办公室办公业务技巧(第十六章：工作方式分析与办公场所策略（一）)

Google、Facebook等科技公司的工作场所设计常被认为是现代办公环境设计的典范，可以充分激发劳动者的积极性和创造力。但是您知道这些企业在制定其办公场所策略的背后需要多少数据和时间吗？

常有高管咨询我，“需要哪些信息来制定他们的办公场所策略？”、“HR或行政每年收集的问卷数据还不够吗？”。

如果仅仅是考虑人数的增减、并按人头数来编制空间预算，其实很简单。但实际上，大部分现代企业的生产力，并不会遵循“总产值=单人产值×人数”这一简单的公式。我们更常见的到是“1 1>2”的积极效应，或者“1 1<2”的负面结果。

如何趋利避害？在规划办公场所策略时，我们需要多维度的数据进行分析，包括成本节约、空间优化、员工满意度、生产力等。这些数据的获取来自于对人、空间、需求、时间、技术、变化这些变量的深度分析。

基于我们过去的企业服务经验，我们总结了以下常用的数据分析方法：

1). 空间占用率审计（Space Occupancy Audit--SOA）。分析空间与人之间的关系，通过图表分析每个部分的占用百分比，以了解工作空间的使用情况。许多高管看不懂平面图和家具布局，但通过SOA他们可以快速地理解空间是否被有效地使用。

大多数企业都有一个粗略的面积估计方式，例如每人占用10平方米或8.50平方米，或称为“人均不动产占用成本”，但这些信息还不足以进行深入地分析和比较空间的绩效。正如我们前面所说的“工作场就是生意场”，在工作场所的任何东西在成本绩效方面总是有价值意义的。一般来说，工作区由以下区域组成：

高管和私人办公室

分隔成私密房间的空间。其中大部分是高管、中高级管理人员及以上的办公场所，有工作、讨论、会议和私人谈话的功能。

开放式工作区

员工办公位的开放空间，包括隔间和所有类型的办公桌，是员工日常办公最常用的空间。

会议设施

封闭的会议室，分隔成具有私密性的房间。这包括用于会议、研讨、培训或团体活动的培训室和礼堂。

协作区（可选）

员工一起讨论的区域，有别于会议室，它们通常布置在开放空间中。

存储区域和放置橱柜的区域

用于归档文件、产品、样品以及各种使用频率不高的物品。

特殊设施

特定于某些业务的特殊区域，例如产品实验室、药物实验室、广播室、展览室、样品区等，用于特定目的的空间。

其他设施

支持企业人员工作的其他区域，例如接待区、放置办公室设备（复印机、传真机等）的区域、厨房和餐厅、服务器机房和数据中心等。

人行动线

办公场所内的交通区域。为了从一个点到另一个点的连接，以及在紧急情况下的（如火灾）的疏散通道。

这些空间是否被充分利用，是否存在空置或长期闲置的“僵尸空间”，是否某一类空间面积不足、使用紧张，都是评估空间绩效的重要数据。比如，企业常会遇到会议室不足，或者闲置的高管房间被改作储藏室等的情况。通过SOA数据分析，可以将这些问题以量化的形式充分暴露出来。将这些数据转换成饼图、条形图或指标，可以让CFO和企业高管从形式和语言上更直接地了解当前办公空间的各项指数。

2). 时间利用研究(Time-Utilization Study--TUS)。分析空间和时间变量之间关系，以了解员工使用某一区域的频率。

众所周知，当今员工的工作行为因科技而发生了巨大变化。大多数员工使用笔记本电脑工作，这提高了员工工作在空间上的灵活性。

通过TUS收集、分析空间利用数据，对制定合理的空间使用策略具有重大意义。企业可以通过数据了解员工经常使用哪些区域，员工在哪些领域使用频率更高或者更低，每次使用会议室空间的时长和人数等，更具针对性的进行空间设计，提高空间的数量、大小、设备条件与工作行为的匹配度，从而提高员工的工作效率。

在大多数情况下，获得TUS数据需要3-12周，具体取决于职场人数的规模和采用的技术手段。通常，采用人工观察的方式为3周，调查员一天应该至少收集6个时间段(等于30个周期/周）。采用物联网传感器收集数据至少需要6周才能获得稳定可靠的数据。传感器设备本身存在数据采集精度、设备稳定性因素等制约因素，因此往往需要更长的数据采集时间来确保数据的准确性。

对于大部分TUS研究，我们通常不建议客户用物联网设备来采集数据，原因如下：1.设备和软件部署本身需要时间（一般需要2周）；2.设备成本远高于人工；3.设备网关有可能会因为断电造成数据丢失；4.收集的数据有限。

人工观察在得到空间是否有人使用的数据同时，还能够获取员工是否在交谈或专注工作等行为数据，而这些是物联网设备不能做到的。

当然，对于一些大型职场，观察量远超人工力所能及的规模时，运用物联网设备则是必要之举。但前提是，企业需要有足够的预算来采购设备，或者有足够的耐心来持续收集数据。

TUS数据的结果通常会让企业CFO和高管感到兴奋。大多数时候，数据结果会显示企业员工办公桌平均使用率不到50%，最高使用率不到60%，以及许多高管办公室平均使用率不到30%。这背后意味着巨大的成本优化空间。

SOA与TUS是两个不同的维度。我们经常看到企业，甚至工作场所策略顾问混淆两者。SOA更多地体现人与空间的对应关系，比如人数与工位、会议室之间的比例关系；TUS更多地体现一个空间是否被充分利用，空间利用是否存在潮汐现象等。

工作场所策略顾问常犯的一个错误是只看TUS不看SOA。他们常会拿着TUS数据告诉高管：您企业员工会议的TUS使用率不到50%，建议减少会议室数量。但很可能这家企业因为业务的关系大部分会议都是集中在早上，会议室数量实际是十分紧张的。

事实上，只有当我们将SOA和TUS数据结合在一起进行分析时，才能真实地反映职场的使用情况。

前言

第一章：项目怎么这么复杂!!!

第二章：您想获得什么？

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第十二章：企业究竟该请谁来创建工作空间？

第十三章：人，空间，还是科技

第十四章：ABW、EBW及混合办公

第十五章：决定工作场所大小的因素

第十六章：工作方式分析与办公场所策略（一）

第十七章：工作方式分析与办公场所策略 (二)

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下周二将继续更新

第十七章：工作方式分析与办公场所策略（二）

大家敬请期待！！！

本书《工作场所策略：高管们必须了解的游戏》中，作者们根据20多年的工作经历和感悟，总结出在企业空间管理方面理性又合理的思考和决策方式，希望帮助各企业高管们和有兴趣了解更多关于企业空间管理的人士，加深他们对工作场所的理解和认识，提升对工作场所规划、设计和管理的水平。