邮箱办公技巧(【青年之家】职场宝典之办公邮件要注意什么？)

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写新邮件的最佳顺序：附件、正文、标题、收件人

首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。

其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」；而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。

而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。

不要把文字变成图片

这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：

首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件，非常难以阅读。

其次，手机读邮件会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。

还有，图片上的文字是不可搜索的，日后被找到的可能性大大降低。

掌握倒金字塔叙事

倒金字塔的叙事方法是很有用的：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意

谁——这意味着你需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人。

什么——你需要描述清楚自己的需求或者要求，这样对于邮件沟通没有任何益处。

何时——明确这个需求的时限。

为什么——请让对方明白这件事情对对方而言的重要性。

怎么样——如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。

用对方的语言和思维方式

每个公司，哪怕只是一个五人的创业团队，也存在分工。所谓「隔行如隔山」，你不能要求他人对你的工作了如指掌，也不能假定自己对其他部门的业务知根知底。

从人情世故上说，这样的邮件也能够让对方产生「这人比其他那些瞎指挥的家伙强点儿」的印象。沟通起来也顺畅。

多用点，少用面

我个人最害怕看到的邮件，就是乌泱泱几个大段，需要费劲巴拉地去里面刨出对方的重点，加以消化吸收。

而通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。而且点和点之间没有重复，逻辑清楚。

更好的邮件，是把复杂的事情分成几个大块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，把不可泄漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆大欢喜。

多说事实，少说道理

比如你在针对一个逾期项目发出邮件的时候，最好的方法是问人什么时候能做好，其次的方法是说这个项目逾期了，最差的方法是说「你们技术部门能不能不要三天打鱼两天晒网这么简单的需求都做不出来」。

在邮件中施以「诛心之论」不但容易伤了和气，也往往会让发件人陷入巨大的被动之中。

而且，话说回来，很多事情其实可以通过电话或见面沟通解决，远不至于走到在邮件里擦枪走火的地步。

不要抄送一堆人

首先，在一封邮件里，加入更多收件人的时候，务必在邮件开始处写上「 John」之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。

其次，每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的事情有关的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道应该说些什么或是做些什么。

最后，很忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或者公司里的头头脑脑加入邮件。

邮件的归属权

你应该明白的是，在很多国家和地区的法律定义中，公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着，公司有权力看你的任何一封邮件。而且，在公司的电脑上，哪怕是用个人邮箱发出的信件，都有可能被定义为公司资产。

这意味着，不要用公司邮箱发不该发的东西——包括任何违反公司规定或当地法律的讨论。

注意标点符号

用对标点符号、不要中英文标点混用、分清「的地得」、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首字母大写……这都是最基本的书写要求。

而更高的商务书写要求，还包括那些能让收件人更快阅读邮件的技巧，比如在英文单词前后都加上空格，比如用更短的分句，比如统一字体、字号、文字颜色等等。

不要以为你的收件人看不出这些细节。不是每个人都有梵高的水准，但大多数人还是能对《星空》发出赞叹的。

新建邮件：一个新的开始

个人碰到的一个常见的情况是，一封邮件会经过无数次的Reply或Forward。这效果就像在论坛跟帖，很壮观，或像一部历史剧，或像一出折子戏。如果到你这儿，请试着另起一封邮件，让它们安睡吧。

及时回复：不让邮件沉没

工作中以邮件为主要沟通手段，还是有必要及时回复的：表示已收到邮件，正在处理，已经安排，稍后答复，甚至可以酌情回一个电话，依此类推。

图文来源 | 人民网

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