122个办公技巧(行政经理365天手册 （每天1个知识点）)

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位置：2021年-汇编--36

　《行政经理超级管理手册》详细介绍了行政经理的岗位职责、需要掌握的各项管理技能和实际操作技能。全书将行政经理需要掌握的各项技能分解到365天，形成365个知识点，行政经理可以每天学习一个知识点，然后在日常行政工作中加以实践应用，适合企业行政经理、基层行政人员以及相关培训机构阅读使用的书。

第一部分　岗位职责
第一章　行政部的职责　2
　　行政经理必须了解行政部在企业中所处的位置、职责权限、日常工作流程和与其他部门的关系，只有了解了这些，才能顺利地开展工作。同时，行政经理还应明确一年的工作安排，这也是其岗位职责的一个重要组成部分　。
第一节　行政部的职责权限　3
001　行政部所处的位置　3
002　行政部的职责权限　4
003　行政部的工作流程　5
004　行政部与其他部门的关系　5
第二节　365天工作安排　6
005　国家法定节　假日　6
006　计算常规工作时间　7
007　采用阶段工作法　7

第二章　行政经理岗位须知　10
　　行政经理需要明确自身的岗位要求以及工作内容。岗位要求对行政经理的任职提出各种要求，只有达到这些要求，行政经理才能胜任工作。工作内容则是行政经理主要的工作事项和必须了解并掌握的内容。
第一节　行政经理岗位要求　11
008　个人形象要求　11
009　心理素质要求　12
010　专业知识要求　12
011　个人能力要求　13
012　职业道德要求　14
第二节　行政经理工作内容　14
013　日常管理工作内容　14
014　专业管理工作内容　15

第二部分　管理技能

第三章　基本管理技能　18
　　基本管理技能是行政经理在日常管理工作中需要用到的一系列管理手段，如制订工作计划、进行有效授权、开展沟通工作等。行政经理只有掌握了这些基本管理技能，才能高效地开展工作。
第一节　制订工作计划　19
015　工作计划的格式与内容　19
016　工作计划的制订步骤　21
第二节　汇报和下达指示　21
017　向上级汇报工作　21
018　听取下级汇报工作　22
019　向下级下达指示　23
第三节　进行有效授权　24
020　授权的要素构成　24
021　授权的误区　25
022　常用的授权方法　25
第四节　团队管理技能　26
023　认识企业团队管理　27
024　团队管理的基本要点　27
第五节　日常沟通管理　28
025　了解常见的沟通方式　28
026　了解常见沟通障碍　29
027　明确沟通方法　30
028　向上沟通注意事项　30
029　水平沟通注意事项　31
030　向下沟通注意事项　31
031　需要立即沟通的情况　32
032　掌握倾听的方法　34

第四章　自我管理技能　36
　　行政经理除了要掌握基本管理技能之外，还要做好自我管理工作：个人形象自检和自我反思。通过形象自检，行政经理能展现更好的个人形象；通过自我反思，行政经理可以获知个人失误，以便及早作出改进，取得更大的进步。
第一节　个人形象自检　37
033　男士形象自检内容　37
034　女士形象自检内容　38
第二节　自我反思　39
035　了解自我反思的内容　40
036　做好自我反思记录　40
037　自我反思推广运用　40

第三部分　专业技能

第五章　办公环境优化　42
　　良好的办公环境是顺利开展一切工作的必要条件。没有良好的办公环境，企业员工很难安心、舒适地工作。因此，优化办公环境对企业的正常运营和长远发展非常重要。
第一节　办公室环境设计　43
038　设计良好的办公室环境　43
039　开放式办公室的特点　43
040　封闭式办公室的特点　44
041　全景式办公室的特点　45
042　办公室环境设计考虑因素　45
043　办公室模型制作　47
044　办公室环境设计筹划流程　48
045　办公环境设计注意事项　48
第二节　办公室5S管理　49
046　5S管理的内容　50
047　办公室推行5S管理的目的　50
048　办公桌面的5S管理要点　51
049　抽屉的5S管理要点　51
050　办公文件的5S管理要点　51
051　文件夹的5S管理要点　52
052　文件柜的整理、整顿　52
053　办公用品的5S管理要点　53
054　减少办公用品的用量　54
055　公共区域的5S管理要点　54
056　进行办公区5S检查　54

