我懒我骄傲。“懒”是人性，是原始本能。

当然在工作中，为了能“偷懒”，是需要脑筋的。不要一味地闷着头傻干，要多为自己找捷径。

1、将复杂的工作简单化，找到合适的工作方法，也能够事半功倍。

如何做呢？我第一时间想到了著名数学家华罗庚先生的统筹方法。先重温一下中学课本里泡茶的例子。

想泡壶茶喝。但开水没有；水壶要洗，茶壶、茶杯要洗；火已生了，茶叶也有了。怎么办？

办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。

办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了，泡茶喝。

办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。

哪一种办法省时间？我们能一眼看出，第一种办法好，后两种办法都窝了工。

这是小事，但这是引子，但是工作中却经常会用到，一个人若有统筹思维，并熟练应用，会让工作效率大大提升。

很多人既努力又勤奋，却没找到自己的关键路径。看似忙忙碌碌、勤勤恳恳，但效率低下，收效甚微。

拥有统筹这个思维工具后，对于复杂的任务，特别是需要多人协同的时候，可以将复杂问题简单化，协同好了，效率自然就提升了。

举个例子：前几天我接到一个紧急任务，一天内牵头完成一个调研报告。

我评估了一下，调研报告需要请部门三个同事协助，还需请公司总部两个同事提供统计数据。其中我自己准备需要两个小时；统计数据需两个小时；三个人事调研前准备需要一小时，调研访谈需要两个小时；信息汇总后写报告需四个小时。效率较高的统筹方法是这样的：

1 、上午立即通知总部同事统计数据，同时通知部门同事做好访谈准备。

2 、查阅资料，并做好分工准备。

3 、三人开会协商对其思路后，开始调研访谈。

4、 获取统计数据，并审查，查缺补漏。

5、下午三人访谈信息汇总

6、写报告。

2、巧妙的运用各种工具辅助自己的工作。

拥有了统筹的思维，剩下的就是战术层面的事了。提升效率的工具，我推荐以下三类工具和操作方法。

（1）懒人工具类

模板法：重复的任务保存工作模板，随时调用。如：日报模板，邮件沟通模板，案例模板、评奖模板，PPT模板等。清单管理法：重要的事情或者拆解的任务步骤清单化，防止遗漏的通知，就减少了返工的风险。备忘录随手记忆法：好记性不如烂笔头，没有纸笔，手机上的备忘很好用，也容易整理归档。利用碎片时间，讲工作计划，思路啥的，先记录在备忘上，回头再写邮件或文件，效率会提升很多。

（2）时间管理类

从提升工作效率的角度，我觉得在合适的时间做合适的事情最关键。分类安排在不同时间，做难度不同、专注度要求不同的事情，会让整体的效率得到提升。

如：可以安排时间，集中处理邮件；创造大块时间做难的事情；实在进步不了状况，就先难后易，把最难吃的三只青蛙吃掉等等。

（3）抗干扰类

工作中被频繁干扰，也是影响效率的一个主要原因。

对程序猿来说，被「打断」更是破坏生产力的罪魁祸首。

听一个资深程序猿吐槽过：他被打断之后他需要重新看一遍代码，才能进入到编程的思维环境中，才能想起来被打断之前的思维逻辑，再从被打断的点重新开始。这个过程至少要花 30 分钟以上。「打断」越多，烦心越多，工作质量也会降低，Bug 也会随之增加。

如果事情实在需要集中注意力，条件允许话尽量错峰干活吧：早起，晚睡，或者换个地方。

如果不行：手机放远远的地方，降噪耳机，走起。还有，对前来闲聊的秘书MM，大胆say no。

小结一下：活用华罗庚爷爷的统筹学，找好工具，越“懒”越高效。

结语：效率高=胜出

一切竞争的本质，就是效率之争。历史的演化，文明的进步，新技术的迭代，本质都是高效率淘汰低效率。职场晋级路上，也是效率之争，效率高者，往往能占尽先机，力拔头筹。

精心准备、严谨展开，一次做对，善用工具，立竿见影提效率。

但切记：你自己认为的高效，不是真的高效，在别人眼里高效了才算。

职场效率逆袭之战，你做好准备了吗？欢迎留言，我试试看能不能帮到你。

我是up姐，80后职场妈妈，拥有世界100强企业15年工作经验。15年的职场经验很宝贵，我不想烂在心里，我要提炼成看后立马能用的文章，分享给你。