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领导办公室开口技巧讲话(职场必备34个沟通方法,让你轻松看穿对方心理,开口就能打动人)

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  • 2023-07-03 11:31:17
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第一章
r 俯瞰:纵观全局,洞察关系走向

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什么是“俯瞰的天线”?

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据我所知,企业高管或是在某一领域成功之人,无外乎都能“洞察未来的走向”。


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在此基础上,要预先考虑到各个方面,做好完全准备。也就是说,先发制人——不仅要预测和自己相关的工作,职责也好,整个项目也罢,还要能看清以后的趋势、看清什么是必要的,以期做到万无一失。像这样洞察未来走向的人,简直就是在“俯瞰”整个工作项目和职场。


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俯瞰,即从高处往下看。视野狭隘的人,眼中只有自己的工作,无论如何都不会有多高的情商。如果我们拥有更广阔的视野,就能看到事物的全貌。我们可以分别从上司、下属、同事的视角审视自己和职场,也能了解现在的自己被要求了什么、被期待了什么,从而锻炼自己的情商。


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领导者和其他被称作“成功人士”的人,都有着敏感度非常高的“俯瞰的天线”。


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本章,我们一起来看看那些拥有“俯瞰的天线”的人有着怎样的情商吧。


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当“俯瞰的天线”的敏感度变高时,我们可以自信地阐述自己的意见——“我也是这样想的。”“我认为这样做更好。”而且,不仅是嘴上说说,也会落实在行动上,结出硕果——富有行动力、教导能力提升、责任感变强、更有敢于挑战的勇气,以及把大家团结在一起的领导力。也就是说,我们能成为像“值得信赖的父亲”一样的存在。


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拥有“俯瞰的天线”,你就可以变为这样:


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·不仅能看到自己,也能看到整个职场的工作;


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·选择正确的工作优先顺序,提高工作效率;


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·给人精英的印象,充分发挥领导力;


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·周围人觉得你是有责任感的人;


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·被周围人自然依赖、有存在感的人。


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“俯瞰的天线”敏感度高的人是这样的


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能够预测到“下一步”

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→做到“预见未来”的要点

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商务人士都知道汇报、联络、商谈(在日本被称为“菠菜主义”)的重要性。但是,你知道有多少年轻员工追求菠菜主义吗?是30%还是20%?


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都不是。实际上,只有不到1%的人追求菠菜主义。


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人数之所以如此之少,其原因是显而易见的。


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那就是能回应菠菜主义“期待着什么”的人,少到令人诧异的地步。反过来说,如果能够“120%地回应对方的期待”,就一定会被人认为情商很高,工作的成果也比周围人都高出一头。


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汇报的3个重要步骤


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很多人都觉得自己已经把菠菜主义融会贯通了,但实际上,他们只做到了汇报,也就是“做了什么”。所以,既然要反复汇报,就必须带上“期待的结果”。


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“今天我去了××公司,与××见面了!”


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“15点有客户打电话投诉……”


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在很多人看来,只说这些就算是“汇报”了。如果我是上司,看到这样的汇报,搞不好会从椅子上滑下来。这些内容根本不是“汇报”,而是“陈述事实”,会让人不禁想“然后呢?”


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拥有“俯瞰的天线”的人,“汇报”时会有意识地再往前走一步。


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①现状


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收到了××的邮件、做了××工作、与××公司的××见面等,这些对于上司而言“必要的信息”,要尽量简洁地说明。


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②预估


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根据①,说清自己从中得到的感触与回应——今后会怎样呢?根据自己的设想,说明会有怎样的发展。


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③应对


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根据②,阐述自己打算如何应对。尤其是在可以预见,而且较为被动的情况下,要说明如何应对,比如是否有具体的解决手段,是否有新的提案,截止日期前必须做些什么。


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“今天我去了××公司,与××见面了(①现状)。本次商谈受益匪浅,似乎本周就可以接受订单(②预估)。我想通过邮件再确认一下(③应对)。”


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“客户因商品有质量问题而打电话投诉。我对此表示歉意,并承诺会换新品,同时希望客户能够谅解(①现状)。商品是××方面有瑕疵,所以我想以后会不会出现有同一瑕疵的商品(②预估)。为了以后的工作,我想和××部门讨论一下防止再次发生相同问题的对策。同时,在下周的会议上,我想向大家汇报这件事(③应对)。”


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只要做到了这三步,就会变成例子中的这样。所以,完成第三步的“应对”,才算是完整的“汇报”。


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另外,我们绞尽脑汁都想不出解决方案的时候,可以直接向上司请教:“请问如何做更好呢?”这样一来,“汇报”就变成了一种“商谈”。


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这时,我们为了能够不知不觉地运用菠菜主义,千万不要对上司说“然后呢?”“所以要怎么做?”这种话。


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“应对”越具体,差距就...


