办公室开会小技巧口述(《沟通的方法》之冲突---主持会议)

主持会议=行为设计 全程控场

主持会议最重要的是降低存在感，提升掌控力。日常中无论规模大小，工作会议都要单独设立一个主持人，目的是将其与会议决策者区分开来。设立专职主持人，其实是为了在一个更可控的情况下推进会议。你可能会问，就是开个简单的部门例会，也要这么做吗？没错，团队再小也应该把主持人的位置腾出来，让成员轮流当主持人。这不仅仅是对团队成员的锻炼，也会规避团队领导“自导自演”的情况，并且让决策者最终的判断更有分量。

主持人的角色相当于牧羊人。牧羊人需要把羊往羊圈里赶；其次，要在羊群走散时负责把它们找回来。所以扮演牧羊人角色的主持人仍然应该引导大家收拢，让讨论边界变得清晰。

动作一：行为设计
主持好一场会议，前提是清楚会议的目标是什么。一场为了让所有人落实某项特定事宜而召集的会议，和一场没有既定的想法、只是为了集思广益而召集的会议，目标不一样，主持人和与会者的沟通方式自然也不一样。
1、设计场地
安排会议的召开地点，本身就是主持人和与会人员的一种沟通方式。比如，把会议安排在工作现场，和专门预定一个会议室，或者把与会者带到度假村开会，三者传递的信息显然是不同的。
2、设计时间
发会议通知的时候，也可以通过设计会议时间，预先向与会者传达信号。
3、设计环境
设计环境不仅体现在位置安排上。有的会议主持人还会把握会场中的其他一些要素。举个例子，通常在互联网公司，会议室里摆放的是瓶装水或一次性纸杯。但当会议参会方是一家体制内的单位时，心思缜密的主持人就会把瓶装水换成青花瓷的杯子，通过两排码放整齐的瓷杯向与会双方传达郑重感、仪式感。当这些本不应该出现在会议室的小道具出现时，无须主持人强调，会议的氛围也会相应地发生改变。
4、设计规则
规则的设计，简言之是在会前“立规矩”。
常见的会议规则跟下述三件事有关：
第一是手机和电子设备的使用规则设计。这是为了管理参会人的注意力。
第二是发言时间的规则设计。这是为了严防跑题和超时。
第三是会议材料管理的规则设计，会议不允许使用专门制作的PPT演示文稿，一律用文档，而且不能超过6页。使用文档首先是防止各部门为自我表现，在PPT设计上面下无用的功夫。其次，文档的信息呈现形式和PPT不一样，逻辑简明清晰，提供的信息更加朴素完整。更重要的是，文档无须讲解就能阅读。

动作二：全程控场
方法一：会前积极跑动
会议主持人要做的沟通，80%都发生在会前（比如场地、时间、环境和规则的设计），而不是开会的时候。非常重要的一点是，你要提前与会议上最终做决策的那位领导达成共识：“您有多长的发言时间？您看您的发言安排在什么时候？您是先说还是后说？”如果不提前做沟通，领导可能会在会议半途起身说：“你们继续开，我还有个事先走了。”那所有人都会接收到“领导不重视这场会议”的信号，你的主持工作也就难以为继了。
方法二：开场自我赋能
第二个控场的办法是准备好开场白，在会议一开始就向所有与会者传递一个强烈而清晰的信号：“我是主持人，由我把握会议程序，你们都要遵守我制定的会议规则。”进而起到自我赋能的作用。
方法三：会中敢于干预
当你发现要冷场时，可以马上说：“我们分个组，大家把意见在小组里先统一一下。”而当你预感小组讨论也难以推进时，可以说：“来，我们秘书组准备了一下，给每个组发一张大白纸，大家把意见做一个可视化的呈现。”通过有效的干预手段，让大家进入另一种发言结构，从而化解无人发言的问题。
暂停。这也是主持人的特权。“先停一下，回过头来看一下会议目标，咱们刚才的讨论是不是还锁在这个目标上？咱们收拢一下。”等大家冷静下来，重新思考问题。
吹犯规。发散往往是因为有人不按照规矩发言。
方法四：结束出口成章
好的会议总结本质上就是口述一份会议纪要，其中不会有态度或者感受层面的东西，只是就事论事而已。
会议纪要的核心要素包括：决议，也就是下一步的行动是什么？每一项行动的责任人是谁？行动的起始时间和截止时间是什么？记下这些要素后，就可以形成一份完整的会议纪要了。
主持人要提及所有人的意见。一场会议讨论的议题和每位与会者的工作息息相关，应该把每个人的意见都纳入进来，让大家意识到这场会议是所有人的事，要对各自的意见乃至后续行动负责。

会议前如何寒暄呢？
在这个场景里，最简单的沟通方法是发起一个请教——稍微提前关心一下周遭落座的与会者，问问他们最近在做的工作、发生的事。一轮请教下来，对方觉得很满足，你也会感到很轻松。绝不能聊待会儿开会的正式内容，也不能闲聊天。

学习体会：
我主持会议的经验很少，通过这几个动作让我学习到了要如何去进行。尤其是会前要积极跑动，通过设计时间、地点以及环境及规则来推动会议的氛围以及最后取得的效果，这些行为设计也适用于职场的方方面面。