办公技巧tips(在家办公遭遇拖延症？时间管理大师的8个小tips拿好不谢)

华章妹说

一场全国规模的疫情，给无数中国企业带来困难，也让无数的工作者们只能在家办公。

然而，在家办公最大的困难就是注意力集中和办公效率。

你因此会知道为什么同样的时间、同样的忙碌，因为时间管理方式的不同，所取得的成效千差万别，所造就的人生也完全不同呢？

如果你对效率提升和时间管理有兴趣，阅读本文能让你在反复实践后形成自己的习惯和规律。不仅仅是在家办公，也能帮助你实现更为精彩的人生！以下，Enjoy：

作者：博恩·崔西

来源：华章管理（ID：hzbook_gl）

在日常生活中，每个人要处理的事情实在太多，因此任何人都没有足够的时间完成所有的事情。你每天被做不完的工作、个人职责、项目、看不完的杂志和图书吞没了所有的时间。你一定很想从这种忙碌的状态中解脱出来！

但事实上，你永远不可能完成所有事情，也永远无法完成你要做的所有任务。对你来说，完成所有任务，然后全身心地放松、享受休闲时光，似乎是一个遥不可及的梦。

如果只是简单地通过提高个人生产力来解决上述问题，那么只不过是解决了皮毛而已，问题的根本并没有得到解决。无论你要做多少事情，也无论你掌握了多少提高个人生产力的技巧，都无法在有限的时间内完成所有事情。

数不清的职责像滔滔江水一般，源源不断地占据了你的生活，你只有改变自己的思维方式、工作方式以及处世的方式，才能自如地驾驭你的时间，掌控自己的生活。

你只有学会放弃，把时间和精力放在那些能够改变你生活的重要事情上，才能有效地安排你所要面对的那些事情。

你一定听说过一个古老的问题，“怎样才能吃掉一头大象？”答案是，“一口一口地吃！”

