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办公技巧会计(超简单会计入门指南，详细的做账流程，看懂即会)

叁碗诸角
办公技巧
2023-08-13 07:23:53
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第1章做账需要基本功——会计基础知识

情景导读

小叶：您好！我是新来的会计小叶！

张姐：小叶，你好！我姓张，你就叫我张姐吧，你之前接触过会计工作吗？

小叶：张姐，之前我都没有接触过会计工作，虽然学了一些相关知识，但是具体到会计工作，我就无从下手了。

张姐：没关系，我来教你。会计工作最基本的就是做账，但是要做账，必然少不了对基础知识的应用。下面我先带你熟悉会计基础知识，然后再开始接下来的工作吧！

1.1 初入职场做会计

随着经济的不断发展，会计这一职业也越来越受到大众的关注和喜爱。那会计到底是什么，需要做什么呢？

1.1.1 会计到底做什么

提到会计，很多人会联想到古代的“账房先生”，觉得会计就是记账的、管钱的，这样的想法是片面的。会计可以是一门学科，也可以是一种职业，还可以是一类人员，就会计工作来说，主要包括以下事项。

• 审核、录入公司经济业务的原始凭证。

• 依据会计准则和制度，根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。

• 登记总账、明细账。

• 编制公司内部财务管理报表及日常统计表。

• 向政府有关管理部门提交报表、负责税费的计算和计提。

• 正确办理纳税申报、按期缴纳各种税款，妥善处理公司发票等工作。

• 定期配合有关部门对财务资料进行盘点，认真核对原始凭证、记账凭证、各类明细账、日记账及总分类账。

• 整理和保管会计凭证、会计账簿、会计报表等财务资料。

• 处理与银行、工商、税务等部门的事项，协助上级主管与税务、金融和政府部门建立工作联系。

在实际工作中，根据各企业规模和业务特点的不同，会计的工作内容也会有差别。一些规模较大、业务较多的企业可能还会根据工作的性质和内容对会计再进行分类，如总账会计、成本费用核算会计、往来核算会计等。

通俗地说，会计最主要的工作就是“做账”，即将企业日常经济活动转化为会计语言，以“账”的形式表现出来，因此，会计既要“会做账”，也要“做好账”。会计做账的4个环节如图1-1所示。

图1-1　会计做账的4个环节

行家点拨

在实际工作中，我们常会提到“会计”和“财务”两个术语，有人认为“会计”和“财务”概念相同，但是实际上，它们并不相同。

（1）会计应当对企业的财务数据进行记录、核算和报告，为企业的经营决策服务；财务主要分析、预测企业的经营状况。所以两者的工作内容不同。

（2）会计侧重于反映、监督资金情况；财务侧重于对资金进行组织和管理。

（3）会计主要对企业过去的交易或者事项进行确认、计量和报告；而财务则基于一定的假设，对历史资料和现实状况进行分析，注重对企业未来的预测和决策。

1.1.2 会计做账流程化

会计如果对会计做账的流程有一个清晰的认识，那么在实际开展工作时就会得心应手。

会计工作是一个周而复始的过程，即会计通常以一个月为一个周期对企业的业务进行处理，主要进行记账、算账、登账、报账等工作。会计做账的具体流程一般包括：设置会计科目和账户、填制和审核会计凭证、记账、登账、进行成本核算、进行财产清查、编制会计报表。假如企业是新开办的，还要涉及建新账。总的来说会计做账流程中涉及的主要工作如图1-2所示。

图1-2　会计做账的流程

在不同的时期，会计做账的方式也有所不同。早期，会计都采用手工记账，随着计算机技术的发展，开始采用计算机、财务软件做账（即会计电算化）。但是，手工记账是会计电算化的基础，整理原始凭证、填制记账凭证等仍需要用手工方式来完成。

手工记账，也就是说会计账簿信息全部都由会计人工计算、记录而成，过程复杂且容易出错，会计必须认真仔细尽量避免出错。而会计电算化省去了手写和计算的问题，所有账簿信息几乎都可以由计算机程序生成；但是，使用会计电算化手段并不能整理原始凭证、制作记账凭证。总之，手工记账和会计电算化是相辅相成的，会计如果有了精湛的手工记账能力，那么应用会计电算化时也会得心应手。

1.2 会计做账有“三宝”

简单来说，会计的工作主要就是对企业的经济活动，即日常发生的业务和事项进行核算，那么怎么将企业的经济活动用会计语言表达出来呢？

1.2.1 从经济活动到会计要素的3步进阶

企业在日常的生产经营中涉及的经济活动非常多，这些经济活动既包括企业各...

