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word办公技巧大字(领导说他眼神差,叫把Word文档字体加大点,而且要美观 OK?OK!)

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  • 2023-08-13 11:35:44
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领导说他眼神差,叫把Word文档字体加大点,而且要美观。OK?OK!

工作中,当把苦心排版好的Word文档打印后拿给领导看时,没想到领导却说:我年纪大了,眼神差,小张啊,麻烦你把文字加大点,重新再打一份,而且还是要这么好看。OK不?虽然心头一万个不乐意,但还是硬着头皮说:OK!当然OK!那么,该怎么办?好不容易排版好,难道要重新排版吗?当然不需要,这时候,就需要巧用【文档网格】这个大杀器。

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本文的操作是在Word 2016版本中进行的,其他版本操作起来大同小异。

先看看经过苦心排版好的Word文档,虽然说不上美观,但至少工整。

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但是,不得不改。首先,肯定是把正文的字体加大,选中文字,直接修改字号,或者在【正文样式】中修改字号,一般三号就可以了,领导再怎么眼神不好,应该也能看清。三号字也是机关公文中要求的字号,应该适合绝大多数人的眼神【郑重说明:由于失误,原文发表时此处写成了小三号,在此致歉并予以更正】。但是,行距最好设置为【段前】0行、【段后】0行、【行距】为单倍行距。

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但是,由于只是把文字字号放大了,所以原来的美观排版也会被打乱,比如行距变得很窄、文字间显得很挤。这时,就需要使用到【文档网格】。首先,在【视图】中勾选【网格线】,把网格线显示出来。放心,文档网格线只会在电脑上显示,不会打印出来。

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点击【布局】—【页面设置】,打开【页面设置】窗口,切换到【文档网格】选项卡。

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在【文档网格】设置项中,点选【指定行和字符网格】,在【字符数】中减小【每行】的字符数,减小【每页】的行数。这样做的目的是,将文档每一行的字数减少,将整个页面的行数减少,从而增大了文字间的间隙,增大了页面中每一行间的行距。每一页的行数,其实也是机关公文中对公文文档的要求(后续将发布关于机关公文标准格式文档制作和排版的文章,敬请关注)。

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这样设置完成后,回到正文,再看整体效果,是不是文字变稀松了?而且网格线规整地分布在整个页面中,占满整个页面,整体上版式不会变乱。这样,再配合字号增大,领导看起来就更加轻松了。不过,每一页设置多少个字合适、每一页设置多少行合适并没有具体的数值,因为和字体、字号、页面纸张大小、页边距、页眉页脚边距等因素有关,需要多次更改尝试,才能得到理想的效果。怎么样?简单的几步操作,就得到了同样美观工整的大字号文档。

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本文技巧的要点在于多次修改调整每一行的字数和每一页的行数,使得网格线规整地分布于整页,从而得到最佳的效果。

谢谢阅读。

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