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上文提到的3个步骤中,“应对”是最重要的。即使做到了“现状”和“预估”,如果没有“应对”的方案,工作也不会有进展。


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可以说,情商都集中体现在“应对”上,情商高低之人的差别就在这里。


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·高情商者的汇报·


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以这本书为例,我身为本书的作者,自然希望能有更多的人阅读这本书。换言之,我希望这本书能够热卖。因此,我指示公司的人要好好宣传这本书。这时,我就听到很多人说:“肯定会畅销!”“大家干劲十足,交给我们吧!”


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当然,没人会不喜欢听这些。但是,在这里,我们应该做的是,“先一步了解具体的行动”。


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“我先给社交平台上的‘大V’寄了这本书,他们会帮忙介绍。这样,我想从发售日开始,就能把信息扩散开!”


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汇报要像这样,明确到可以让更多人阅读的具体行动才是最好的。


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也就是说,在“①现状+②预估”的基础上,为了与“③应对”相连,要采取“下一步如何行动”的具体方案。


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“我接下来该做什么,我能做什么?”


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经常把这个问题记在脑子里的,才是情商高的人。


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其实,如果只预估对方的需求,能做到这点的人很多,但是,也仅仅停留在“预估”。


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拥有“俯瞰的天线”的人,敏感度很高,所以,他们在预测到下一步的时候,就已经开始行动了。


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行动与否,会产生天壤之别。


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要点


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“预估”之后,以最快的速度采取“下一步行动”。


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站在对方的立场安排工作计划

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→不要让对方的期待落空

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在职场上,情商比什么都重要。当我们面对上司和客户时,要考虑到对方的工作计划。这里所说的“考虑工作计划”,并非像秘书那样经常确认对方的日程安排,而是指首先要了解对方工作的先后顺序。


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不擅长做计划的人,无论对公司多么忠诚,工作效率都不会很高,周围人也难以给他好评。


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正所谓“一切工作,都是从先后顺序开始的”。


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工作的先后顺序分为5个阶段


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在职场中,不仅我们自己的工作先后顺序相当重要,上司也会要求我们正确把握工作的先后顺序。


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相信大家经常被上司安排工作吧?这时,我们首先要做的就是考虑这件事对上司而言有多重要。这里需要考虑的是,重要程度=完成的速度。


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我们经常会把上司安排下来的工作判断为“最后做也没关系”,但是对于上司来说,那却是希望你首先完成的任务。总而言之,正确地判断该以怎样的速度工作并在限定期限内完成也是情商。


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工作的先后顺序分为5个阶段:


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①一个小时内完成的;


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②半天之内完成的;


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③一天之内完成的;


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④两天之内完成的,隔天也没关系;


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⑤一周之内完成的。


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(比这5个阶段用时还要长的工作,不在当前的“工作先后顺序”考虑范围内。)


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面对上司安排的工作,如果我们总是只做同样的回应,不能说是有情商。如果上司希望能在一个小时以内做出反应,我们却做出④(隔天)的效率,会让上司感到为难。


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相反,如果一个上司不能掌控工作的先后顺序,而要急于要求一个小时以内的速度,部下则会感到“真糟糕,我本来不打算那么着急的……”这样难得的努力就白费了。


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不要让人问“进行到哪里了?”


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拥有“俯瞰的天线”敏感度高的人,在接受工作时一定会先确认截止日期,问:“什么时候要?”


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这在商务英语中叫作“due”,表示“截止”和“期限”。但在现实中,很多人即使被安排工作,也不会主动确认截止时间。


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上司说:“把××资料做好给我。”


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部下通常会回复:“好的,明白了。”但是很少有人继续问:“最晚什么时候需要这些文件?”