第六章　行政接待管理　59
　　行政接待是日常行政管理工作的重要内容，对宣传企业形象、扩大企业知名度起着非常重要的作用。
第一节　行政接待礼仪管理　60
057　接待人员仪表要求　60
058　接待人员手势要求　60
059　递送物品礼仪要求　61
060　接待人员语言要求　62
061　迎接客人礼仪要求　62
第二节　行政接待事务管理　63
062　企业常规接待程序　64
063　接待预约客人　65
064　接待无预约客人　66
065　接待同行企业来人　66
066　接待下属公司来人　67
067　接待新闻媒体人员　67
068　接待各类参观人员　68
【经典范本01】　××公司参观接待管理规定　68
069　接待上级检查机构　69
070　接待外宾工作要点　69
071　接待外宾注意事项　70
072　来访登记　70

第七章　企业会议管理　72
　　通过定期或不定期地召开各类会议，企业可以进行信息传递，促进工作顺利开展。行政部是企业会议的主要管理机构，因此，行政经理应带领部门人员做好每一次会议的管理工作，确保所有会议顺利进行。
第一节　会议筹备管理　73
073　认识企业常见会议　73
074　确定会议议题　74
075　制定会议方案　74
076　进行会议经费预算　74
077　拟定会议议程　75
078　确定与会人员名单　76
079　拟定会议日程与时间　76
080　选择会议场所　77
081　企业会议文书资料的类别　78
082　会议文书资料准备要点　79
083　准备会议用品　80
084　布置会场　80
085　拟定会议通知　81
【经典范本02】　会议通知　81
086　做好会前审核工作　82
第二节　会议期间的管理工作　83
087　会议签到　83
088　接待与会人员　84
089　管理会议资料　84
090　跟踪会议进程　85
091　做好会议记录　85
092　会议保密措施　86
093　保障现场通信畅通　87
094　协助做好新闻报道工作　87
095　举办会议活动　87
096　做好会议后勤工作　88
097　处理会议突发事件　89
第三节　会后管理工作　90
098　检查会后现场　90
099　清理会后现场　90
100　评估会议　91
101　收退会议文件　92
102　对会议文件进行立卷归档　93
103　催办落实会后事务　94
104　处理会后其他事务　95
105　制作会议简报　95
106　会议费用报销　96
第四节　会议成本控制　97
107　建立会议审批制度　97
【经典范本03】　××公司会议审批制度　98
108　精简会议数量　99
109　控制各类会议频率　99
110　影响会议质量的因素　99
111　控制会议质量的措施　100
112　推行候会制度　100
113　做好会议应急预算　101
第五节　企业电话会议　101
114　电话会议的类别　101
115　电话会议的优势　102
116　电话会议的参与者　102
117　电话会议的召开方式　103
118　电话会议的召开流程　103
第六节　企业视频会议　105
119　视频会议的类别　105
120　开展视频会议的好处　106
121　视频会议的参与者　106
122　视频会议的日常管理　106