通俗地说，会计对象可以被描述为资金运动，但是单一地将其描述为资金运动又非常抽象，因此，为了能够系统、完整地核算和监督企业经济活动的发生和结果，我们还必须对资金运动进行进一步的划分，此时就产生了会计要素。经济活动、会计对象和会计要素这三者的关系如图1-3所示。

图1-3　从经济活动到会计要素

会计要素是指根据交易或者事项的经济特征所确定的财务会计对象的具体分类。通俗地说，会计要素就是企业日常做账需要核算的内容，它主要包括图1-4所示的6大类。

图1-4　6大会计要素

1. 资产

企业在开展经济活动之前，应当拥有和控制一定数量的资源。例如，企业在生产经营前获得的投入资金、材料物资等，这些就属于企业的资产。

资产是指企业过去的交易或者事项形成的，由企业拥有或控制的，预期会给企业带来经济利益的资源。资产具有以下3个特点。

• 资产是由企业过去发生的交易或者事项形成的。

• 资产是企业所拥有的或控制的资源。

• 资产预期能够为企业带来经济利益。

按照流动性划分，资产可以分为流动资产和非流动资产，具体内容如表1-1所示。

表1-1　资产的分类

案例1-1　百乐服饰有限公司（以下简称百乐公司）为增值税一般纳税人，2018年6月5日，该公司采用融资租赁的方式租入了一台机器设备，合同中约定租期为7年，租赁期内百乐公司享有机器设备的使用权，但是7年的租期一到，百乐公司将不再享有该机器设备的使用权。试分析该机器设备是否为百乐公司的资产。

分析：百乐公司采用融资租赁的方式租入机器设备，虽然没有拥有该机器设备的所有权，但是实际上已经控制了该机器设备，因此，这台机器设备是百乐公司的资产。

2. 负债

负债就是指企业的债务，即“欠别人的钱”，是企业在过去的交易或者事项中形成的义务，需要在未来的某一特定时间内予以清偿，履行该项义务时预期会导致企业的经济利益流出。

企业的负债越多，经营面临的风险就越大；但是如果负债少，就意味着企业需要完全使用现有资金进行生产经营，那么企业的发展速度可能会很慢。负债具有以下3个特点。

• 负债是企业在过去发生的交易或者事项中形成的。也就是说，企业形成的负债不是在交易或者事项前发生的，而是在交易或者事项后发生的。

• 负债是企业当前应履行的义务，即现时义务，将来要出现的债务不属于负债。

• 负债需要企业在未来进行偿还，因此会导致经济利益流出。

负债按照偿还的期限，可以分为流动负债和非流动负债，具体内容如图1-5所示。

图1-5　负债的分类

3. 所有者权益

资产与负债的差额表现为企业的净资产，即所有者权益，是所有者在企业资产中享有的经济利益。所有者权益和负债构成了企业的资产，相较于负债来说，所有者权益具有以下3个特点。

• 所有者权益属于企业可以长期使用的资金，一般不需要偿还，除非发生减资、清算或分派现金股利等情况。

• 企业进行清算时，债务人具有优先清偿权，即只有清偿完所有债务之后，所有者才能收到返回的所有者权益。

• 所有者凭借所有者权益能够参与利润的分配，但是债权人却不能参与利润的分配。

就其来源而言，所有者权益主要包括所有者投入的资本、留存收益、其他综合收益、其他权益工具等。所有者权益的分类如表1-2所示。

表1-2　所有者权益的分类

4. 收入

企业的收入即经济利益的流入，是指企业在日常活动中所形成的，会导致所有者权益增加的，与所有者投入资本无关的经济利益的总流入，主要通过销售商品或者提供劳务等方式来获得。收入具有以下3个特点。

• 收入是企业日常活动产生的。

• 收入会使所有者权益增加。

• 收入是与所有者投入资本无关的经济利益的总流入。

按照企业经营业务的主次进行分类，收入可以分为主营业务收入和其他业务收入。

• 主营业务收入：是指企业从事主要业务活动取得的收入。

• 其他业务收入：是指除主营业务收入以外的收入，属于企业的次要收入。

案例1-2　2019年3月1日，百乐公司一台用于生产产品的机器由于丧失使用功能而提前报废，领导层决定将其销售出击。已知该机器原价为200万元，卖价为40万元，扣除折旧以及清理费等费用后机器的净值为30万元。百乐公司销售这台机器获得净收益10万元。那么这笔净收益是百乐公司的收入吗？

分析：百乐公司的机器属于固定资产，企业报废清理固定资产业务不是企业的日常活动，即不满足收入的第一个特点，但这笔净收益会导致所有者权益增加，并且该笔净收益与所有者投入资本无关。综上所述，这笔净收益并不是百乐公司的收入。根据规定，企业确认的非流动资产毁损报废收益应当计入营业外收入。

5. 费用

通常情况下，费用即“耗费”，是企业在获得收入的过程中发生的各项耗费，是指企业在日常活动中发生的会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。费用具有以下3个特点。

• 费用是在企业日常活动中产生的。若是在非日常活动中产生的经济利益的流出，则应计入损失，如企业处置固定资产产生的损失。

• 费用会导致所有者权益减少。

• 费用的减少与向所有者分配利润无关。

费用可以分为营业成本和期间费用两部分。

• 营业成本：这是相较于收入来说的，企业只要取得收入，就会产生成本。营业成本可以划分为主营业务成本和其他业务成本，主营业务成本是指企业生产和销售与主营业务有关的产品或服务所必须投入的直接成本；其他业务成本是指除主营业务活动以外的其他经营活动所发生的成本。

