办公软件汇编技巧(企事业单位如何管理文档资料才不会“杂乱多”？)

文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

文档管理常见问题：

1、文档众多、类型各异，散落存储在员工各个电脑上，需要查找调阅时东奔西跑，非常不便。

2、员工离职或调岗后，项目的整体方案资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全。

3、员工可以不经过公司相关领导审批，将内部重要文件外发给客户。

4、数量庞大的文档资料急切需要实现组织、归档、分类、检索与查阅。

5、采用传统的纸质管理，不仅容易丢失，而且大量复印、打印，纸张成本很高，浪费严重。

6、质文件不易保存，重要文件损坏后不可修复。

7、对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等。

会博通文档管理系统

会博通集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料

1、分类自定义：会博通就像您操作系统中的资源管理器一样，可自定义管理分类（类和文件夹），用于管理不同类型、来源的文档资料。

2、属性自定义：提供信息属性的自定义，为系统不同类型的文档赋予对应的属性，例如合同、图纸、图书等不同的属性配置。

3、正文与附件：系统中的每一条信息均可实现区分正文与附件的管理。

4、文件份数管理：支持一式多份的文件管理，并可对应进行借阅、归还及发放登记。

5、个人文档管理：提供同样可自定义分类及对应属性的个人文档存储空间。

6、存放地点：可在系统中预览信息条目对应实体的位置定位，实现快速存取。

7、格式支持：基本支持所有不同格式的文件，可在线编辑及保存上传，常用的文档格式（如Office、PDF、图片等）可由系统插件管理。

8、多种存储方式：支持多服务器、数据库的存储管理，并可实现服务器、数据库间的数据转存或复制。

9、内容关联：可对文档实现在线编辑，并完美集成Office，不改变用户的文档操作习惯，使用便捷。

10、文档汇编：提供基于搜索结果的编研成果目录发布，形成主题、成果等汇编文档。

11、在线编辑：可对文档实现在线编辑，并完美集成Office，不改变用户的文档操作习惯，使用便捷。

12、版本管理：每次修改均会保留历史版本，避免文档丢失及误操作。

13、变更管理：可对文档发起变更流程（可套用流程模板），变更过程中只能阅读，审定后替换成最新版本，并保存操作记录与历史变更版本。

14、自动编号：不仅可以按年度和文件字号自动产生编号，而且还能自定义编号方式。

15、提醒功能：可对每一份文档设置周期性的提醒（如过期、到期等）。

16、正文模板：可套用预先设计好的文档格式模板，适用于红头文件、合同、授权委托书等有固定格式的文档，支持关键属性的自动读写。

17、表格设计与打印：可使用预先设计好的表格格式，获取指定的信息属性形成文档清单。

18、回收中心：提供个人回收站及系统回收中心，误删文件可从回收站还原。

除了具备以上强大的功能管理体系以外，会博通从用户需求出发，构建了全面的组织与用户管理体系，档案分类体系，档案采集体系，档案存储体系，档案利用体系等等，为用户提供专业的综合文档解决方案。