办公室发票管理技巧与方法(瑞立诺财税：干货！不懂这些发票知识的会计，离升职加薪还很远)

发票，大家都不陌生，估计你会说谁还能没见过发票呢？但为什么很多人屡屡在发票问题上老出错？为什么会计时不时就被税务机关叫去问话：“你们公司咋回事儿，为啥备注栏又没备注！这已经是第2次了！下次再开错，直接带着钱过来交罚款吧！”

哎，说多了，都是泪。归根到底还是对发票的认知不足啊。

下面来看瑞立诺财税的总结：

1.报销光有发票还不够

发票是重要的涉税凭证。这并不是说日常报销做账业务中，有发票就妥了。

现实中有不少这样的老板，一般是中小企业的老板，缺乏起码的财务和税务知识，自己在外面应酬、采购、消费等开销支出，收了许多发票，定期不定期来到财务室，从口袋里大把大把的散发票掏给会计报销了事。

这样其实是非常不严谨的，因为报销工作并非有发票就够了。

比如，采购货物，应该配上入库签收单据；请客吃饭，应该配上事由说明；打的费用，应该配上起始地点或者事由。会议费发票，要有会议的邀请以及能证明会议是真实的其他资料。

这些都是最起码的报销资料，只有这样，会计才能知道计入哪个科目、如何核算，才能应对未来税务稽查的检查。

发票报销时，除了配足相关资料外，要不要在发票背面签字呢？

有的人说那没必要吧。其实不是，得由报销人签字，以明确相关人员责任。要不出事了，是谁的发票都不知道，弄不好财务人员还得背锅。

正常大企业报销应该是谁报销谁要在发票后边签字，证明是他取得的发票并过来报销的。或是谁取得发票，背面和报销单上都是报销人签字。

那你要问了，在发票背面甚至正面签字、写几句开支说明，违不违反《发票管理办法》？算不算涂改发票？

严格说不算涂改。因为涂改必须是对内容进行实质性的更改，比如，把“0”改成“8”，把“士”改成“土”，这才叫涂改，一般的签字和说明情况不算涂改。

2.发票内容要求严格

按《发票管理办法》的要求，开具发票时，必须正确填写所有栏目，包括时间、受票方全称、品名、规格、单价、金额等，还要盖上发票专用章。

如果发票开具的上述内容不正确，比如，某一项没有填，或者没有写正确收票方的全称，这样的发票，被称为“不符合规定的发票”。不符合规定的发票在未来入账时，就存在不被税务检查人员认可的风险，而不被检查人员认可，就可能导致一些风险。

发票不合规涉税有啥风险呢？

1. 不能抵扣进项税。

2. 不能扣除分包款。

3. 企业所得税不能税前扣除。

4. 土地增值税不能税前扣除：营改增后，土地增值税纳税人接受建筑安装服务取得的增值税发票，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，否则不得计入土地增值税扣除项目金额。

发票备注中尤其是建筑发票一定要写备注，房租发票要写租赁日期。

3.发票盖章问题

发票上能盖公章或财税专用章吗？

不能，必须盖开票单位的发票专用章，盖公章或财税专用章，都是错误的。

发票中如盖章不清楚了，能否在旁边再盖一个呢？

可以的，可在旁边补盖清晰的发票专用章，能正常使用。

发票上盖了发票专用章，但是手抖没盖清楚怎么办？

在不遮挡信息的情况下，在空白处补盖一个，或者严格点的话直接作废或红字冲销。

发票专用章盖颠倒了怎么办？

章盖歪了或者颠倒了，只要清晰可辨认，只是影响美观，不影响发票的使用效力。当然，也不要因此随便盖，还是要按规定加盖。

发票上的开具人、审核人、收款人能否是同一个人？

答：税法上没有明确规定不能为一人，但实务中大部分都是开票人和审核人不是同一个人。但发开票人可以和收款人为同一人。

4.建立发票使用登记制度

按《发票管理办法》的要求，使用发票的单位，都必须“建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，并定期向税务机关报告发票使用情况”。发票使用登记制度，不是可建可不建的制度，而是必须建的制度，否则按《发票管理办法》规定，你可能被处以1万元以下罚款。