• 期间费用：指企业本期发生的，不能直接或间接归入营业成本，而是直接计入当期损益的各项费用，包括管理费用、销售费用和财务费用，它们被合称为“三大期间费用”。期间费用的具体内容如表1-3所示。

表1-3　期间费用的具体内容

案例1-3　接案例1-2，若百乐公司的机器卖价为10万元，其他条件不变，则其报废清理这台机器产生净损失20万元，那么这笔净损失是百乐公司的费用吗？

分析：百乐公司处置该项固定资产产生的净损失同样不满足费用“在企业日常活动中产生”这一特点，所以这笔净损失不是百乐公司的费用。根据规定，企业确认的非流动资产毁损报废损失应当计入营业外支出。

6. 利润

利润经常被用来衡量企业经营状况的好坏，往往是领导层用来评价业绩的一个指标，也是投资人进行决策的重要参考依据。利润包括收入减去费用后的净额、直接计入当期利润的利得和损失等。其中，收入减去费用后的净额反映企业日常活动的经营业绩；直接计入当期利润的利得和损失反映企业非日常活动的业绩。

根据在利润表中的不同表现，利润可以分为营业利润、利润总额和净利润。

• 营业利润：是指企业日常活动产生的结果，也是企业利润的主要来源，其等于营业收入减去营业成本、税金及附加、期间费用、研发费用，再加上公允价值变动收益（或减去公允价值变动损失）、资产减值损失、信用减值损失、投资收益（或减去投资损失）、资产处置收益（或减去资产处置损失）和其他收益。

• 利润总额：是指企业在生产经营过程中各种收入扣除各种耗费后的盈余。它在营业利润的基础上考虑了营业外收支的影响，在数值上等于营业利润加上营业外收入，减去营业外支出。

• 净利润：是指利润总额减去所得税费用后的利润留存。

1.2.2 会计要素的“再次分家”——会计科目

将会计对象划分为不同的会计要素后，是不是就可以开始做账了呢？事实上，前面所介绍的6大会计要素只是将企业的经济业务分成了6个部分，在具体处理经济业务时，各类会计要素所包括的内容非常广泛，因此我们还需要对会计要素进行进一步分类，这时就产生了会计科目（以下简称科目）。

根据所反映的经济内容不同，科目可以细分为资产类科目、负债类科目、共同类科目、所有者权益类科目、成本类科目和损益类科目。

1. 资产类科目

资产类科目是对资产要素再进行分类的项目，资产类科目根据其流动性的不同，可以分为反映流动资产的科目和反映非流动资产的科目。企业常用的资产类科目如表1-4所示。

表1-4　企业常用的资产类科目

2. 负债类科目

负债类科目是对负债要素的具体内容进行细化的项目。负债类科目按其偿还期限，分为流动负债类科目和非流动负债类科目。企业常用的负债类科目如表1-5所示。

表1-5　企业常用的负债类科目

3. 共同类科目

共同类科目是指既有资产性质又有负债性质的科目。共同类科目比较少见，多为从事金融、保险、投资、基金等业务的企业使用，主要包括“清算资金往来”“衍生工具”“套期工具”“被套期项目”等科目。

4. 所有者权益类科目

所有者权益类科目是对所有者要素的具体内容进行分类核算的项目，按照形成和性质的不同，分为反映资本的科目和反映企业留存收益的科目。一般情况下，反映企业资本的科目主要有“实收资本”“资本公积”；反映企业留存收益的科目主要包括“盈余公积”“本年利润”和“利润分配”。

5. 成本类科目

企业在生产经营过程中会产生许多成本，如生产成本、销售成本、加工成本、制造成本等。成本类科目就是对企业能够归属于产品生产成本、劳务成本等的成本进行核算的项目，按照成本反映的内容和性质的不同，主要有反映制造成本的科目和反映劳务成本的科目。反映制造成本的科目主要有“生产成本”“制造费用”等；反映劳务成本的科目有“劳务成本”等。

6. 损益类科目

损益类科目是对企业的收入、费用等进行分类核算的一个项目，通常情况下，企业常用的损益类科目如表1-6所示。

表1-6　企业常用的损益类科目

知识补充

在表1-4、表1-5和表1-6中，每个会计科目都有一个对应的编号。对会计科目进行编号是为了便于确定会计科目的类别和位置，在会计科目表中，编号以数字“1”开头的是资产类科目、“2”开头的是负债类科目、“3”开头的是共同类科目、“4”开头的是所有者权益类科目、“5”开头的是成本类科目、“6”开头的是损益类科目。