同样道理，你怎样才能吃掉你那只最大、最丑陋的青蛙？当然是用同样的办法。

也就是说，把我们要做的事情逐步分解为一系列的行动，然后从第一步开始着手做。

你在脑海中思考如何行动，制订出计划并做出决定，是你克服拖延症、提高生产力的最有效的手段。

这些行动可能包括明确目标、制订计划、采取行动，所有这一切会决定你的生活轨迹。

对如何行动进行思考，并进行周密计划的过程会释放你心智中的潜能，激发你的创造力，增强你精神和身体的力量。

如果不这样做，结果会如亚历克·麦肯齐（Alec Mackenzie）说的那样，“不谋而动，是所有失败的原因”。

在采取行动之前制订计划的能力，是你衡量自身综合能力的一个基本标准。计划制订得越周密，你就越容易克服拖延症、迅速行动、吃掉青蛙，并能不间断地保持行动的状态。

01 提高回报率

你工作的首要目标，应该是尽可能从你的脑力、体力和感情投资中获得最高的回报。

据观察，每拿出一分钟制订计划，在行动时会节省出相当于制订计划10倍的时间。

所以，每天你只要拿出10～12分钟来制订计划，就能节省出将近两小时的时间。

我们常说的6P原则也证明了这个道理，“提前做适当的准备，能够避免表现不佳”。

当你发现认真做了计划对于提高每一天的工作效率、提升业绩的帮助有多大以后，你还会发现能这么做的人实在寥寥无几，这确实是非常遗憾的事实。

尽管制订这样的计划实在是再简单不过的事情。

只需要一张纸和一支笔，抑或是用电脑和手机，你就能完成计划的制订：只需在开始工作之前先坐下来，把你要做的每一件事情都逐条写出来。

02 每天节省出两小时

无论你准备做什么，都应该先列出一份清单。每次想到什么新的事项，在开始做之前都先把它加在清单上。

如果你一直坚持先列出清单再开始工作，那么，从一开始你的生产力就能提高25％，相当于每天节省出两小时。

当前一天的工作结束以后，要开始制订第二天的计划。

把尚未完成的事项、需要在第二天完成的事项，都写在第二天的计划上。当你在前一天晚上制订了计划之后，即使你入睡了，你的潜意识也会围绕这个计划转。

通常情况下，当你第二天早上醒来时，你的脑海中就会涌现出灵感，从而使你能更快、更好地完成工作。

在制订必须完成的工作计划上，你提前花费的时间越多，你的工作效率、工作的有效性就越高。

03 目标不同，计划不同

你需要针对不同的目标制订不同的计划。

首先，你必须拟订一份总计划，在这份计划上，你把能想到的、未来能做的每一件事情都写下来。

在这份总计划上，你要写下脑海中想到的所有任务以及相应的职责。之后你可以对计划中的事项做进一步整理。

其次，你应该在每个月月末，为下一个月要做的工作制订一份每月计划。其中的某些事项可以是从总计划上分解到这里的。

再次，在每周工作开始前，你要提前制订一份每周计划，来计划一周的工作。每周计划是基于你对整周工作的统筹而制订的。

这种系统化的时间安排训练对工作非常有帮助。

许多人告诉我，他们每个周末结束前，都会花费一两个小时来做一下未来一周的工作计划，这已经成为一种习惯。

这种习惯极大地提高了他们的生产力，并彻底改变了他们的生活。这种方法也适用于所有人。

最后，你应当把每月计划和每周计划上列出的事项分配到每日计划上，在每日计划上写出你在第二天需要完成的所有工作。

当你在白天工作的时候，每完成一项工作，就把那些已经完成的事项从每日计划上勾掉。

这样你每天的计划完成情况就清晰可见了。

这能让你产生成功的喜悦，并激发你前进的动力。

当你看到清单的执行情况，发现自己在不断地取得进步，这会激发你的自信和自尊。持续、可见的进步能够促使你不断进步、克服拖延症。

04 吃青蛙定律 　

抵制诱惑，不被小事所引诱。

你要记住，不管你选择先完成什么任务，久而久之都会形成一种固化的习惯。

如果你选择每天先做低价值的任务，你将很快养成先做低价值任务的习惯。这一定不是你希望养成或保持的习惯。

你要在一开始就处理重要的任务中最难的部分。一旦你开始处理最有价值的任务，你才会很自然地有兴趣继续往下做。

如果你在思想上愿意为了有意义的任务来忙前忙后地工作的话，那么你会看到完全不同的结果。然后你要通过不断地以这种思维工作，进一步强化头脑中的这种意识。

05 任务的数量vs任务的重要性

有一项很有趣的发现。在10项任务中，完成每项任务需要的时间大致相同。但是，这些任务中的一项或两项产生的价值是其余任何一项任务的5倍，甚至10倍。

通常来讲，如果在一张项目计划上列出10项任务，其中一项你必须完成的任务远比其他9个剩下的任务更有价值。那么这项任务就是你应当最先吃掉的青蛙。

你是否能猜出一般人最容易拖延的是什么任务？

事实上调查显示的结果很糟糕，很多人的拖延清单中最多的就是能产生最大价值的最重要的10%～20%的项目，这些项目是“极重要的少数”。

人们忙碌于那些不重要的80%的项目部分，在对回报没有太大影响的“不重要的多数”工作上花了很长时间。

06 关注重要活动

你常常能够看到有的人终日忙忙碌碌，但几乎看不到工作的结果。这几乎可以全部归因于：他们忙碌的是一些低价值的任务，但对某项重要的活动却一再拖延。

如果他们能又快又好地完成这些重要的活动，无论对公司还是他们个人的事业都会产生实质性的、重大的影响。

每天你能完成的最重要的任务通常是最艰难、最复杂的任务，但是，圆满地完成这些任务所带给你的回报和奖励也是巨大的。

鉴于此，如果你还有最重要的20%的工作没有完成，你必须坚定地拒绝做重要性很低的那80%的工作。

当你开始工作前，首先要问问自己：“在我所有的活动中，这项任务属于最重要的那20%吗？”

07 自我激励

如果你在脑海中设想一下，开始完成重要的任务以及完成了重要的任务的场景，你就能以此激励自己，战胜拖延症。

事实上，完成一项重要的工作所需要的时间与完成一项不重要的工作所需的时间通常是一样的。

区别是你完成重要的、有意义的工作能获得极大的自豪感和满足感。

然而，当你完成一项低价值的工作时，即使耗费了同样多的时间和精力，你也只能得到很少的满足感，甚至一点满足感也得不到。

事实上时间管理是在控制事件发生的顺序（sequence of events）。时间管理就是控制你接下来应该做什么。其实每个人都可以自由地选择下一步要做什么。

在重要和不重要的事情上做出选择的能力，是你在生活和工作中取得成功的决定性因素。

能够卓有成效地工作和具有辉煌成就的人总是磨炼自己，先开始做摆在他们面前最重要的工作。他们会强迫自己先吃掉最重要的青蛙，不管这个青蛙是什么。

结果就是，他们取得的成就比一般人大得多，因此他们也比普通人快乐得多。这也应当成为你工作的方法。

08 吃掉那只青蛙

1. 从今天开始，你要对每个月、每一周、每一天的工作提前制订计划。

请拿出一个记事本或一张白纸（也可以用你的电子助手或手机上的软件），把未来24小时内要做的所有事情都列在上面。

当你随时想起需要添加的事项时，就把它们写进去。

把所有关系到你未来的重大项目写下来，放在一个单独的清单里。

2.把每一项主要目标和任务都写在计划上，然后根据优先级和时间顺序，把最重要的和需要最早完成的排在前面。

然后安排次重要的，并以此类推。最后以计划的终点倒推工作的起点。

把你的想法都写在纸上！

无论做任何工作，都先列出一份计划。

伽利略曾说过：“你不能教会一个人所有的事情，你只能引导他从自身出发，去解决问题。”

所以光靠理解这个方式是无法真正解决你的拖延问题，只有真正实践后才能变成你自己的东西。

这样做了之后，你会发现自己的生产力迅速提升，吃掉那只青蛙也变得更加容易。

关于作者：博恩·崔西，全球知名的时间管理大师，世界500强企业推崇的绩效思想家。潜心研究时间管理20多年，重磅推出《吃掉那只青蛙》第3版。解读在互联网信息爆炸、碎片化时代，做时间减法、效率加法的21条关键法则。

本文为“华章管理”（ID：hzbook_gl）原创，摘编自《吃掉那只青蛙》，机械工业出版社华章公司出版，转载请与我们取得联系。

「延伸阅读」

《吃掉那只青蛙》

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