办公软件审阅技巧(这些校对常识都不懂，还好意思说是办公室的)

估计很多笔杆子都有这样的经历，辛苦加了几个夜班写成的文稿，自信满满地交给领导审阅，谁知上来就被圈上了几个错字病句和误用的标点符号，细一看还有逻辑不通的情况。

如何避免出现这种尴尬状况、保证公文质量？校对，是必不可少的一环。校对是对写作、修改的补充和完善，可谓写作开流、修改正本、校对净后。

公文校对看似简单，做好不易，我们需要树立负责的工作作风，也要掌握科学的工作方法。今天，思响哥就与大家分享一些实用的公文校对常识。

首先，我们必须明确公文校对的六个原则：

先排后校。即先按照规定格式排版，打印出清样后再作校对。
逢文必校。不能因为有的文稿篇幅短、字数少、内容简单就放松校对。
每字必核。一份公文文字表述是否准确、通顺、简练，人名、地名、时间、数字、引文是否准确规范、严谨等，都要坚持一个标点一个标点地校，一个字一个字地核，不能有任何疏忽。
校写分离。公文起草和校对最好由不同的同志来进行。
急文稳校。越是急件越要沉住气、稳住劲，否则会导致一些明显的低级错误没有校除，酿成不良后果。
发前再校。

接下来，思响哥通过一些实例，为大家总结公文校对须把好的“三关”及一些实用方法。

1

语言关

公文语言要保证其严肃性、权威性，因此，要尤其注意校对这几类词语，规范使用，达到公文语言权威、准确、简洁的效果。

概约词

诸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多数”“少数”等不确定的词尽量少用或不用。非用不可时，要严肃对待，实事求是，切不可回避矛盾，或随意夸大。

介词

要避免介词连用。

如：关于对……的修改意见。

“关于”和“对”都指向同一个对象，两词连用没有必要。去掉“对”将上句变成“关于……的修改意见”时，显得更加明快利落。

专有名词

对公文中出现的人名、地名、机关名、事物名等专有名词要尤其注意，校对时要遵循以下几个原则：

1.按照权威部门认定的或长期以来通用的名称使用；

2.人的职务、机关单位名称、行政区划若有变化，应使用最新的名称；

3.使用标准全称，不要自作主张随意缩略；

4.名称在公文中的前后须保持一致；

5.名称必须与所指对象的性质相符，如“中央各部委”指中共中央宣传部、组织部、统战部、政法委等党中央的组成机构，“国家各部委”指国务院所属各行政机构。

格式语

对公文写作中约定俗成的一些格式化用语，要遵守约定，不得随意更改、立异标新。

如：

请示的结语用“以上妥否，请批复”；

平行文的结束语，如属知照事项不需答复的，则用“专此致函”，如属需要答复的，则必须用“专此致函，请复”；

报告的结尾，则需要使用“专此报告”。

如：请示语多用“恳请”，商洽函多用“商请”等。

词意易混淆的其他词语

如：

“权利”与“权力”、“截至”与“截止”、“起用”与“启用”、“制定”与“制订”等等，这些词语很容易混淆，校对时一定要分清该用哪一个，决不能含糊。

2

逻辑关

对于公文来说，逻辑是将全文语言紧密联结为一个整体的筋脉。违背逻辑原理的公文往往会出现结构混乱、词不达意、表意缺漏或者重复啰唆等问题，作用大打折扣。

因此，公文校对还需把好逻辑关，思响哥通过一些例子，来说明公文内容表述方面不易发现的问题。

概念不明确

在使用概念表达思想时，其内涵和外延一定要明确，这是基本的逻辑要求。

例：各部门间要加强协调配合，完善有关政策。

此句“间”是“之间”的省略，“各部门间”指的是各部门的相互关系，不是实体部门，不能作为主项与“完善有关政策”连用，应该改为“各部门要加强协调配合，完善有关政策”。

限制不当

限制是通过缩小概念的外延来明确概念的逻辑方法。

例：2014年—2018年，四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元。

此句是想说2018年四市生产总值达到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”，而后面对应的生产总值数只有2014年和2018年的，因此，用“2014年—”来限制“2018年”是错误的，应该改为“相较于2014年，2018年四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元”。

自相矛盾

在表达中，相互矛盾的两个概念或判断不能都存在。

例：实现互联网与农业线上线下“双融合”发展。

“双融合”是指两组“融合”，如A与B融合、C与D融合。而句中只有“互联网与农业”一组融合，与“双融合”是自相矛盾的，应该改为“实现互联网与农业线上线下融合发展”。

不符合方位逻辑

方位逻辑指含有方位词的命题，其“真”值依赖于在什么方位说出它，随着说出方位的不同而变化，如果不注意说出它的方位，“真”可能会变成“假”。

例：市政府文件表述“明确各区市政府对查处本辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

从讲述者（市政府）的角度讲，本辖区指全市区域；从被讲述对象（区市政府）的角度讲，本辖区则指区市所辖区域。例句混淆讲述者和被讲述对象的方位概念，可修改为“明确各区市政府对查处各自辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

3

政策关

严把公文校核中的政策关是保证公文权威性、严肃性的关键，是公文校对的“核心”。把好政策关，应做到“上下左右前后”六面看。

“上”看

“上看”就是要校对公文是否符合国家法律法规、党的方针政策和上级文件精神。

若遇到引用国家法律法规、党的方针政策和上级文件的情况，校对时一定要与原文一一对照。

“下”看

“下”看，就是校对公文制定的政策有无必要性和是否具有可操作性。

具体到某一政策有无必要制发，要看其对本区域内各项事业发展有无指导意义，与本区域民情民意是否顺应，同本区域财政的承受能力是否相匹配等。

其次，要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具体化、明确化的解决问题的办法和指导工作的措施。

如：

写明要“加强协调”，却没有加强协调的具体办法，也没有明确的权力和责任，公文成了“空”对“空”式的指示。

“有关部门要严密配合”，则没有指出由哪几个部门配合，工作上如何分工协作。

“左”看“右”看

“左”看“右”看就是校对公文政策在部门间的协调性，即看公文制定的政策是否超越发文机关的职能权限；是否与其他部门的相关政策相吻合，以避免文件间出现矛盾。

“前”看“后”看

首先要校对公文与本机关已有公文之间是否相承。

如，对同一问题的不同侧面做出新规定时，前后两个公文应彼此包容。若前面的公文不太适应新的情况有待修改时，要严格查找已有公文不符合现有社会状况的因素，并认真校对待发公文对其完善和修改之处。

其次要看公文后部与前部提法是否一致，不可出现自相矛盾或表述上的偏差。

把好语言关、逻辑关、政策关，一篇公文的校对就完成了一大部分。除此之外，还需注意错别字、标点符号、数字使用等细节。这些细节看似简单，但“小事切不可小视”，我们要注意“勤查”勘误，杜绝这些文稿硬伤。若想了解公文写作中标点符号和数字的使用门道，可参见公文写作系列课程。