msoffice办公软件技巧(Office办公软件各种神操作，看到第1个就傻眼了，建议收藏)

01 word

从会用电脑开始，Microsoft Office Word就是我们最常用的软件。靠着它，我们写论文、写方案、写情书、写故事…

但是，你真的懂Word吗？

其实，这个软件背后，还有一大批隐藏技能你不知道。掌握他们，你将开启新世界的大门。前方高能，小伙伴们请站稳扶好。

1. 妙用Alt键，键盘之王

Alt是单词“Alter”的缩写，意思为“改变”。

在Windows操作平台下，Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键，能极大提高工作效率。

按住Alt，可以选择文章的矩形块文档，然后Ctrl C就可以复制，或你可直接修改这部分文字。

Alt键在office里的秘密还远不止如此：

按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。

用Shift Alt 上（或下）方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。

此外，Alt F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。

2. F4键，Word里的大神器

很多人都不知道，其实F4键是Office中的大杀器！Office中的“F4” - 重复上一步操作。什么意思呢？

比如我输入abc，按一下F4, 就会自动再输入一遍abc；

比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本，再按F4，就自动把刚刚设置的动作再重复一遍，应用到现在新选择；

还可以干什么？做表格时候，“在下方添加新行”这样的命令，全部都可以用F4重复！

最后，F4在PowerPoint也是同样的，可以干好多事！

3. Ctrl加字母，快捷键闪瞎双眼

Word是当之无愧的文字编辑神器，一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。

其实，绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关的，Ctrl C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…

最基本的快捷键，shift 上下左右。可以用键盘从当前光标位置选择文本。当然可以配合各种其他导航键，比如ctrl 上下左右，Home, End, PageUp/Down。此条对其他应用程序也有效！知道了如何用键盘选择，那接下来一定要知道F2的妙用！选择好一片文本之后，按F2，光标会自动变成虚线，让你可以不用按住鼠标左键拖动，而是用键盘的方式，将文本移动到任意位置！如何快速放大缩小字体呢？Ctrl Alt < 就是缩小， Ctrl Alt > 就是放大，很直观吧！如果还想更详细的调整字体，Ctrl D调出字体栏，配合Tab Enter全键盘操作吧：）Ctrl L 左对齐， Ctrl R 右对齐， Ctrl E 居中
Ctrl F查找， Ctrl H 替换。然后关于替换，里面又大有学问！巧用替换，可以帮你节省大把大把时间！
Ctrl Z是撤销，那还原呢？就是Ctrl Y，撤销上一步撤销！
Shift F3，英文全部大写，英文全部小写，首字母大写切换。
Ctrl Shift C 粘贴格式，再用Ctrl Shift V将对应的格式粘贴到另一端文字里。Ctrl Shift Home/End，选中光标前后的所有文本当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。Ctrl B 应用或取消加粗格式设置，Ctrl I 应用或取消倾斜格式设置Ctrl V 在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。Ctrl W 关闭选定的工作簿窗口。Ctrl Y 重复上一个命令或操作（如有可能）。Ctrl Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。显示了自动更正智能标记时，按 Ctrl Shift Z 可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。
WORD中输入三个等号然后回车，出来就是双横线
“显示/隐藏编辑标记”按钮，会显示段落标记和其他隐藏的格式符号Ctrl 1 设置当前段落行距为1倍，Ctrl 2 设置当前段落行距为2倍，Ctrl 5 设置当前段落行距为1.5倍
如何将PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。

4. 巧用“文档比较”，解放你的双手

Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮，别人做的任何修改，都会留下痕迹。

如果对修改的内容无异议，即可选择“接受所有修订”，一键搞定。

然而很多时候对一份word文档进行多次修改，且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能，导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。

当然word视图功能中有“并排查看”功能，但是比起“比较”功能还是逊色很多。

有一次审阅合同，对合同的很多处细节做了修改，修改的过程没有做任何标记，很多天后合同发给对方签署，对方要求将之前合同（word版）所有有过变动的地方都标记出来，以方便对方审核。