第八章　企业物资管理　108
　　企业物资种类繁多，一般包括各类印信、证照、办公用品、办公设备以及各类车辆等，这些物资都是企业的财产，行政经理应充分了解这些物资，并在日常工作中对其进行有效管理，确保企业物资得到正确的使用和保管。
第一节　企业印信管理　109
123　企业印章的种类　109
124　刻制印章　110
125　启用企业印章　111
126　选择印章保管人员　111
【经典范本04】　印章保管委托书　112
127　建立印章台账　112
128　日常使用印章　113
129　停用企业印章　114
130　废印章的存档和销毁　115
131　介绍信的类别　115
132　介绍信管理要点　116
133　使用介绍信时的注意事项　116
第二节　企业证照管理　117
134　证照的类别　117
135　办理证照　118
136　证照的保管与使用　119
137　证照使用归档登记　120
138　证照遗失处理　120
第三节　办公用品日常管理　120
139　日常办公用具　121
140　日常易耗品　121
141　提出办公用品采购申请　122
142　制订办公用品需求计划　123
143　选择办公用品采购方式　124
144　掌握采购工作必备知识　124
145　开展采购工作　124
146　办公用品发放管理　125
147　办公用品领用登记　125
148　设专人保管办公用品　126
149　定期盘点办公用品　126
150　管理工作服　127
151　管理工号、工作照　128
第四节　办公设备管理　129
152　日常办公设备的采购　130
153　新旧设备交替的采购　131
154　制作办公设备管理卡　131
155　编制设备管理一览表　132
156　建立故障维修机制　133
157　完善设备报修记录　134
158　处理办公设备报废事务　134
第五节　企业车辆管理　135
159　购入新车辆　135
160　制作车辆管理卡　136
161　日常车辆使用管理　137
162　车辆使用登记　138
163　车辆日常运行记载　138
164　司机的日常管理工作　139
165　司机违章事故处理　140
166　车辆油卡日常管理　140
167　油卡充值管理　141
168　私车公用管理　142
169　制定购车补贴相关规定　143
【实用案例】　××公司中高层管理者购车补贴规定　143
170　提出购车补贴申请　144
171　购车补贴手续办理　145
【经典范本05】　购车补贴协议书　145
172　车辆日常保养与维修　146
173　车辆报废换新　147
174　交车时的各项工作　148
175　办理企业车辆保险　148
176　处理人身事故　148

第九章　文件管理　150
　　企业在日常经营过程中会产生大量文件，这些文件真实反映了企业各方面的经营状况，对企业正常运营有着非常重要的价值。行政经理应充分了解企业文件的分类方法，加强文件管理工作，尤其要重视电子文件的管理工作。
第一节　文件收发管理　151
177　企业基本经营文件　151
178　企业常用组织文件　152
179　企业常用运营文件　153
180　明确文件收发岗位职责　153
181　信件的签收　154
182　文件的分拣　155
183　文件的登记　155
184　文件的内部分　发　156
185　文件的寄发　158
186　国内外传真的收发工作　158
第二节　常规文件管理　160
187　文件的搜集　160
188　文件的整理　161
189　文件的归档　162
190　文件立卷的要点　162
191　文件立卷的方法　162
192　文件立卷的调整　163
193　文件的防护　164
194　文件的利用　166
195　文件的销毁　166
【经典范本06】　文件销毁工作规范　167
第三节　音像资料管理　168
196　明确音像资料管理岗位职责　168
197　音像资料的类别　168
198　音像资料的采录　169
199　录音、录像资料归档整理　169
200　音像资料的日常保管　170
201　音像资料储存温湿度控制　170
202　音像资料的开发利用　171
第四节　电子文件管理　172
203　电子文件的类别　172
204　明确电子文件管理岗位职责　173
205　电子文件管理要点　173
206　电子文件管理流程　174
207　电子文件的收集工作　175
208　电子文件的鉴定工作　176
209　电子文件的归档工作　177
210　电子文件的著录　179
211　电子文件的处理工作　179
212　电子文件的日常保管　180