综上所述，会计科目和会计要素反映的都是企业的经济业务或者事项，而会计科目是对企业发生的经济活动在会计要素的基础上进行的细分，二者之间的关系如图1-6所示。

图1-6　会计要素和会计科目的关系

会计科目还可以根据提供信息的详细程度与统驭关系，分为总分类科目和明细分类科目。总分类科目也称总账科目或者一级科目，是对会计要素的总括分类；明细分类科目又称明细科目，是对总分类科目进行的再次分类，如果总账科目中的明细科目较多，还可以设置二级科目、三级科目。例如，可以在“固定资产”科目下设一个“办公设备”二级科目，再在该二级科目下设置“打印机”“扫描仪”等三级科目。

1.2.3 为会计科目“开间房”——账户

会计科目是对会计要素进行的分类，它可以将企业的经济业务串联起来，但是在会计核算时，会计科目只是一个名称，不能表现资金的变化。因此，为了连续、系统地反映企业经济业务或事项的发生所引起的会计要素的增减变动，计算其变化的结果，账户应运而生。

1. 账户的分类

账户是根据会计科目设置的，具有一定的格式和结构，是反映会计要素的增减变动和结果的载体。也就是说，账户和会计科目是一一对应的，任何会计科目，都有对应的账户。

与会计科目相似，账户根据其反映的经济内容，可以分为资产类账户、负债类账户、共同类账户、所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户；还可以根据提供信息的详细程度和统驭关系，分为总分类账户和明细分类账户。

知识补充

在资产类科目中，存在一些用来反映资产价值损耗或者损失的科目，如“累计折旧”“坏账准备”等。同样，在账户中，有些资产类账户、负债类账户和所有者权益类账户存在用来抵减被调整账户余额以确定被调整账户实际数额，而设置的独立账户，即备抵账户。备抵账户也称抵减账户，如固定资产的备抵账户为“累计折旧”，无形资产的备抵账户为“累计摊销”，应收账款的备抵账户为“坏账准备”等。

2. 账户的结构

账户的结构主要是指账户的组成部分及其相互关系。一般情况下，账户应当具备账户名称、日期、凭证字号、摘要和金额。会计在做账时，多使用“T”型账户（或“丁”字账户）来反映企业经济业务中金额的增减变动和余额情况。图1-7所示为“T”型账户的结构。

图1-7　“T”型账户的结构

“T”型账户的一方用来登记增加额，一方用来登记减少额，增加额和减少额相抵后的差额，形成了账户的余额。资产类账户的结构如图1-8所示。

图1-8　资产类账户的结构

账户中，“本期增加额”和“本期减少额”是指会计要素在特定的会计期间增加和减少的金额；“期初余额”和“期末余额”都反映了会计要素在会计期末的增减变动结果，账户上期的期末余额转入本期，就是本期的期初余额；账户在本期的期末余额转入下期，就是下期的期初余额。

通常情况下，账户中的增加额、减少额的登记方向取决于所记录的经济业务和账户的性质。

1.3 会计要素内在联系的表达——会计等式

企业发生的经济业务或者事项，都是资金运动的一个过程。在此过程中，会计要素之间存在一定的内在联系，这种内在联系可以通过会计等式进行表达。会计等式，是对会计要素内在联系的数学式表达，反映了会计要素间的数量恒等关系，也是做账、编制报表的理论依据。

会计等式的形式主要有“资产=负债所有者权益”和“收入-费用=利润”。下面对这两个会计等式进行介绍。

1.3.1 资产=负债所有者权益

企业要从事生产经营活动，就需要获得一定数量的能给企业带来经济利益的资产。而每一项资产都有其来源，都代表着相应的权益，资产与权益在总额上是一致的，这种关系可以用公式表示为：

资产=权益

企业的资产来源于企业的所有者和债权人，因此，权益又可以分为所有者权益和债权人权益，债权人权益就是企业负担的债务，即负债，因此，上述等式还可以表示为：

资产=负债所有者权益

上述等式反映了企业在特定的某一时点资产、负债和所有者权益之间的平衡关系，它是会计等式中最基本的、最通用的形式，所以也称会计基本等式。同时，该会计等式还是编制资产负债表的依据，所以又被称为财务状况等式和静态会计等式。

企业在日常活动中，经常会采购材料、发放工资等，这些经济业务的发生必然会引起各会计要素的增减变动，但是却并不会影响会计等式的平衡关系。那么，企业的经济业务究竟会对会计基本等式产生怎样的影响呢？

