办公室整理服务技巧有哪些(高效时间管理技巧)

作为职场人，我们经常见到的一个现象：有些人每天都有忙不完的事情，从上班的那一刻起就开始忙活，下班后还在不停的加班，简直就是停不下来的节奏。我们发现这些人的工作完成的效率并不高，工作质量也很一般，还会经常有各种抱怨的情绪以及亚健康问题出现。但是，我们也会看到一些人从来不加班，但工作都能准时完成，工作质量完成的还不错。

其实，我发现自己就有很长的一段时间是上班忙个不停，下班继续忙得不停，每天就像有永远做不完的事情。回过头来再看自己的状态，立刻在脑袋里生成一幅画面：咬自己尾巴跑的狗！（“忙成狗了！”就这个意思）

如何不让自己忙成狗，如何提高工作效率，如何合理的安排自己每天的工作时间。接下来，和大家分享一下高效时间管理的十个技巧，希望对大家有帮助。

一、每天一上班就进入状态，先做最重要的事情

首先集中于做最最重要的事情，不要一上班就看手机、浏览网页。一些好习惯的养成，常常有助于工作效率的提高。每天一进入办公室就进入状态，浏览或者梳理一下当天的工作计划，列出今天要完成的工作。不要浏览网页或看手机，快速聚焦最重要的工作项上面。来自朋友圈的消息和新闻往往会浪费不少时间并分散你的精力。如果你忍不住总是想要上网溜达溜达，给朋友圈点赞，这时候应该告诉自己：“晚几个小时看，那些新闻和信息不会消失的！

实践证明：一上班就聚焦在最重要的工作上，往往能最高效最快速的解决问题，因为上午工作上半段的的精力最旺盛，但精力和焦点很容易被分散。解决的秘诀就在于：不让杂事分散自己的注意力、焦点和热情。

二、分类集中处理事项，大大提升时间利用效率

作为职场人每天所要处理的工作，如果仔细想来无非有两种：事务型和思考型（按照四象限划分也可以）。如果将你所要做的工作做如此划分，区别对待，也许你会收到事半功倍的效果。

事务型的工作不用太动脑子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断，如收发即时通、填写工作报表、收发资料等。这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理，即使在精神状态不佳的情况下也能完成。

而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待。在做之前要进行充分的思考，不停地想，苦思之后方有灵感闪现，这时要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段集中去做。

三、制定工作计划，同时设定倒计时产生时间紧迫感

每天面对大量的工作，谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况；如果养成定时做计划的习惯，效果是大大不一样的。要善于管理自己的工作。准备一个记事本，对自己每月的工作计划、每周的工作计划进行规划和跟踪管理。如果你桌面上有台历，可以在台历上的日期圈出每周重点要做的事项，这样也会起到时空提醒自己的作用。或者在办公桌上用便利贴写上，贴在醒目的位置提醒自己。

此外，制定工作计划之外，要给自己设定一个倒计时，利用倒计时所产生的紧迫感。这是心理学家推荐的自我激励方法。这种倒计时所产生的紧迫感能激发你的决断力和专注力，调动你的情绪和潜能。

四、用好GTD工具做好时间管理

用GTD（GetThingsDone）工具来管理每天要完成的工作项是个不错的尝试。关键在于如何用好它。常用的GTD工具有在线的WorkFlowy，还Evernote，离线的有Outlook等。手机也可以用手机下载一下时间管理的APP,其实手机上自带的备忘录和提醒事项的功能都可以利用。

用好GTD工具软件的个人经验是方便、快捷、有重要性排序。每天要完成的工作项一目了然、可追溯等。一般每天在下班之前就设定好第二天的工作任务并已排好序，这样第二天一上班就打开任务列表，对今天要完成的工作项一目了然；然后每做完一项工作，就设定状态为已完成。在线GTD的好处就是随时随地想到了都可以修改。在家中，在路上，在公司，都可以同步。用好GTD对做好时间管理和目标管理很有帮助。

五、学会沟通

工作效率提升也需要沟通获取良好的外部环境和资源。对于HR而言，遇到最多的时间管理上的问题是什么？沟通问题。

每天用一定的时间来和同事、上级沟通。有良好的沟通心态、学会倾听，就能获得积极的沟通效果。工作软环境、工作需要的资源就能获得支持！这对工作效率的提升有非常大的作用。