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换言之,在安排工作的时候,如果有人不间断地询问“什么时候要?”,那么,他就会得到“这个人情商好高”“真能干”的评价。当然,一定要遵守说出口的期限。


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如果你手里已经有非常紧急的工作,或者对新的工作还不够熟悉,不妨直言以确定更加具体的日期:“请问,我可以在×日×点之前交给您吗?”


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绝对不要让上司说出“进行到哪里了?”这种话。


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上司说出这句话,就意味着他内心非常焦躁不安,担心“最后会变成什么样呢?”“工作在推进吗?”,最终忍不住发问。


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如果被上司这样问了,你就要意识到上司和你在理解工作的重要程度上有偏差,今后一定要先确认截止日期。


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要点


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重视对方工作的先后顺序。


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委托别人时,不要只说“拜托了”

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→让人认为“容易共事”,你就赢了

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接下来将讨论,在你有紧急的工作要委托给同事、后辈、客户的情况下,你要如何向对方传达“无论怎样都希望今天完成这项工作”的想法。


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考虑到对方也很忙,这样的要求会不会让对方感到不适呢?我们一般会觉得这种想法是情商高的表现,但是,在职场上则不需要考虑这些,死守工作的期限才是最重要的。


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让对方有“无论如何都要按时完成”的意识,并让对方真正付诸行动,才是真正的高情商。


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说清“何故”与“何时”


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在这里,最重要的是说明缘由并且让对方理解工作的紧急性。然后,清晰传达截止日期。


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例如,下面这个情况:


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“事发突然,我们决定明天15点向重要的客户A公司做报告。为此,明天13点之前必须准备好相关的资料。百忙之中打扰您真的很抱歉,请问可以拜托您吗?”


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像这样,一定要说清情况如此紧急的原因(何故)与完成期限(何时)。


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如果你没有说清“何故”,就会让人觉得在被毫无意义地催促,并且觉得你完全不考虑别人的情况就直接委托。如果你没有说清“何时”,对方就会根据自己的工作节奏来处理,很可能赶不上完成期限,事后也会影响到你的工作。在这两点的基础上,如何有条理地让对方理解,也是很重要的。


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接下来,我要进一步介绍提高情商的另一个要点,即用能够“得到对方同意”的形式委托工作。也就是说,不要说“拜托您了”,而要说“可以拜托您吗?”这种请求对方许可的说法。特别是委托客户工作时,你的态度要表现出是客户本人决定是否接受这项工作,而不是由你来决定他。


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如果有这样的情商,哪怕对方把自己的工作推迟,也会觉得“没办法,就这么做吧”“都这么说了,只好接受了”,然后调整自己工作的顺序。


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保证留出准备的时间


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说句多余的话,一般只有相当重要的工作才会出现这种紧急的情况。否则,催促之人肯定会被周围人贴上“任性”的标签。你的周围有这种总是匆匆忙忙的人吗?我们在工作中常常感叹“要是能提前一周就好了,至少提前两三天告诉我也好……”由此可见,工作的进度其实与情商息息相关。


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“俯瞰的天线”敏感度高的人,在委托工作时会“尽早行动”“尽可能提前一步”。


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而且,他们为了能提前把工作拜托给别人,会给自己设定“提前一天完成”,即“这项工作在×日之前交付给××”,并按照这个期限,安排好自己的工作进度。


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这样一来,完成工作的时间富裕,并且“提前一天”交付给对方,也可以让对方安排出最理想的日程进度。


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这个期限并非由他人来设定,而是由自己设定,并且要做到言出必行。


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能够做到的人,自然也就能被周围人认为是“情商高的人”“希望能够一起工作的人”。


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“自己的工作”其实也包含“必须委托他人,和他人确认的工作”以及“自己一个人就能完成的工作”。


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首先要推进的是必须委托给他人的工作,可以放到最后的是自己一个人就能完成的工作。这才是职场中的基础知识。


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要点


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需要和他人共同完成的工作,日程上必须“提前一天”。


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观察对方,找准搭话的时机

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→工作顺利进行的秘诀

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我们可以通过努力提高自己的情商。当我写下这句话的时候,仿佛听到了有人在说:“唉,无论怎么努力也做不到啊!完全不行!”