1. 会计基本等式两边同向变化

所谓同向变化，是指会计基本等式中资产、负债或资产、所有者权益同时增加或者减少，具体变化情况包括以下4种。

• 一项资产增加，一项负债等额增加。

• 一项资产增加，一项所有者权益等额增加。

• 一项资产减少，一项负债等额减少。

• 一项资产减少，一项所有者权益等额减少。

规律：企业的经济业务只要引起会计基本等式“资产=负债所有者权益”两边同时变化，则必定是同增同减。

案例1-4　2018年11月1日，百乐公司从银行取得短期借款50万元，公司发生的该笔经济业务对会计基本等式“资产=负债所有者权益”产生了什么影响？

分析：百乐公司的该笔经济业务使公司的一项资产（银行存款）增加50万元，一项负债（短期借款）增加50万元，此时，百乐公司的经济业务可以用会计基本等式表示为：

综上，会计基本等式两边等额增加，其平衡关系保持不变。

2. 会计基本等式一边有增有减

会计基本等式一边有增有减，即企业的经济业务使得会计基本等式只有一边发生增减变化，具体变化情况包括以下5种。

• 一项资产增加，另一项资产等额减少。

• 一项负债增加，另一项负债等额减少。

• 一项所有者权益增加，另一项所有者权益等额减少。

• 一项负债增加，另一项所有者权益等额减少。

• 一项所有者权益增加，另一项负债等额减少。

因此，可以得出：企业的经济业务如果引起会计基本等式“资产=负债所有者权益”一边发生变化，就必定是一增一减。

案例1-5　2018年12月1日，百乐公司用银行存款购买了一台价值100万元的生产设备，设备已交付使用。公司的该笔经济业务对会计基本等式“资产=负债所有者权益”产生了什么影响？

分析：A公司发生的该笔经济业务使公司的一项资产（银行存款）减少100万元，另一项资产（固定资产）增加100万元，A公司的这笔经济业务可用会计基本等式表示为：

综上，会计基本等式左边资产要素内部等额一增一减，其平衡关系保持不变。

1.3.2 收入-费用=利润

企业经营的目的是获得收入，取得利润。在取得收入的同时，也必然会产生相应的费用，通过收入与费用的比较，才能确定企业在一定时期内是否盈利。在不考虑利得的情况下，企业一定时期所获得的收入扣除所发生的各项费用后的余额，就表现为利润，它们之间的关系可以用以下公式来表示：

收入-费用=利润

上述会计等式是对会计基本等式的补充和发展，会计等式中收入、费用和利润要素是企业经营成果的反映，反映了企业在某一会计期间资金的运动情况。因此，该会计等式表明了企业在一定会计期间经营成果与相应的收入与费用之间的关系，说明了企业利润的实现过程，故又被称为经营成果等式或者动态会计等式。

行家点拨

在实际做账时，企业的利润并不是收入和费用的简单相减，由于收入中不包括计入当期损益的利得（如固定资产毁损报废收益等），费用中也不包括计入当期损益的损失（如固定资产毁损报废损失、自然灾害导致的损失等），因此，收入减去费用的余额需要经过相关利得和损失的调整后，才是企业真正的利润。

1.4 会计记账有方法

设置会计科目，开设相关账户，是核算企业各项经济活动的必要环节，而为了正确核算企业的经济业务，记账方法也很重要。简单地说，会计记账方法就是在会计账簿中登记经济业务或者事项的方法。

1.4.1 记账方法分两种

记账，就是将经济业务登记到账簿中，记账方法按照记录的经济业务涉及一个账户还是多个账户，可以分为单式记账法和复式记账法。

1. 单式记账法

单式记账法比较简单，是对发生的每一项经济业务只在一个账户中加以登记的记账方法。单式记账法多用于记载现金收付和债权债务结算。例如，对以库存现金支付房租800元的事项，采用单式记账法则只需在库存现金账户中做减少800元的记录，而对于费用的发生情况忽略不计。

单式记账法是一种不完整的记账方法，不能全面、系统地反映经济业务的来龙去脉，也不便于检查账户记录的正确性和完整性，一般只适用于业务简单或者单一的经济个体或家庭，目前这种记账方法的运用已经很少了。

2. 复式记账法

相较于单式记账法，复式记账法是以资产与权益平衡关系作为记账基础，对发生的每一笔经济业务，都要在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记，以系统地反映资金运动变化结果的一种记账方法。

案例1-6　2018年8月10日，百乐公司以银行存款3 000元购入一台笔记本电脑。在单式记账法和复式记账法下，公司应该如何对该项业务进行处理？

分析：在单式记账法下，公司会直接记录“购买笔记本电脑花费银行存款3 000元”，并在“银行存款”账户中做减少3 000元的记录。在复式记账法下，对于该笔经济业务，该公司既要在“银行存款”账户中登记减少3 000元，又要在“固定资产”账户中登记增加3 000元。这样便可以全面反映该项经济业务引起资金变化的详细情况，并可以保证记账的正确性。

将单式记账法和复式记账法进行比较会发现，复式记账法具有以下两个优点。

• 能够全面反映经济业务的内容和资金运动的来龙去脉。

• 能够进行试算平衡，检查账户记录是否正确。

复式记账法根据记账符号和记账规则的不同，还可以分为借贷记账法、收付记账法和增减记账法3种。其中，借贷记账法是我国法定的记账方法。

知识补充

收付记账法是以“收”和“付”作为记账符号的一种复式记账方法，是我国传统的复式记账法；增减记账法是以“增”和“减”作为记账符号的一种复式记账方法，现在这两种记账方法都已不再使用。