第十章　保密工作管理　181
　　大多数企业都会有机密文件、机密项目等保密信息。这些信息对企业至关重要，绝对不能对外泄露。行政经理应把保密工作视为自己的核心工作，采用多种措施，避免信息外泄。
第一节　保密项目管理　182
213　保密项目分级　182
214　管理类保密项目　182
215　技术类保密项目　184
216　业务类保密项目　185
217　生产类保密项目　185
218　保密事项日常管理　186
219　保密事项部门管理　187
220　保密载体管理　188
【经典范本07】　保密载体管理规范　188
第二节　日常保密措施　189
221　员工保密纪律要求　189
222　保安人员工作要求　190
223　保安人员管理措施　190
224　网络系统保密措施　191
225　文件收发过程保密措施　192
226　印章保管措施　193
227　物品进出管理措施　193
228　签署员工保密协议　195
【经典范本08】　员工保密协议　195

第十一章　企业安全管理　198
　　安全是一切工作的基础，没有一个安全的工作环境，任何工作都无法正常开展。行政经理的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突发事件处理以及网络安全管理。
第一节　消防安全管理　199
229　消防安全管理要点　199
230　配备基本消防设施　199
231　消防器材定位与标识　200
232　经常开展消防检查工作　201
233　及时整改消防隐患　203
234　定期开展消防演习工作　203
235　做好消防档案管理工作　204
第二节　日常安全管理　205
236　影响企业安全的因素　205
237　安全管理注意要点　206
238　安全管理工作的基本内容　207
239　明确保安主管工作职责　207
240　明确保安人员的工作职责　208
241　开展安全巡视工作　208
第三节　突发事件处理　209
242　突发事件的类别　210
243　突发事件的危害　210
244　建立突发事件应急预案体系　211
245　建立突发事件管理机构　211
246　突发事件预测、预警　212
247　突发事件处理流程　212
248　做好奖惩工作　213
249　突发事件危机公关　213
250　树立公关意识　213
251　组建公关队伍　213
252　重新修复企业形象　214
第四节　网络安全管理　214
253　网络环境分析　214
254　常见网络安全隐患　215
255　网络安全的重要性　216
256　网络安全管理要点　216
257　网络安全管理策略　217
258　网络物理安全管理　218
259　企业应用安全管理　218
260　制定网络使用规定　219
【实用案例】　××公司网络使用规定　219
261　配备网络防火墙　220
262　防范网络病毒　221
扩展阅读　选购杀毒软件四大要点　221
263　做好系统备份工作　222
264　采用入侵检测技术　222
扩展阅读　网络安全误区解读　223
265　开展网络安全培训　224
第五节　值班安全管理　225
266　划分值班管理责任　225
267　值班中事务处理注意事项　225
268　明确值班纪律要求　226
269　做好值班日程安排　227
270　节假日期间值班管理　228
271　夜间值班管理　229
272　值班工作登记管理　229
273　值班津贴与奖惩管理　231

第十二章　员工食宿管理　233
　　食宿是企业为员工提供的后勤保障。企业只有做好了食宿管理工作，才能使员工无后顾之忧，并放心地投入到工作当中去。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。
第一节　员工伙食管理　234
274　员工加餐管理　234
275　员工餐卡管理　235
【实用案例】　××公司员工餐卡管理规定　235
276　员工伙食补贴管理　236
277　员工餐厅日常管理　237
278　员工餐厅计划管理　238
279　餐饮原材料管理　239
280　员工餐厅销售管理　239
281　餐厅设施卫生管理　240
282　食品卫生管理　240
283　员工个人卫生管理　241
284　开展卫生检查工作　241
285　开展伙食意见调查工作　242
【经典范本09】　员工伙食意见调查表　242
286　选择餐厅外包模式　243
287　餐厅外包服务商的选择　244
第二节　员工宿舍管理　245
288　员工宿舍的类别　246
289　设立员工宿舍管理员　246
290　员工宿舍管理方法　247
291　员工宿舍分配管理　247
292　新员工入住手续办理　248
293　在职员工入住手续办理　248
294　员工调房(床)管理　249
295　员工租房补贴管理　249
296　租房补贴的申请细则　250
297　员工宿舍钥匙管理　250
298　员工宿舍物品管理　251
299　员工宿舍服务管理　251
300　员工宿舍安全管理　251
301　员工宿舍防盗管理　252
302　员工宿舍消防管理　253
303　员工宿舍卫生管理　253
304　在职员工退房管理　254
305　离职员工退房管理　255
306　员工住宿档案管理　255
307　明确员工应遵循的事项　255
308　明确取消住宿资格的原因　256
309　开展宿舍检查工作　257