可是时间过去很久了，对方又要的急，所以就用到了“审阅”下的“比较”功能，很快的查找出了做过修改的各个细节，大大提升了工作效率。

这是“比较”功能的位置。

分别选择原文档和经过修改过的文档：

举一个简单的小例子，很快就检索出两份文档的任何区别：

5. 巧用“通配符”，Wildcard

有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除，这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示“^p^p”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^p”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。

这个替换的意思就是，将所有空两行的地方，替换为空一行。

类似地，你还可以多种通配符交叉使用，比如将所有的分行（^p）替换为制表符（^t），如此一来，所有段落将变成一行，并且能直接粘贴进Excel的一行内，自动分为不同的列。

其他的通配符还有很多，可以使用通配符来搜索多个单词。

例如，使用星号 (*) 通配符来搜索字符串（例如，输入 s*d 会得出“sad”、“started”和“some other day”）。

如何使用通配符查找文本？
在“编辑”菜单上，指向“查找”，再单击“高级查找和替换”选中“使用通配符”复选框在“特殊”弹出菜单上，单击通配符，然后在“查找内容”框中键入任何附加文字单击“查找下一个”

注意选中上方的“Use wildcard”（使用通配符）。

下面是通配符全攻略，使用的时候查看即可：

还有这些…

掌握了这些通配符，几乎可以搜索查找替换word里任意条件的内容。

比如，找所有句子与句子之间只有一个空格的地方（两个空格为正常）。

输入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

6. 双击分屏炫酷小技巧

双击Word中右上角的小横杠，轻松将页面分为两屏！

写文章时同时看前面的内容，完全无压力。

其实，小编觉得：Word里你会准确地设置字体段落页面，会用页眉页脚，会分节，打印之前知道预览，知道怎么用宏，会生成目录，你已经打败了超过90%的人。

以上这些技巧，能让你的工作更加高效、锦上添花！

02 Excel

Excel是Office三大神器当中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我们中的太多小伙伴，却一直把它当做是个“电子表格工具”。

今天和小编一起涨姿势，学会下面这些神技，你的Excel分分钟超过90%的同事！

还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具？

图样图森破。

看看下面这张图。

它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。

分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据，并制作了这张二十四小时会唿吸的地图，显示曼哈顿的工作与在宅人口。

利用条件格式与小方块，地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图。

什么？你说这还是专业设计师的工作，你用不着？

那下面这些技巧，你一定用得着。

1. 10个快捷键 - 10 Shortcuts

（1）快速求和？用 “Alt =”

Excel的函数功能非常强悍，求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。

（2）快速选定不连续的单元格

按下组合键“Shift F8”，激活“添加选定”模式，此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。

（3）改变数字格式

Excel的快捷键并不是杂乱无章的，而是遵循了一定的逻辑。

比如你想快速改变数字的格式，比如就能立刻把数字加上美元符号，因为符号$和数字4共用了同一个键。

同理，“Ctrl shift 5”能迅速把数字改成百分比（%）的形式。

（4）一键展现所有公式 “CTRL `”

当你试图检查数据里有没有错误时，能够一键让数字背后的公式显示出来。

“`”键就在数字1键的左边：）

（5）双击实现快速应用函数

同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数，只需要把光标移动到单元格的右下角，等到它变成一个小加号时，双击，公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。

这是不是比用鼠标拖拉容易多了？！

（6）快速增加或删除一列

对于那些整天要和Excel打交道的人来说，这个窍门或许能为你节省一点时间。

当你想快速插入一列时，键入Ctrl Shift ‘=' （Shift ‘='其实就是 号啦）就能在你所选中那列的左边插入一列，而Ctrl ‘-‘（减号）就能删除你所选中的一列。

（7）快速调整列宽

想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽？你只需要把鼠标移动到列首的右侧，双击一下就大功告成啦~

（8）双击格式刷

格式刷当然是一个伟大的工具。不过，你知道只要双击它，就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么？

（9）在不同的工作表之间快速切换

在不同的工作表之间切换，不代表你的手真的要离开键盘（可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键，你根本不需要摸鼠标）。

“Ctrl PgDn”可以切换到右边的工作表，反之，“Ctrl PgUp”可以切换回左边。

呃，不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……

（10）用F4锁定单元格

在Excel里根据函数填充数据的时候，有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化，也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候，你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号？简直是疯了…