1.4.2 传说中的借与贷——借贷记账法

借贷记账法是复式记账法最主要的表现形式，是使用最为广泛的一种复式记账法。它是以“借”和“贷”作为记账符号，以“资产=负债所有者权益”为依据，以“有借必有贷，借贷必相等”作为记账规则，反映会计要素增减变动情况的一种复式记账方法。

1. 借贷记账法下的账户结构

通过前面的介绍，我们知道账户分为左、右两方，借贷记账法下，账户的左方为借方，右方为贷方。借贷记账法下，所有账户的借方和贷方按相反方向记录增加额和减少额，即一方登记增加额，另一方登记减少额，在一定会计期间内，借方登记的增加额合计数为借方发生额，贷方登记的减少额合计数为贷方发生额。但是用账户的哪一方登记增加额，哪一方登记减少额，将取决于账户的性质与反映的经济内容的性质。

通常情况下，资产类、成本类和费用类账户的增加用“借”表示，减少用“贷”表示；负债类、所有者权益类和收入类账户则刚好相反，即增加用“贷”表示，减少用“借”表示；备抵账户与其所调整账户的结构相反。

（1）资产和成本类账户的结构

资产类账户是用来记录和反映各项资产增减变动的账户；成本类账户是用来反映企业各项成本归集和计算过程的账户，这两类账户的借方登记资产、成本的增加额，贷方登记资产、成本的减少额。

每个会计期末，借、贷合计数额相比较后，其差额为期末余额，这两类账户的期末余额一般在借方。资产和成本类账户的期末余额计算公式如下。

期末余额=期初借方余额本期借方发生额-本期贷方发生额

资产和成本类账户的结构如图1-9所示。

图1-9　资产和成本类账户的结构

（2）负债和所有者权益类账户的结构

负债类账户是用来反映企业负债的增减变化及其结存情况的账户；所有者权益类账户是用来反映投资人对企业净资产所有权的增减变动及其结存情况的账户。

这两类账户的借方登记负债、所有者权益的减少额，贷方登记负债、所有者权益的增加额，期末余额一般在贷方。负债和所有者权益类账户的期末余额计算公式如下。

期末余额=期初贷方余额本期贷方发生额-本期借方发生额

负债和所有者权益类账户的结构如图1-10所示。

图1-10　负债和所有者权益类账户的结构

（3）损益类账户的结构

损益类账户包括收入类账户和费用类账户，是为了计算损益而设置的。因此，在会计期期末，我们会将收入、费用全部转出，计算利润。在期末对收入、费用进行结转后，损益类账户期末一般没有余额。

①收入类账户的结构

企业收入的增加最终表现为所有者权益的增加，这就决定了收入类账户的结构基本与所有者权益类账户相同。收入类账户的贷方登记收入的增加额，借方登记收入的减少额或者转出额，期末一般无余额。收入类账户的结构如图1-11所示。

图1-11　收入类账户的结构

②费用类账户的结构

企业费用的增加最终表现为企业所有者权益的减少，这决定了费用类账户的结构与所有者权益类账户的结构是相反的。费用类账户的借方登记增加额，贷方登记费用的减少额或者转出额，期末一般无余额。费用类账户的结构如图1-12所示。

图1-12　费用类账户的结构

2. 借贷记账法的记账规则

记账规则，是指在账户中记录经济业务或者事项需要遵循的规则。不同的记账方法对应不同的记账规则，借贷记账法下的记账规则为“有借必有贷，借贷必相等”，也就是说，对于每一笔经济业务，都应该在两个或者两个以上相互联系的会计科目中以借方和贷方的余额进行登记。

根据借贷记账法的记账规则，可以总结出图1-13所示的4种情况。

图1-13　经济业务引起的会计账户增减变化情况

案例1-7　2018年7月，百乐公司发生了以下业务。

（1）购入原材料一批，价值10万元，货款暂欠，材料已经验收入库（假设不考虑相关税费）。

（2）以银行存款支付上月所欠原材料货款15万元。

（3）以银行存款购买一台价值5万元的机器设备（假设不考虑相关税费）。

（4）经批准用盈余公积10万元转增资本。

采用借贷记账法，如何在账户中记录上述业务？

分析：业务（1）中，“原材料”账户属于资产类账户，增加计入借方，“应付账款”账户属于负债类账户，增加计入贷方。业务（2）中，“银行存款”账户属于资产类账户，减少计入贷方，“应付账款”账户属于负债类账户，减少计入借方。业务（3）中，“银行存款”账户和“固定资产”账户均属于资产类账户，增加计入借方，减少计入贷方。业务（4）中，“实收资本”账户和“盈余公积”账户均属于所有者权益类账户，增加计入贷方，减少计入借方。登记入账的结果如图1-14所示。

图1-14　登记入账的结果

通过上述4个业务可以看出，在借贷记账法下，无论记录哪种类型的经济业务，会计都应该遵守“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则。在案例1-7中，各业务都只涉及一个借方和一个贷方，但是在实际中可能出现一个账户的借方对应多个账户的贷方，或是多个账户的借方对应一个账户的贷方，甚至可能出现多个账户的借方对应多个账户的贷方的情况。