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其实,提高情商并不是什么难事,关键在于“跟上对方的节奏”。


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“俯瞰的天线”敏感度高的人,可以在沟通的节奏间游刃有余。


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抓紧工作的节奏,一切易如反掌


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前文中,我们讨论了思考“他人对自己有何期待”的重要性,为了做到这一点,我们必须提前掌握周围人的“倾向”。


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例如,如果上司是无论何事都要提前完成的类型,那么与之相应的,我们也必须提早行动。


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通过日常对周围人的仔细观察,我们能了解大家都是什么类型的人。会有下面这样的情况:


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“××(老板、领导或客户),永远都在开工前一个小时就到单位了,所以无论怎样,我还是提前完成工作比较好吧。”


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“××会在每天上午集中处理事务性工作,所以商谈的时间放在午休之后吧。”


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只要稍微留心,我们就能知道周围人工作的节奏:


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“那位领导可是标准的早起型。每天早上到单位后,都会先读报纸。所以他读完报纸后,最容易沟通。与之相对的是,如果16点以后再去找这位领导,就会被认为‘太迟了’。”


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“科长是早上打不起精神的类型,整个上午都无精打采的。中午过后,他的心情就会很好。因此,最好在14点左右带着新方案去找他。”


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“那个同事总是周末早早回家,所以最好把需要沟通和委托的工作在周三、周四前和他说清楚。”


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此外,我们还能考虑到更具整体性的工作节奏。如:


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“那个部门的人每到月末就手忙脚乱的,所以要在中旬之前把资料带过去。”


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像这样先了解对方的工作节奏再行动,我们就能自然地推进工作,同时保持心情舒畅。


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判断搭话的时机


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提高情商的第一步便是紧抓对方的节奏,随之就能遇见所谓的“时机”。


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搭话、汇报或商谈时,时机是重中之重。


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但是,工作中常有突发的情况,这个时候,我们恐怕就无法像往常一样抓住最好的搭话时机了。和上司沟通时,很多人都感到自己无法抓住最好的搭话时机,特别是上司忙于工作的时候。


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话虽如此,但我们总不能一整天都观察上司,这样犹豫不前,不知不觉就到了下班的时间。如果这时跟上司说“我有一件事要汇报……”,对于上司而言,他好不容易结束了今天的工作,再听你的汇报就太麻烦了。


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尽管对方忙碌到让我们找不到搭话的时机,但有些工作必须当天汇报。这时,你需要做的仅仅是写一个便笺:


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“我想找您讨论关于××的事情,请问您有10分钟左右的时间吗?”


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把便笺送过去的时候,和上司说:


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“××科长,打扰您一下,我先把便笺放到这里了。”


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然后马上走出上司的办公室。


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这样做的话,就不会打扰到正在集中精力工作的上司。


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要点


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跟上对方的节奏,把握最好的时机。


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商洽、谈判、接待时不能有片刻大意

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→做一个反应灵敏的人

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能够看准并把握时机的人,自然也不会错失重要的工作机会。


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之前,我就发生过类似的事情。


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当时,我在经常光顾的居酒屋和公司的员工喝了一杯。虽说是在喝酒,但我们一直在讨论关于延长营业会议的公事。店内的客人不多,就在这时,一对外国情侣推门而入。他们二人好像完全不懂日语,因此,我的员工上前告诉他们这家店哪些料理好吃。这对外国情侣大概感觉我们很容易相处,便坐在了我们旁边。


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如果你是我的员工,这时该怎么办呢?是说“请开动吧”,还是等我来说这句话呢?想必你会感到困惑吧。更何况,我们之前未讨论完的营业会议的事情也十分重要。


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最后,我说了一句“请开动吧”。就在我这句话的话音未落之时,我的员工也紧随其后地对那对外国情侣说“请开动吧”,这不过是瞬间的反应。


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如果我的员工抢在我之前说了“请开动吧”,我就会想着“今天明明是为了营业会议而来的”,从而忽然停止对工作的讨论也说不定。


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如果我的员工在我说“请开动吧”之后,没有立即说同样的话,和我步调一致,我就会觉得自己的好意没有得到回应。就算我的员工在3秒之后才想起和我保持一致,也改变不了什么。


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不过是几秒钟的时间,或者说仅仅是3秒钟,你知道这瞬间产生的差别吗?