第十三章　行政费用控制　260
　　企业在日常运营的过程中会产生一些行政费用。行政经理作为企业行政事务的最高负责人，必须严格控制各项行政费用，以降低经营成本，增加效益。
第一节　行政费用预算控制　261
310　行政费用的类别　261
311　制定预算管理制度　262
【经典范本10】　预算管理制度　262
312　编制年度费用预算　263
第二节　日常行政费用控制　264
313　公务费用控制办法　265
314　消耗品费用控制方法　265
315　电话费控制方法　266
316　能源费用控制方法　267
317　纸张费用控制方法　267
318　差旅费控制办法　268
【实用案例】　××公司差旅费标准　269
第三节　节能减排管理　270
319　建立节能管理小组　271
320　掌握节能减排要点　271
321　划分各部门节能减排职责　271
322　加强用电管理工作　272
323　加强用水管理工作　272
324　加强车辆燃油管理工作　273
325　使用新型节能产品　273
326　开展节能减排宣传工作　273
327　开展节能减排培训工作　273
328　节能减排检查与考核　274

第十四章　行政公文写作　275
　　行政公文是指企业在行政事务方面的各类公文。这些公文一般由行政部负责撰写。行政经理不仅要掌握公文的撰写方式，也要督促下属人员熟练掌握。
第一节　日常行政公文写作　276
329　企业行政公函的写作要求　276
330　企业行政指示的写作要求　277
331　企业行政请示的写作要求　278
332　企业行政通报的写作要求　278
333　企业行政通知的写作要求　279
第二节　会议管理文书写作　280
334　企业会议记录的写作要求　280
335　企业会议纪要的写作要求　281
336　会议讲话稿的写作要求　282
337　企业会议方案的写作要求　283
338　会议开幕词的写作要求　284
339　会议闭幕词的写作要求　284
340　个人述职报告的写作要求　285
第三节　行政接待文书写作　286
341　欢迎词的写作要求　287
342　欢送词的写作要求　287
343　企业常用请柬的写作要求　288
344　企业邀请函的写作要求　289
345　答谢词的写作要求　290

第十五章　企业文化建设　291
　　企业文化建设工作是行政经理日常工作一个重要组成部分。企业文化建设工作包括员工活动管理、企业网站建设、企业宣传栏管理以及企业内刊管理四大部分。通过开展这四个方面的工作，行政经理可以为企业创造良好的工作氛围，使企业获得长远的发展。
第一节　员工活动管理　292
346　日常员工活动分类　292
【实用案例】　××公司员工活动安排表　292
347　开展员工庆生活动　293
348　给员工送生日礼物　293
349　生日活动费用预算　294
350　管理员工活动室　294
351　组织成立员工俱乐部　295
352　明确俱乐部管理人员职责　296
353　员工俱乐部活动意向调查　297
【经典范本11】　××员工俱乐部活动意向调查表　297
第二节　企业宣传管理　299
354　各部门对于宣传工作的职责　299
355　宣传的渠道及内容　299
356　宣传工作实施要领　300
357　宣传栏的设置　300
358　宣传栏的使用与管理　301
第三节　企业网站建设　302
359　网站内容规划　302
360　网站设计要求　303
361　网站管理人员设置　303
362　网站的更新与维护　304
第四节　企业内刊管理　304
363　设置内刊编辑部　305
364　明确内刊的内容要求　305
【经典范本12】　稿件奖励办法　306
365　做好稿件登记工作　306