3. 借贷记账法的试算平衡

试算平衡是以会计恒等式“资产=负债所有者权益”以及借贷记账法为基础，通过对所有账户的发生额和余额进行汇总计算与比较，检查记录是否正确的一种方法。试算平衡包括发生额试算平衡法和余额试算平衡法两种。

（1）发生额试算平衡法

根据借贷记账法的记账规则，企业的每一笔经济业务都是以相等的金额分别被计入两个或者两个以上相关账户的借方和贷方，因此，在一定会计期间内所有的经济业务全部计入账户后，所有账户的借方发生额合计数与贷方发生额合计数也必然相等。发生额试算平衡法是依据本期所有账户借方发生额合计与贷方发生额合计的恒等关系，来检验本期发生额记录是否正确的，其试算平衡公式为：

全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计

（2）余额试算平衡法

余额试算平衡法是根据本期所有账户借方余额合计数与贷方余额合计数的恒等关系，检验本期账户记录是否正确的方法。根据余额时间的不同，余额试算平衡可以分为期初余额试算平衡和期末余额试算平衡，期初余额试算平衡是期初所有账户借方余额合计数等于所有账户贷方余额合计数；期末余额试算平衡是期末所有账户借方余额合计数等于所有账户贷方余额合计数，其试算平衡公式为：

全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计

全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计

（3）试算平衡表的编制

期末，企业结出各账户的本期发生额合计和期末余额后，应编制试算平衡表，包括发生额试算平衡表和余额试算平衡表，表中各栏目借方和贷方的金额合计数应该相等。

案例1-8　接案例1-7，已知百乐公司7月有关账户的期初余额如表1-7所示。

表1-7　百乐公司期初余额表

7月31日，百乐公司应如何针对本月发生的经济业务编制发生额试算平衡表和余额试算平衡表？

分析：百乐公司编制的本期发生额试算平衡表如表1-8所示。

表1-8　本期发生额试算平衡表

注：表中的（1）~（4）分别代表案例1-7中的业务（1）~（4）。

由表1-7和表1-8可知百乐公司的期初余额和本期发生额，则编制的余额试算平衡表如表1-9所示。

表1-9　余额试算平衡表

需要注意的是，试算平衡表“平衡”也不代表一定没有错误，因为发生以下错误时，其借贷关系还是平衡的。

• 漏记：漏记经济业务时，借贷双方都会等额减少，借贷仍然平衡。

• 重记：重记经济业务时，借贷双方都会等额增加，借贷仍然平衡。

• 借贷方向颠倒：在某项经济业务的记录中，将应借记和贷记的方向颠倒，借贷双方的发生额在数量上保持不变，借贷仍然平衡。

• 记错账户：在某项经济业务中，将涉及的会计账户登记错误，但借方和贷方的发生额保持不变，借贷双方仍然平衡。

• 多记与少记相互抵销：某会计期间，在错误登记的账户中，多记与少记的发生额偶然抵销，借贷双方仍然平衡。

1.4.3 在借贷记账法下编制会计分录

企业发生的每笔经济业务都可以在“T”型账户中登记，但是企业日常的经济业务繁多且复杂，这样的方式不仅不便于做账，而且还不利于统计、比较。因此，为了更好地做账，人们开始使用会计分录。

所谓会计分录，就是将企业的经济业务或事项标明应借、应贷的账户名称及其金额，其包括以下内容。

• 对应的记账符号：借方和贷方。

• 涉及两个或者两个以上相互对应的账户（科目）。

• 应记录的金额，同时借贷双方金额相等。

根据涉及账户的多少，会计分录可以分为简单分录和复合分录。简单分录即一借一贷的会计分录，涉及的账户只有两个；复合分录包括一借多贷、多借一贷、多借多贷3种类型，涉及两个（不包括两个）以上账户。

编制会计分录的要求如图1-15所示。

图1-15　编制会计分录的要求

会计分录的书写格式如图1-16所示。

图1-16　会计分录的书写格式

行家点拨

在做账时，企业编制的会计分录可以是“一借多贷”“一贷多借”“多借多贷”的，但是企业不能将两项或者两项以上不同类型的经济业务合在一起编制多借多贷的复合会计分录。

案例1-9　2019年7月21日，百乐公司向盛达服饰公司购入了一批原材料，增值税发票上注明的价款为100 000元，增值税进项税额为13 000元，款项已全部用银行存款支付。对于这笔经济业务，百乐公司应如何编制会计分录？

分析：百乐公司的这笔经济业务使得原材料增加100 000元，应借记“原材料”科目，银行存款减少了113 000元，贷记“银行存款”科目，同时将应缴纳的增值税记入“应交税费——应交增值税（进项税额）”科目。因此，百乐公司编制的会计分录如下所示。