其实有一个简单的技巧，就是在你选定单元格之后，按F4键输入美元符号并锁定；如果你继续按F4，则会向后挨个循环：锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。

如果你觉得上面这些太基础，那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了！

2. 10个让你“事半功倍”的函数，10 Formulas

函数（公式，Formula）是Excel区别于其他软件的神奇之处，然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

（1）NETWORKDAYS和WORKDAY函数

如果你的老板问你，今天距离元旦还要工作多少天？

你难道真的要对着日历一天天去数、一月月去算吗？

太年轻。

Excel里的networkday 函数返回起始日期（start_date）和结束日期（end_date）之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期。

可以使用函数 NETWORKDAYS，根据某一特定时期内雇员的工作天数，计算其应计的报酬。

而如果你的老板有一天忽然开始思考未来，他抓住你，问你，从现在开始再工作1000天，是哪年哪月哪日？

别哭。

有这样的老板不是你的错。丢给他这个GIF图：

没错，这个函数返回的常常是个数字，不是Excel算错了，是你的数字格式有问题，按下Ctrl Shift 3，就能显示日期啦！

（2）IF函数

If函数的意思就是“如果”啦，如果满足某个条件，就返回一个值，如果不满足，就返回另一个。

If函数的语法是这样的：

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中，logical_test 是要测试的条件。value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时，您希望返回的值。

比如，下面这个GDP表格里，小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。

（3）SUMIF 函数

Sum的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是对范围中符合指定条件的值求和。例如，假设在含有数字的某一列中，需要对大于 1000000 的数值求和。请使用以下公式：

（4）trim() 函数，处女座福音1

这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1单元格里有空格，这个公式会只显示其中非空格的内容。

（5）Clean()函数，处女座福音2

Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里，经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在，只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦！

比如下面这个函数应用之后，莫名其妙的多行空格就不见了。

（6）SUBTOTAL函数

SUBTOTAL函数其实是个函数组，就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。

SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差。

想算什么算什么有木有！

（7）SUMPRODUCT函数

这个函数的功能是在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。

SUMPRODUCT函数的语法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相应元素需要进行相乘并求和的第一个数组参数。Array2, array3……都是可选的。

比如，下面这个里面的函数目的就是把两组数字对应乘起来再加和。

（8）Text函数

Text函数能够将数值转化为自己想要的文本格式。

TEXT 函数还可以使用特殊格式字符串指定显示格式。要以可读性更高的格式显示数字，或要将数字与文本或符号合并时，此函数非常有用。

例如，假设单元格 C 中包含一组数字。要将此数字的格式设置为美元金额，而且保留两位小数，您可以使用下列公式：

=TEXT(C1,"$0.00") & "每小时"

Text函数的语法为：=text(value,format_text)。Value为数字值。Format_text为设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。

（9）SMALL & LARGE 函数

SMALL函数可以用来找到一串数据中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能够找到B2到B20的范围内第3小的数字。

同理，LARGE函数就是用来找最大值的啦。

看看下面这些国家里排名倒数第三的国家GDP是多少？

（10）INDEX MATCH函数

INDEX MATCH函数堪称是Excel里的神器，很多人甚至将这个函数的使用熟练程度作为判断其Excel掌握情况的标准！

这两个函数有些复杂，搬好小板凳，我们来慢慢说。

index（r,n）是一个索引函数，在区域r内，返回第n个单元格的值。

而 match(a,r,t)是一个匹配函数，t为0时，返回区域r内与a值精确匹配的单元格顺序位置；t为1时返回区域r内与a值最接近的单元格顺序位置（汉字通常按拼音字母比较，数字按值比较，数值符号按位值比较）。