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尤其是在商谈等场合,有时候你的反应仅仅是迟了1秒,对方的感受就会有180度的大转弯。毫不夸张地说,这一瞬间能够成为人生的转折点。


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据我所知,所有成功人士对时机的把控都十分准确。拥有高敏感度“俯瞰的天线”的人,在重大场合中会全程保持高度专注,1秒也不松懈。


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我年轻的时候,以教授英语为业。当时我教授的英语课程,在今天看来并没有任何特别之处,但是大家却都来邀请我去讲课。我向客户打听了让我讲课的缘由,他们说在商谈或交往时,我能做到全神贯注、毫不懈怠。


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在与重要的客户进餐时,我全程高度专注,一直努力让对方心情舒畅地饮酒,得到了“虽然不知道缘由,但有你在身边,让我感觉心情很好”的评价。最后,教授英语的工作自然也由我去做了。


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要点


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重要场合,全神贯注于对方。


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致谢要即刻发送

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→不会被忘记的超简单方法

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前面已经反复强调过,“准确、迅速地抓住时机”是情商高的重要体现。但是,还有更重要的,就是致谢。


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例如,你曾受到某位客户的招待,并且想和这位客户建立长久的合作关系。你终于有机会拜访对方的公司,之后你会在什么时候给对方发送致谢的信息呢?


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如果你是对晚宴致谢,就可以在对方次日一早到达公司,坐在办公桌前的时候,一定要让他看到的第一件事就是你发送的致谢:感谢您昨晚的招待。


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如果是对白天的商谈致谢,则一定要当天——最迟也要在傍晚——向对方发送你的致谢。


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一定不要错过致谢的时机。如果你在第二天傍晚才给对方发送致谢的信息,对方就需要思考一番才能想起对你的印象,“啊,这么说,昨日也……”对方会进一步怀疑你是否真正重视他,只能在一般性的社交层面接受你的道谢。


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进一步而言,如果你想传递最真挚的感谢之情,最好不要发电子信息,亲笔写信会更好。


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正因为现在是电子化的时代,这种不过花费寥寥时间写上几笔的致谢方法,才能影响到对方的感受。


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我从一位在广告行业工作的女性口中,听到过这样一件事。


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她曾经参加了一个名为“广告撰稿人培训讲座”的讨论会,这个讨论会每次都邀请业界的知名人士前来授课。在讨论会结束后的酒会上,她拿到了讲师的名片。酒会结束后已经是深夜,她回到家后立即给当天的讲师亲笔写了一封道谢信,信中写道:“您今天的讲座内容,让我受益匪浅。”然后在次日一早,把信寄了出去。


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因为是同城,所以隔日那位讲师就收到了她的道谢信。看到前天的一位学生寄来了感谢信,而且信中内容十分真挚,那位讲师很是惊讶。随即,讲师就记住了她的名字。进而,她搭上了讲师的人脉,讲师还介绍了一份工作给她。时至今日,她已经成了爆款文案的广告撰稿人。


rr

迅速而且真挚的致谢,可以正中对方的下怀,这是浅显易懂的事。


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顺便说一句,在我的公司,每位员工都有一个代表自己的图标,并且我为他们定制了印有自己图标的便笺。因为我十分热爱网球,所以我的图标就是一个网球拍。


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这件事看似不值一提,但图标作为一种符号有着让人难以忘记的作用,能够给人留下深刻的印象。


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要点


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亲手写下的文字比智能手机更容易直击对方的心灵。


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在合作中,用“额外的付出”掌控局面

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→养成造就“绝对优势”的习惯

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“俯瞰的天线”敏感度高的人,能够时刻准备给双方创造双赢的条件。


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只是,做到这点并没有捷径,所以才说,养成事先预测下一步的习惯十分重要。我们不仅要在职场上预测对方的下一步,在日常生活中也应如此。


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比如,在门前排起长队的餐厅吃完午餐后,为了避免店员手忙脚乱,付款时尽量避免找零,或者我们可以使用电子支付的方式,这样就皆大欢喜了。


rr

提前预测下一步,让对方舒适,自己也开心——这就是所谓的双赢。


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即使无人指导,也要主动思考


rr

在职场上事先预测下一步,具体要怎么做呢?