很多时候有效沟通可能比抓紧时间做事还重要！很多有经验的人都知道：领导布置下来一项任务之后，先和领导沟通好预期的结果和方式很重要。只有当你真正明白了要做什么，怎么去做的时候，再去行动。这样返工的几率就低的多了，自然效率也就高了。这就是所谓的“磨刀不误砍柴工”！

六、提升自己的专业能力

能力强才有解决问题的效率，我想这个道理大家都懂的。一个刚毕业的业务不熟、专业不精的人去解决一个问题，往往半天都找不到门道。半天一天的时间可能要被白白浪费在知道自己要干什么上面。

有时候，要知道自己要干什么也是一件很难的事情，需要对业务和需求、专业等多方面的理解，而不知道自己要干什么更不用谈工作效率了。即使知道了要干什么，下一步还有怎么做的问题…

这一切都要求我们提升自己的专业能力。没有专业能力，提升工作效率无从谈起。如果你的专业能力越强，经验越丰富。那么你做一件事情比别人消耗的时间就越少。这时候你就需要考虑是不是可以接受更大的挑战，多做一些重要但是不紧急的事情。

七、保持工作环境的有序和整洁

实践证明，优雅整洁的工作环境，打造高效健康的工作区，能大大激发工作的热情和潜能，这就是为什么美国的大公司纷纷在工作环境和装修上大请设计师的原因了。

建议大家经常收拾一下自己的办公桌，保持整洁有序，这对我们在潜意思合理利用时间有很大的作用。

八、控制情绪，提升自信

通常影响我们效率的，不是繁杂的任务和时间管理的问题，而是我们的情绪！我们通常被情绪所左右，压根不想工作，不想干活，拒绝合作，这才是我们拖延和被动的原因。

好情绪能提升工作效率自信心就是对良性结果的期待！遇到挫折的时候抛弃所有的主观情绪，只追问自己：如何解决问题？在想办法解决的过程中，要有信心，要进行自我暗示相信一定会解决一定能够解决。这种对良性结果的期待就是自信心，这种自信能大大提升工作效率。

而坏的情绪好坏往往会影响到工作状态，要求自己尽量不要把一些不好的情绪带进工作里，当然谁也不可避免遭遇气愤、低落的时刻，但要学会控制。每当这时，闭上眼睛几分钟，告诉自己：“只要不发作，就又战胜自己了”。能够管理自己的情绪了，也就意味着在走向成熟。此外，要学会把生活和工作上的事情分开。

九、要学会拒绝

我们HR在平常工作中都非常乐于助人，其他部门员工平时有个什么工作都会找我们帮忙。刚开始的时候，我也非常乐意这样做。但时间久了我就发现问题了。

举个例子：我的办公软件用的比较好，所以经常有些部门员工让我帮他们处理EXCEL问题，修改PPT,发展到最后很多人直接让我帮他们做了，我几乎不能去回绝别人对我的要求。我加了很多班，但是还是不能完成他们交代给我的所有事情。结果他们表示不满意，而我也表示要崩溃了。

如果你从不回绝别人，你的答应就显得毫无意义。承担能力所及的事情。如果别人不停地指派给你更多的事情，你需要明确的表示那意味着将会耽误其他的工作。为了应付这种事情，我会随身携带一张列有待办事项的纸。当人们叫我去做什么事情的时候，我就给他们看这张纸，并且问他们我应该为他们挤掉哪个事情。这是我用来拒绝别人的一种好办法。

十、彻底放松和休息

也许你不相信，提升工作效率，加强时间管理的最后一点是彻底放松，休息。你放松了，休息好了，就能有效率。相反，连续加班，持续高压，这种工作效率是不可持续的。工作是一项长跑，不是50米冲刺。一次彻底的放松，才能更有精力去工作。这样的事情很常见，问题的核心是：什么才是最有效的彻底放松？冥想（静坐）、和知心朋友聊天、散步、音乐、旅行…。所有最适合自己的让你最放松的放松就可以了。休假的时候，就彻底忘记工作。告诉自己：“工作是忙不完的，没有你，公司还是一样转动。也许还转的更快呢！时间管理的目的是什么：不就是为了更好的提高工作效率，快乐的生活。

最后，总结一下。职场人高效时间管理的技巧总结起来就是：进入状态、分类处理、制定计划、利用工具、学会沟通、提升专业、环境有序、控制情绪、学会拒绝、放松休息。

以上是关于高效时间管理技巧的全部内容，希望对您有所帮助。

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