1.5 新手加油站

1.5.1 会计科目和账户的关系

会计做账时，经常会等同使用账户和会计科目，这说明两者之间存在着密切的联系，有相同的一面，但同时两者之间也存在差异。

会计科目与账户的联系如下。

• 会计科目与账户都是对会计要素进行的再分类，两者核算内容一致，性质相同。

• 会计科目是账户的名称，也是设置账户的依据；账户是根据会计科目设置的，是对计科目的具体运用。

• 会计科目的性质决定了账户的性质，会计科目的分类决定了账户的分类。

• 没有会计科目，账户便失去了设置依据；没有账户，会计科目就无法发挥作用。二者的区别如下。

• 会计科目仅仅是账户的名称，不存在结构，而账户具有一定的格式和结构。

• 会计科目仅仅反映经济内容，而账户不仅可以反映经济内容，还可以系统地反映某项经济内容的增减变动和余额。

• 会计科目主要用来开设账户，填制凭证；而账户主要提供某一具体会计对象的会计资料，用来编制财务报表。

1.5.2 如何准确、快速地编制会计分录

根据经济业务编制会计分录不是一件简单的事情，在实际工作中，可以按照以下步骤准确、快速地编制会计分录。

• 分析经济业务或事项，确定涉及的会计科目。

• 分析涉及的会计科目的金额是增加还是减少。

• 根据会计科目的性质，确定其增加或减少，应记在借方还是贷方。

• 编制会计分录。

• 根据借贷记账法的记账规则，确定应借、应贷的会计科目是否正确，借方金额合计与贷方金额合计是否相等。

1.5.3 常见的备抵账户有哪些

备抵账户是用来抵减被调整账户余额，以确定被调整账户实有数额而设置的独立账户，企业常见的备抵账户主要包括资产类备抵账户和所有者权益类备抵账户，具体介绍如下。

（1）资产类备抵账户

资产类备抵账户包括以下几个。

①“坏账准备”账户：它是“应收账款”“应收票据”和“其他应收款”等账户的备抵账户。

②“存货跌价准备”账户：它是“存货”（如原材料、库存商品等）账户的备抵账户。

③“长期股权投资减值准备”账户：它是“长期股权投资”账户的备抵账户。

④“累计折旧”“固定资产减值准备”账户：它们是“固定资产”账户的备抵账户。

⑤“累计摊销”账户：它是“无形资产”账户的备抵账户。

⑥“在建工程减值准备”账户：它是“在建工程”账户的备抵账户。

⑦“无形资产减值准备”账户：它是“无形资产”账户的备抵账户。

（2）所有者权益类备抵账户

所有者权益类备抵账户包括以下几个。

①“利润分配”账户：它是“本年利润”账户的备抵账户。

②“库存股”账户：它是“股本”账户的备抵账户。

1.6 自我提升

1.6.1 编制会计分录

2018年3月，盛达服饰公司发生了以下经济业务。

（1）收到上个月的应收账款50 000元，款项存入银行。

（2）购入一批原材料，价值100 000元，款项尚未支付（暂不考虑增值税）。

（3）用库存现金1 500元购入办公桌一张。

（4）用银行存款偿还到期的短期借款100 000元。

（5）收到张悦追加的投资款50 000元，款项存入银行。

（6）从银行提取备用金1 000元。

针对盛达服饰公司2018年3月发生的以上经济业务，应如何编制会计分录？

业务处理

配套第1章编制会计分录.docx

1.6.2 编制试算平衡表

盛达服饰公司2018年3月有关账户的期初余额如表1-10所示。

表1-10　盛达服饰公司期初余额表

盛达服饰公司该如何编制发生额试算平衡表和余额试算平衡表？

业务处理

配套第1章编制试算平衡表.docx

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第1章 做账需要基本功——会计基础知识

1.1 初入职场做会计

1.1.1 会计到底做什么

1.1.2 会计做账流程化

1.2 会计做账有“三宝”

1.2.1 从经济活动到会计要素的3步进阶

1. 资产

2. 负债

3. 所有者权益

4. 收入

5. 费用

6. 利润

1.2.2 会计要素的“再次分家”——会计科目

1. 资产类科目

2. 负债类科目

3. 共同类科目

4. 所有者权益类科目

5. 成本类科目

6. 损益类科目

1.2.3 为会计科目“开间房”——账户

1. 账户的分类

2. 账户的结构

1.3 会计要素内在联系的表达——会计等式

1.3.1 资产=负债 所有者权益

1. 会计基本等式两边同向变化

2. 会计基本等式一边有增有减

1.3.2 收入-费用=利润

1.4 会计记账有方法

1.4.1 记账方法分两种

1. 单式记账法

2. 复式记账法

1.4.2 传说中的借与贷——借贷记账法

1. 借贷记账法下的账户结构

2. 借贷记账法的记账规则

3. 借贷记账法的试算平衡

1.4.3 在借贷记账法下编制会计分录

1.5 新手加油站

1.5.1 会计科目和账户的关系

1.5.2 如何准确、快速地编制会计分录

1.5.3 常见的备抵账户有哪些

1.6 自我提升

1.6.1 编制会计分录

1.6.2 编制试算平衡表

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