通常可以将两个函数联合起来进行表间关联关系查询，通过match函数找到匹配单元位置号，再用这个位置号，通过Index函数找到与匹配值对应的关联值。

还是不懂？

没关系。

现在小编得到这么一组零件的规格数字（不要问小编要零件做什么用，小编本来就是搬砖的，今天为了你们也是蛮拼的）。

……

这个表格还很长，估计有个……100行吧。意思就是，左侧的规格，对应右侧的重量。

现在小编拿到一大堆这样的零件，经过千辛万苦，终于把这些零件的规格都搞清楚了，并且列出了下面组数字。

现在，老板忽然走过来：

小编，对，就是你！再对照表格，把每个零件的重量给我标记出来！

……

100多个你让小编一个一个填！那要是1000多个呢！？

小编想摔桌子，凭什么让我搬砖！

但是我忍住了。

因为小编早已看穿了一切。

我留了一手，Index Match刚好配上用途！

通过在前面的那组数字中查找规格，我很快得出了对应的重量。

我们来看看到底怎么算的。

=INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0))

这个公式里，MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的区域里查找和D2（也就是你的零件）规格“严格匹配”的那一行，“0”的意思就是严格匹配。

找到这一行的数字之后。Index函数的功能就是在B2到B100的区域内找到这一行，并且返回相应的重量数字。

于是你的零件重量不就出来了？

之所以都加了“$”是为了让这个区域“绝对引用”，不管我怎么下拉，这个区域都是固定的。

老板满意了，小编也放心了。

还不会？

没关系，复制这里慢慢学：

https://support.office.com/zh-cn/article/使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438

3. 其他神奇功能，Amazing facts

（1）你知道吗？Excel可以插入截图！

目前很多软件都提供截图插件，比如QQ和微信都有快捷键。但是有时候在用office编辑文档的时候需要截个图，那么这个技巧就是很方便的。

Office（包括word excel ppt）的插入选项卡下有一个“屏幕截图”选项，这几个字下面有一个小三角，点击小三角会出现一个“可用视窗”，点击“屏幕剪辑”，稍等2秒，等屏幕变模糊，就出现了十字形的截图光标，选择区域即可截图。

或者直接点击可用视窗下面的窗口（下图中有两个窗口），即可完成全屏截图）。

（2）条件格式让你的数据可视化起来

条件格式（Conditional formatting）是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色，或者给单元格前面加上一个红绿灯。

使用条件格式最大的好处就是可以为你突出显示你想要找的数据，如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。

例如，我想在以下数字中用显著的格式体现出各个国家的GDP情况。

你可以做成这样：

或这样：

以及这样：

很酷炫吧！

条件格式还可以和上面的函数共用，当满足某个条件时呈现某种格式。所有上面这些内容都是可以融汇贯通的。

为什么别人做事总比你快？这下明白了吧。如果你也学会这些神技，放眼望去，你的Excel已经超过90%的同事了。

03 PowerPoint

经常做PPT的人们，都会用这句话自嘲：Most people who make PowerPoint have no power and no point（大多数做PowerPoint的人既没有力量也没什么观点）。

今天来自清华大学的妹子就把自己精心珍藏的PPT制作宝典给我们投过来了。快来一起学习吧，把PPT变为你职场上的加分利器！

范潇晓，清华大学外文系2015届毕业生，曾任清华大学视觉中心组长，曾在花旗银行、China Daily和万博宣伟实习。

Office家族里，最“用户友好”的似乎就是PowerPoint了。

似乎隔壁老王都能随手做出几页。

但是，如果你把PPT做成这样：

或者这样：

有人说做PowerPoint的人既没有Power也没有Point？

一派胡言！做不出Power和Point只能怪你们自己做砸了PPT。

Power（在这里我们叫它“冲击力”）得益于精巧的排版、抓人的配色、合适的字体以及锦上添花的图片。

Point（在这里我们叫它“要点”）来源于得体的形式、你的想法、你表达的方式，以及各要素的组织形式。

下面我们就从这些方面来一个一个说说，如何做出高超的PPT吧！

1. 打开软件前…Think as a whole

在开始做PPT之前，你就要想清楚，你需要的最终呈现效果是怎么样的？是一丝不苟的学术分析？是抓人眼球的商业报告？还是可以充分夹杂各种私货的个人展示？

先把握结构和骨脉，才能丰满内容。

磨刀不误砍柴工。

比起打开PowerPoint胡乱拼凑几页，你更需要的是一个全局的想法。这要根据你的演讲流程走。

2. 珍爱生命，远离默认，No Built-In Theme

打开PPT时，不少人都会忍不住去点软件里默认的主题。但我要告诉你：珍爱生命，远离默认主题！

不知道MS默认主题做出来的PPT啥样？

喏，就是这样了▼

3. 只展示最核心信息 - Blah…blah..blah...

