办公室岗位技巧培训(念好“建强善重”四字诀 打造过硬专班办公室)

为筹备好重大活动，筹备单位往往选派一批人员组成临时性工作机构负责各项筹备工作，一般称为工作专班。重大活动工作专班承担的任务十分繁重，受领导关注度高、工作标准严、筹备时间紧，有着“临时搭台、马上唱戏”的工作节奏。因此，专班办公室自组建起就需要加强顶层设计、提前谋划，念好“建强善重”四字诀，才能更好应对重大活动工作专班各项任务和挑战，切实发挥枢纽窗口、参谋助手、协调落实、服务保障等职能作用。

“建”机制，坚持规范先行。专班办公室组建之初，就应逐步建立专班议事规则、公文办理、公章管理等有关管理办法，明确专班日常文件、会议、督查等事项的要求、时限、流程，以便做到权责清楚，避免“打乱仗”。在领导层以下建立牵头人机制，明确执行层面工作牵头人及工作职责，避免专班内部因工作机制不明、权责不清而造成衔接不畅。

“强”队伍，提升工作水准。专班办公室能否发挥强有力作用，关键看是否有一支强有力的队伍。特别是专班办公室各内设机构负责人责任重大，他们既要当指挥员，又要当战斗员，应优先选择具备大型活动组织经验的人员担任。授予内设机构负责人一定程度的选人权，配齐配强内设机构工作人员，抽调人员做到新老结合，形成以老带新的工作格局。

“善”协调，形成工作合力。为确保工作实效，专班办公室应结合实际情况，精减常规性的会议、材料任务，让各内设机构把更多的时间和精力用于推进工作、解决问题上。同时可以加强督查督办，采取倒排工期、挂图作战的方式，以颜色标识等可视化形式，对领导决策部署、问题改进等重点工作逐一销账，确保任务落地落实。

“重”基础，做到善始善终。专班办公室最重要的一项工作就是做好内外联络。而专班办公室为临时成立机构，基础较为薄弱，这就需要在初期根据工作实际建立“一图一表一录”（即：对内对外的组织架构图、工作任务表、通讯录），这样可以帮助专班办公室成员更好更快厘清上下级的隶属关系、梳理需要协调的任务、做好办文办会的准备。同时，要注意做好各类资料的归档工作，明确专人负责档案工作，建立内设机构档案联络员制度，做好各类文件、图片、实物的归档，留下宝贵档案。