办公技巧存档(职场人必备小技能，让收藏的文件不再吃灰，工作效率翻倍)

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一键收藏变得越来越方便的今天，如何有效地对搜索的信息、资料进行整理、分类、归档越发重要。

倘若不对我们收藏的信息建立一套整理流程，那么，再有价值，再有美感，再昂贵的东西，都很难在需要的时候及时被我们找到。

我们需要如何去整理、归纳这么无比珍贵的信息和资料，才能确保自己轻装上阵呢？

之前有一本风靡全球的家庭整理类的书--《断舍离》，日本杂物管理咨询师山下英子推出了这个新概念—断、舍、离，今天介绍的信息分类整理与它有着异曲同工之妙。

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很多人会在知乎、微信、逛某个网页时把看到的对自己有用的信息随手收集起来，但是由于没有形成对自己的信息有效管理的思维，缺乏收纳、删减、整理，从而导致囤积了很多已失去时效性的信息，只囤不用，久积成病。

但其实，无论是收藏网页、收藏微信文章，还是屏幕截图，都会让信息变得臃肿，杂乱无章，从而淹没了信息的价值。

我曾经也收藏了很多自己认为以后或许能用得上的网页、文章，或者遇到一些重要信息时，我都会随时截图，但要找的时候非常痛苦，还得一遍遍去翻历史记录，又不知道准确的位置，脑海里只有一个模糊的印象，还不如直接重新上网搜索关键词来得痛快。

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收藏是一种非常差的保存方式，单靠一键收藏保存，看似很方便，其实如果你没有经过加工处理，内化为自己所用，那还是别人的东西，你只是充当了一个免费的搬运工，实际上是没有任何益处的。

整理信息要有逻辑，有属于自己的一套方法，就像居家收纳一样，形成一套自己的专属的收纳思维和习惯。

删掉一些久积不用，删掉一些质量低，删掉一些和自己目前状态不相关的信息、资料，那些不明觉厉的文章，在现有的情况下不能为你所用，再牛再干货也没有意义。

每隔一个月左右就进行一次收藏的“大扫除”，不要舍不得删，随着自己能力的提升或者环境的改变，就会发现自己以前欣赏的东西和现在喜欢的截然不同。

把收藏的信息、资料进行内部消化，转化为自己可以理解的，然后给其贴一个自己能联想起来的标签，甚至是把删减后的优质内容进行合并同类项，整合一下，并将这些信息和自己当下的生活和工作关联起来。

对于以后可能会反复看的，或者可能会重新引用的，都要进行分类保存，用小标签列出关键字词，方便自己能够快速找得到。

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对于我自己手写的读书笔记及上课记录的笔记，刷题时遇到的典型题，或者其他纸媒上的有用信息。

我会用扫描宝整理，并归档保存。

核心功能：纸质文件拍摄—文件清晰化—文件转化成PDF格式文件—存入印象笔记中，根据实际情况分类，并贴上自己容易联想到的标签。

对于细小又很有用的信息，都可以利用扫描宝扫描保存。

再介绍一个好用的文档整理软件--全能扫描王，用它将纸质文件转化为PDF格式，方便存放于网盘、移动硬盘、电脑和手机中，集中存放和管理。

纸质文件拍摄—文件自动清晰化—文化转化图片保存—图片存档保存

微信小程序中有一款名叫JobPLus 小程序，既不占用手机内存，还能帮助我们当场制作电子名片，还可用于创建分享自己的电子名片、扫描纸质名片、名片夹管理等。

用Xmind作思维导图梳理自己的信息体系—在电脑或云盘中建立相应的文件夹—迭代，永远要迭代。

对于以前积累的过多文件，可以利用化整为零的方法，以周为单位，一点一点地把它们消灭掉。

利用好坚果云、网盘、Xmind等协同办公软件，将大大提高我们的节省我们的时间，提高我们的工作效率。

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