这个制度的要点就是，发票购买回来、开具出去，必须对每一张发票进行登记，包括发票编号、性质、领用人等。

5.不收发票的税务成本

我见过一些企业老板经常遇到这种情况：采购了大件，没要发票。因为对方跟他承诺的是不要发票能少好几万成本。于是，有的人就欣然接受了。

我的一个老板朋友，他们公司装修办公室，需要采购某些建材，供应商称，开发票10万元，不开发票8万元，他打电话问会计：“哪个划算?"，乍一看，显然不开发票的那个划算，还用问么？那你就错了。这是为啥呢？

因为这里面充满着种种不确定性。比如在实务中往往可能是这么操作：因为装修中缺了这8万元的发票，于是会计不敢把这8万元计入装修成本。或者即使计入了装修成本，但在计算企业所得税时，又抠了出来。这样，就相当于多交了2万元的企业所得税。

另外，由于没有索取发票，所以5年内还承担着1万元以下罚款的风险，并且这优惠的2万元属于“违法所得”，有被没收的风险。

6.发票和白条子的区别

“白条子”相信大家并不陌生。有时你去店面买个东西，要回单位报销，对方却给你开个收据。这其实就是白条子。

简单来说，就是当你需要使用发票时，却使用了其他凭证代替，那么这个代替发票的凭证，就是白条子。

注意，只有当“应该使用发票时”，却用“收据”“提货单”等凭证替代，这些“收据”“提货单”才叫白条子，否则不叫白条子。你一上来就认为白条子就是“收据”“提货单”等凭证，这种理解就不对。

用白条子入账，按《发票管理办法》的规定，可被税务机关处以1万元以下罚款。

那你要问了，什么时候必须使用发票呢? 这取决于收款行为是否缴纳增值税。

如果收款行为要缴纳增值税，包括应缴纳增值税但免征增值税，此时就需要提供增值税发票，其他凭证都算“白条子”。如果不是增值税征收范围，就不能开发票，此时其他所有凭证入账，都不算“白条子。

以收据代替发票，这种手法经常用来偷逃税款，比如一些个体私营业主，当面对消费者为个人时，只开具收据来证明此项经济业务的发生，而不开发票，以避免税务机关的检查而偷逃税款。

提醒一下，由于使用白条子，属于违反《发票管理办法)的行为，所以，一个公司要管好发票，必须同时把收据也管好。如果公司内部某部门未经财务部对外收款，该开发票却开了收据，则也属于公司违反《发票管理办法》的行为，应承担相应的责任。

7.其他几个发票小知识

1) 有些发票常见好说，但有的比较个性化，不好区分。常见的如一般景区门票、机票电子行程单都是发票，而电影票、航班登机牌不是发票。教你一招，咱们普通人识别发票的一个小窍门就是，看上面有没有“xx税务局监制”的章，没有这个章的，肯定不是发票。

2) 财政收据，虽然听名字非常权威，但却不是发票。如果是政府的一些事业性收费，按要求是需要提供财政收据的，这主要是针对收款单位的要求。与发票不同，财政收据没有那么多罚款之类的风险，没有那么严格的使用要求。

3) 收据，不论是财政收据还是路边文具店出售的收据，都必须加盖开票单位的公章或者财务章。

4) 手写发票不能拆本使用，一本发票从开始用，到用完，都必须是完整的一本。

5) 不能携带和邮寄空白发票跨省。不仅是发票，在许多税务问题上，跨省往往意味着重大的变化。

6) 如果纳税人要开一种发票，但自己没有，可以到税务机关代开，代开时先交税。

7) 增值税小规模纳税人不能购买增值税专用发票，如果客户需要专用发票的话，小规模纳税人可以到税务机关代开增值税专用发票，客户照样抵扣。

8) 自然人可以去税务机关代开发票，但自然人不可能代开到增值税专用发票。

有财税问题，请上瑞立诺财税官网咨询吧。