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假设你被选入了某个项目组,在没有人给你安排任务的情况下,你修改了一份资料。然后,你把这份资料交到上司手中时,说道:“部长,这份资料看起来没有什么吸引人的地方,所以我稍微做了一点儿修改。可能我做得还不够完美……”


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项目组的其他成员都在等待上司的命令,而你却主动做了这样的工作,上司虽然嘴上会说“你没必要做这个”,但心中一定会觉得“这个家伙很能干嘛”。


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也就是说,你要做一些上司没有安排下来的工作。


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丰臣秀吉和他的上司织田信长就发生过这样的趣事。


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那是丰臣秀吉还叫木下藤吉郎时候的事情了。某个寒冷的冬夜,织田信长穿上草鞋时,感到鞋子有些暖和。于是,织田信长就训斥了丰臣秀吉:“你怎么能坐在我鞋子上!”但是,丰臣秀吉回复道:“今天晚上太冷了,所以我觉得直接穿上鞋子会很冷,所以先把鞋子抱在怀里温暖它。”虽然织田信长当时没有再说些什么,但是没过多久,他就给了丰臣秀吉更加重要的工作。


rr

要设想有哪些“多余的工作”,或是要多做一些工作,指的就是丰臣秀吉做的这类事情。


rr

如果上司对你说了“不用做这种事也可以”,这其实是一种夸奖。


rr

把这句话当作自己成功预测对方下一步行动的证据,打起精神吧!


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先实践,再改正


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我相信,大部分人都觉得“最好不要做多余的事情”,但是我必须在这里说清楚一点:但凡有这种想法的人,基本上都是一事无成之人。的确,有时候是真的“多此一举”,但也有可能因此受到重视。


rr

我们只能通过实践来判断做一件事是否多余。如果在实践过后,发现这件事多此一举,改正就好了。


rr

事后,我们可以对一件事进行多次改正。所以,第一步就是要动起来。哪怕你觉得做这件事可能有些多余,也要先试试看。即使最后你发现的确做了多余的事情,但和那些什么都不做的人相比,肯定会有所收获。


rr

能够帮助我们读出对方反应的行动有两个,分别是“让对方高兴”和“对对方有用”。


rr

就像丰臣秀吉用体温温暖织田信长的草鞋一样,如果我们能有丰臣秀吉的心思,就不会觉得“多此一举”很痛苦了,反而会觉得开心吧。


rr

“我再完善一下这份文件吧。”


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“后天的商谈,事先这样准备的话,对方也许会很高兴。”


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这样的想法就会自然而然地涌现。


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主动思考,才能让工作变得有趣


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从你动起来的那一刻开始,你的人生就从被动转变为主动了。


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只完成上司交代的工作,这就是被动。大部分被动之人一定经常觉得“为什么要我干这种活儿”,因而感到工作很无趣。也许在工作时,这些人只想早点儿回家,或者早点儿下班去喝酒。反之,如果我们面对工作时,想“这样做试试看吧”“尝试一下怎么样”,这样才是主动。


rr

被动和主动有着天壤之别。


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在被动化为主动的瞬间,哪怕是同样的工作,也会充满趣味,周围人会给你好评,工作会变得更加愉快有趣,进而形成一个良性的循环。


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工作变得有趣,并非工作本身有什么变化,而是你的想法、你的心情造就了这样的变化。


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被动永远辛苦,主动则充满乐趣。


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工作“主动”改变的瞬间


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主动工作,不但可以提高我们“俯瞰的天线”的敏感度,还能逐渐扩展自己的事业。被动的人绝对无法与主动的人相匹敌。


rr

主动之人,虽然有时会失败,但一定会考虑如何利用自己的失败。而被动之人,失败过后则会陷入低谷无法自拔。


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如果销售业绩下滑,不要只简单思考“哪里下滑了呢”,而是要进一步挖掘并分析原因。当我们分析出结果时,在想到“应该改正××”的瞬间,工作就“主动”发生了改变。


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打个比方,我为了工作每天都需要接很多个电话。


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但是,我在讲课的时候自然无法随时接听电话。可如果因为错过电话而丧失新的工作机会,就太可惜了。因此,我锻炼出了这样一个技巧:在讲课的时候,给学生们留出思考的时间,我便趁着这个空当,走出教室查看电话。


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经常有人问我,真的需要做到这一步吗?正是因为其他人没有做到我这种程度,我才会有“不输给任何人”的自信。


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要点


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不要总是“等待指令”“总之,先维持现状”,而是反其道而行之!


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rr 译者注:“汇报、联络、商谈”的读音缩写与日语中的“菠菜”相同。在职场上,这被称为“菠菜主义”。r
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