机关办公室主任处事技巧(转载:《秘书工作》办公室主任“管好自己”,才能跟好将、带好兵)
- 办公技巧
- 2023-08-12 02:05:43
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潼关县供销联社(编辑:江峰)
一位国学大师曾说:“成为一个成功管理者,要花50%以上精力管理好自己。当你不能管理自己的时候,你便失去了所有领导别人的资格和能力。”作为兵头将尾的办公室主任,只有管好自己,才能跟好将、带好兵。
修炼品性,一个重要的方面是慎用权力,廉洁从政。从某种程度上讲,办公室主任官不大、权不小(隐性权力大)、责不轻。办公室主任要慎言慎行,慎独慎微,慎初慎终。领导越是信任,下属越是认可,办公室主任自我管理越要主动,“内控”越要严格。
既不能溜须拍马,给领导“抬轿子”,违规给领导办事;也不能以权谋私、以“位”谋私——打着领导旗号,给自己谋取私利;更不能放弃原则和底线,与违纪违法的领导同流合污。
要守纪律、讲规矩,主动净化社交圈、生活圈、朋友圈,自觉抵制拉拢、“围猎”、腐蚀,做到政治可靠、品德高尚、工作过硬、行为清白。
思维决定思路,思路决定出路。拓展思维,是办公室主任自我管理的重要任务。
以审时度势求思维拓展。首先,因时就势。在深入调查研究的基础上,确定工作思路。要以稳定为主,稳中求进;要选准突破口,顺利开局;要从易到难,循序渐进。
其次,择时造势。要对内增强凝聚力,对外扩大开放度,精心谋划大事,严格管理小事,把“内聚外放、谋大严小”融入办公室信息、调研、督查和文字综合、公文处理、后勤服务等各项工作中去,开创工作新局面。
以提高站位求思维拓展。办公室是“参谋部”,办公室主任是“参谋长”。既然是“参谋长”,那就要站在指挥员的角度来观察问题、思考问题,想领导之所想,乃至想领导之未想。提高站位,要求办公室主任上连天线、下接地气,牢固树立大局意识、群众观念,坚持职能导向、问题导向,带领办公室工作人员在“参”字上下功夫,在“谋”字上花力气,真正做到参在点子上、谋在关键处。
情绪,分为正面情绪和负面情绪。应区别对待、正确把控。
培育正面情绪。应注重培育自信、乐观、淡定等正面情绪。积极向上,充满自信,就能不怕挫折,攻坚克难;开朗豁达,保持乐观,就能不惧苦累,乐在其中;心态平和,遇事淡定,就能沉稳老练,荣辱不惊。办公室主任正面情绪越多,领导班子氛围就越好,下属积极性就越高,办公室战斗力、创造力就越强。
控制负面情绪。有了负面情绪,要及时调整心态,减压舒气,不能将负面情绪传染给同事。机关办事、社会交往过程中,办公室主任免不了受到误解和不公正的指责。能解释的讲清楚,不能解释的要忍受委屈,把话烂在肚子里。即使对方情绪失控,也必须做到骂不还口、打不还手。遇到这种情况,办公室主任在情绪控制上一定要理智、克制、镇定。试想一下,如果你也情绪失控,你也“还口”“还手”,那形象受损的绝不只是你这个办公室主任了。
办公室主任要养成优良的工作作风,必须在“实细严精”上下功夫。
以“实”养成。办公室主任只有老老实实做人、踏踏实实做事,才能履好职、尽好责。要把握党委、政府工作部署和领导要求,把握改革发展稳定的重点、热点和难点,把握办公室工作规律和特点,一步一个脚印地把工作向前推进,不断增强参与政务、管理事务、搞好服务的计划性、预见性、针对性和时效性。
以“细”养成。很多时候,群众是通过一件件事情及其细节来评价机关效率和干部作风的。办公室主任在举重若轻的同时,也要举轻若重,关注重要小事和关键细节。
既要及时发现和处理干部职工在思想、纪律、作风上的苗头问题,又要敏锐发现和纠正办文、办会、办事中的各类偏差,止小防大;同样,既要及时发现和褒扬干部职工在思想、纪律、作风上的先进事迹,又要敏锐发现和推广办文、办会、办事中的突出经验,以小促大。
办公室主任只有带头抓细抓小,言传身教,才能带动工作人员通过一次次、一项项、一件件积累聚集,养成好习惯。
以“严”养成。要严以律己。办公室主任的自我监督尤为重要。要不忘初心,牢记使命,严格自律,以身作则。在管好自己的同时,认真履行党风廉政建设第一责任人的职责。
要严守制度。办公室主任要带头执行制度,按规矩办事。举个例子,党委、政府实行秘书长领导办公室的体制,党政办公室主任在秘书长领导下开展工作。办公室主任要正确认知自己的角色,尊重秘书长,服从秘书长,该请示的要请示,该报告的要报告,这是规矩。
要严格把关。把关是办公室为领导做好服务工作的重要方面,也是改进机关作风的重要体现。比如:办文要把住数量关、内容关、格式关;办会不仅要把住数量关,还要把住规模关、时间关、议程关、材料关。
以“精”养成。办公室主任要把精益求精、坚持一流作为工作习惯,作为构建办公室文化、塑造办公室形象的重要内容。要强化精品意识,勇于自我挑战,不断开发潜能、优化自身,提升适应能力和工作水平。越是工作繁忙,追求越不能放松;越是任务艰巨,标准越不能降低。要以自己追求卓越、打造精品的榜样力量,带动办公室工作人员在办文、办会、办事过程中精雕细琢,努力把事情做到最好,做到极致。
(来源:《秘书工作》微信公众号2023年5月5日)
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