你不需要把所有的信息全部放在一页幻灯片上，你需要的是简明有力的标题和最吸引人的核心信息。

切忌把一整段话放在PPT上，你以为这可以在展示时帮到你，但照着念只会让听众觉得你是个傻帽。

在每一页幻灯片中，哪些是核心信息，哪些是次要信息，你应该用字体、字号和颜色等元素有效区分出来。

4. 排版，实用干货来了 - Layout

PPT排版的四大法则：

对齐 alignment对比 contrast集中 assembly统一 coherence
关于对齐

对齐有几种？相信你们都能给出正确答案。三种：左对齐，右对齐和居中对齐。

但你知道每种对齐方式都有什么优缺点么？（都在图里了）

巧妙运用各种对齐方法，你的文案能迅速散发出高大上的光环。

关于差异对比

要么完全一样，要么完全不同。比如下图这两个文字块，每一个部分内部都是相同的，但两个部分之间是完全不同的。

关于集中

要么靠的很近，要么离得很远。比如下面三首神曲的歌词，每一首歌曲内部排得都很近，而不同歌曲之间保持一定的距离。

关于统一

让你不用模板，但你也别每页都换一种style。

勤俭节约的精神就不用发扬到做PPT上了。注意！你有的是空间！有的是版面！不要费尽心机地把每一页幻灯片都填满。

更不要故意调大字体 ：）

5. 配色 - Color

你以为只有东北大妈才能hold住红配绿么？

并不是！如果控制好色相、亮度和饱和度，红配绿也能配出时尚范儿！

什么？你说你有21世纪新绝症——直男癌？！

好吧，那就记住这条傻瓜口诀：一页幻灯片不要出现三种以上的颜色。

一些我觉得好用的配色方案：

经典——黑白灰酷炫——黄黑 红黑和谐——深色配浅色活泼——酸橙配果绿沉稳——深蓝配浅蓝现代——黄蓝

如果你还是对颜色不感冒，这里有小工具可以帮助你：

Adobe Kuler（color.adobe.com）是在线色彩工具的典范。有数千个出色的预置色彩模板可供选择，你也可以利用这款既先进又好用的工具来生成自己的模板。

其他类似的工具还有Piknik （color.aurlien.net），Piknik是地球上最基本的色彩工具之一，只需轻轻移动鼠标去改变颜色，滚动一下改变亮度，然后点击复制数值到粘贴板上，大功告成矣。

做网站的时候，我每天都用它来为颜色选用找感觉，包括它看起来会如何、如果覆盖整个屏幕效果会怎样、做幻灯片用哪个颜色好等等。

0to255（www.0to255.com）也是我的至爱之一，是寻找颜色变化的一款非常震撼的工具。这让它在设计网站的边界和悬浮（hover）效果时表现出色，但你同样可以用它来为PPT的排版或其他要素寻找重点色。

6. 字体 - Fonts

最基本的一条建议是，做PPT请选择不带衬线的字体，例如英文中的Arial或中文里的黑体。

在Word里好看的字体不要用于PPT，反之亦然。一个PPT里最好不要出现三种字体，以及，不要艺术字。

7. 有关图片 - Pictures

非主流、渣像素以及水印，你好，再见！

如果有一组图片，你可以尝试稳重的矩形排版，以及稍微活泼一些的圆形剪裁。

相信我，在某一页插入一张全景图片，你可以收获非凡的逼格！

高清图片全屏显示，再配上一句加框的文字，时尚大片有没有！！

8. 数据可视化 - Graphs

别用Office自带图标配色，如果非要用的话，请改一改。

除了饼状图、折线图、柱形图……你的数据还有更多光彩照人的可能。

如果你在用Office 2013，恭喜你，你已经赢在了起跑线上。

最后，PPT是最有创意的工具之一，以上这些规则并不是用来严格遵守的，而是需要聪明的你来打破的。

毕竟，大众的审美永远不是最美的。你的才是。

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