大家好，今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——纸质档案整理工作步骤（三）

第四步 编号

归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时实体存取提供了条件。

(一) 归档章的项目

归档章式样（应为六个空格，下图为示例）：

全宗号

年度

室编件号

归档机构

保管期限

馆编件号

1、 全宗号：是档案馆为具有法人资格的立档单位编制的代码。

目前我校档案共划分为五个全宗，代码分别为：1—XXX学院、2—XXX学院、3—XXX专科学校、4—XXXX学校、5—XXXX大学。

2、 年度：是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003年，不能简化写成“03”，而应写成“2003”。

3、保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《档案保管期限表》给归档文件划定保管期限。归档文件保管期限为永久、长期、短期。可简称为“永”、“长”、“短”，也可用“Y”、“C”、“D”填写。

4、件号：即归档文件的排列顺序号。它是归档文件在分类方案中最低一级类目的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。

我校室编件号有两种方式：

一是按机构分类法进行分类的（党群、行政等类），即采用“年度——机构——保管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：组织部2003年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。当然，也有同一机构内产生的材料划分为不同类别的，则先按类别分类，再按机构、保管期限排列。例如：党政办公室产生的材料，应先按党群、行政分类，再按机构、保管期限排列。

二是按分类方案的某一级类目进行分类归档的（教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会等类），即采用“年度——类目——保管期限”分类的，室编件号应在最低一级类目内，按同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：①教学和科研类（其中综合类除外）在三级类目内编制件号；②其余各类（包括所有综合类）均在二级类目内编制件号；③财会类例外，先按归档机构排列，然后在二级类目内先按永久、长期、短期排列后再编制一个流水件号。例：教务处2003年教学计划、学籍变更材料等，分别划在2个三级类目中，应在这2个类目中按其保管期限的划分，编制永久或长期件号，均从“1”开始编流水件号。

5、归档机构：即档案形成部门。

6、馆编件号：由档案馆根据进馆档案的类别和保管期限编制。

(二) 盖归档章的要求

1、盖归档章的位置。一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如果领导批示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其他空白位置，但以上端为宜。以篮黑色印泥为宜。

2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等。档案材料一律杜绝使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰色笔。

3、改进盖归档章的方法。搞好两个结合：一是与机关内外收发文程序结合，在收文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件的首页上加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。二是与推行文书处理部门归档制度结合，给每一个部门分别配置一套归档章，每形成一份文件，就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章，这样，可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度。

附注：档号模式和标识与各类档案归档章示例参考

A、档号模式和标识：

1. 2003—DQ13—Y10 2003年—党群类组织—永久第10件

2. 2003—XZ12—C17 2003年—行政类人事、师资—长期第17件

3. 2003—JX13—2—C8 2003年—教学类全日制本、专科—招生—长期第8件

4.2003—KY12—3—Y6 2003年—科研类社会科学—省级项目—永久第6件5. 2003—SB18—C20 2003年—设备类第18号仪器设备—长期第20件

6. 2003—JJ17—Y16 2003年—基建类第17项工程—永久第16件

7. 2003—CP14—D3 2003年—产品类第14号产品项目—短期第3件

8. 2003—CB15—D2 2003年—出版类第15号出版物—短期第2件

9. 2003—WS12—C9 2003年—外事类出国—长期第9件

10.2003—CK14—D89 2003年—财会类凭证—短期第89件

B、各类档案归档章示例 ：

1、

5

2003

DQ13-10

组织部

永久

2、

5

2003

XZ12-17

人事处

长期

3、

5

2003

JX13-2-8

招生办

长期

4、

5

2003

KY12-3-6

科研处

永久

5、

5

2003

SB18-20

国资处

长期

6、

5

2003

JJ17-16

基建处

永久

7、

5

2003

CP14-3

校产处

短期

8、

5

2003

CB15-2

期刊中心

短期

9、

5

2003

WS12-9

国交处

长期

10、

5

2003

CK14-89

计财处

短期

另外，所有类别中的综合类举例：

2003年，教学综合类，第18件，教务处产生的长期保管档案。

5

2003

JX11-18

教务处

长期

（未完待续）