word公文办公技巧(用好WORD模板和样式库，让公文处理更快一步)

在处理公文时，我身边大部分同事的操作步骤是这样的：新建文档—开始打字（标题、内容等）—设置文字和段落格式，根本不在乎版心尺寸，不管格式是不是符合要求，直接打印给领导审核后发布。

其实，这样做跟工作态度有很大关系，既然是公文，那就是办公家的事，前段时间分享过公文格式设置规范，有兴趣的朋友可以去看看。

今天，利用WPS文档，和大家分享按照《党政机关公文格式》要求设置的默认模板和样式库的使用方法，能极大地提高工作效率。

一、默认模板的设置

首先新建一个文档，在“页面布局”选项卡下，打开“页面设置”对话框，按图1红框内设置“页边距”和装订线。

图1

纸张默认为A4纸。见图2。

图2

“版式”中，在“页眉和页脚”下勾选“奇偶页不同”，“距边界”页脚设置为2.8厘米，主要是为设置页码作准备。如图3。

图3

“文档网格”中，“网格”下选择“指定行和字符网格”，“字符”每行设置为28个字，每页设置为22行。如图4。

图4

最关键的一步来了：点击“页面设置”对话框左下角的“默认”按钮，弹出提示框提示是否更改页面的默认设置，点击“确定”返回。如图5。

图5

至此，默认模板就设置好了，当你再次新建文档时，页边距、版式、每页行数和每行字符数就是刚才设置的内容。

二、样式的设置和应用

文档中有一个功能强大的样式库，平时几乎被我们忽略，用好样式库，能很大程度地提高工作效率，避免重复设置字体、段落等格式，用好了甚至可以一劳永逸。

系统默认的样式有很多，其中在“开始”选项卡下显示的主要有正文、标题1～4、页脚、页眉等。

图6

公文中，标题一般用二号小标宋体字，分一行或多行居中排布。

正文一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

下面，针对公文中常用到的几种字体样式进行操作。

修改正文样式：右击“正文”样式，点击“修改样式”，弹出对话框，见图7。

图7

设置为三号仿宋体字，“对齐方式”选择“两端对齐”（图8中字体下方淡蓝色图标），在段落中设置首行缩进2字符，勾选“同时保存到模板”，会弹出提示，如图9。

图8

图9

用同样的方法，修改标题1为公文标题所需的样式（二号小标宋体字，居中排列）；修改标题2为正文中一级提纲的样式（三号黑体字，两端对齐，首行缩进2字符）；修改标题3为正文中二级提纲的样式（三号楷体字，两端对齐，首行缩进2字符）。

当然也可以新建样式，只要记住我们设置的样式对应设置标题还是正文，或者是正文中的提纲即可。

经过上述设置，只需要选择正文，点击“正文”样式即可设置为三号仿宋体字。选择标题或者把光标定位在标题段落中任意位置，点击“标题1”样式，即可把标题快速设置为二号小标宋体字，居中排列。

如果你有更好的方法，欢迎交流！