职场办公打印技巧(职场中必备的10个Excel打印技巧，建议收藏！)

大家好，我是写完稿就开心的小洁儿~

在我们平时工作中经常需要打印一些 Excel 文件，但有时候打印出来的效果并不是我们想要的。

直接打印的时候网格线为什么没有显示？

每页纸可以都有表头标题吗？

表格的页码在什么地方？

表格打印区域怎么设置？

怎么把全部内容打印到一页纸上？

......

这些打印时遇到的麻烦问题该怎样解决呢？

今天我就给大家分享几个平常打印 Excel 表格时的必备技巧！

先给大家介绍一个快捷键

「Ctrl P」（打印预览）

01

将全部表格缩放为一页

◆ ◆ ◆

在打印 Excel 表格时，多出一点内容，一页打不下，多出一页大面积浪费，有没有办法快速压缩到一页里？

其实很简单！

❶ 按住【Ctrl P】打印预览

❷ 在「设置」的最后一栏下拉列表中选择【将工作表调整为 1 页】

就可以把所有内容缩放到一张纸啦！

（完整操作）

02

调整页边距

◆ ◆ ◆

除了用缩放功能把表格调整到一页，我们还可以通过调整表格在 A4 纸上的页边距，来调整表格的位置。

❶ 按住【Ctrl P】打印预览

❷ 在「设置」页面选择【页边距设置】中的【自定义页边距】

❸ 根据页面需求来自定义调整上下边距或左右边距的数值。

同样也可以达到把完整表格变成一页纸的效果哦~

（完整操作）

03

打印选中区域

◆ ◆ ◆

有时候打印时由于 Excel 表数据过多，我们不需要让它打印出来，而只要打印其中的一部分，那么选中的部分如何打印出来？

❶ 框选出要打印的区域

❷ 按住【Ctrl P】打印预览

❸ 在「设置」的第一栏下拉列表中选择【仅打印当前选中区域】

然后我们可以看到现在只打印选中的区域啦。

（完整操作）

04

打印网格线

◆ ◆ ◆

Excel 打开是默认有浅灰色的网格线的，但是我们打印的时候网格线没有显示，怎样让网格线打印时也显示出来呢？

点击【页面布局】- 在「工作表选项」工具栏栏的「网格线」勾选「打印」前面的复选框。

【Ctrl P】打印预览后，就可以看到显示的网格线啦！

05

打印表头标题行

◆ ◆ ◆

我们在办公中会制作许多超长的表格，如果把内容缩放为一页，整整表格看起来瘦长瘦长的，不够美观。

那我们会更倾向于把这张表格打印多张纸，需要把刚才的【将工作表调整为1页】改为 -【将所有列调整为一页】。

但是表头只有一个怎么办？

❶ 进入【页面布局】

❷ 在「页面设置」这一栏点击【打印标题】

❸ 点击【顶端标题行】旁边的按钮

❹ 然后框选中你需要每页都打印的表头部分，最后确定即可~

（完整操作）

06

打印页眉页脚

◆ ◆ ◆

表格数据有很多，又有特定顺序，这时页码就显得尤其重要，那么在 Excel 中怎样打印出页码呢？

❶ 进入【页面布局】

❷ 点击「页面设置」这一栏右下角的图标

❸ 弹出「页面设置」对话框

❹ 点击【页眉页脚】选项卡 - 页脚处选择「第 1 页，共？页」（也可以选择其它）

这样每张表格就可以显示页码啦~

（完整操作）

07

不打印错误值

◆ ◆ ◆

有时由于使用了错误的参数或运算对象类型等，导致单元格的数据出错，不能显示正常的数据。

但是急于打印又没办法时间去修正，那么如何才能不显示错误值，以便于打印出来后更灵活填写呢？

❶ 进入【页面布局】

❷ 点击「页面设置」这一栏右下角的图标

❸ 弹出「页面设置」对话框

❹ 点击【工作表】选项卡 - 「错误单元格打印为」这栏选择「空白」。

这样错误值打印出来就不会显示啦~

（完整操作）

08

打印批注

◆ ◆ ◆

有时候我们会对 Excel 表的数据添加批注，但是打印出来不能显示，怎么让批注的内容在打印的时候一起显示出来呢？

❶ 进入【页面布局】

❷ 点击「页面设置」这一栏右下角的图标

❸ 弹出「页面设置」对话框

❹ 点击【工作表】选项卡 - 「注释」栏选择「工作表末尾」。

这样我们的批注就可以显示在打印表格的末尾了。

（完整操作）

09

设置单色打印

◆ ◆ ◆

打印有多种背景颜色的 Excel 表时，看上去会很乱，一行一行把背景色去掉太麻烦，怎样把在打印时把背景色去掉呢？

我们可以设置「单色打印」。它可以帮你做到忽略表中所有的色彩，无论是字体颜色还是背景颜色~

同样是在上面的「页面设置」页面中进行设置哦！

❶ 进入【页面布局】

❷ 点击「页面设置」这一栏右下角的图标

❸ 弹出「页面设置」对话框

❹ 点击【工作表】选项卡 - 勾选「单色打印」前面的复选框

打印时的其它各种颜色就都会消失啦！

（完整操作）

10

同时打印多个工作表

◆ ◆ ◆

在需要打印整个工作簿中的所有表格时，你总在单个单个的打印它们吗？

❶ 按住【Ctrl P】打印预览

❷ 在「设置」界面选择【打印整个工作簿】

就可以完成整个工作簿中的表格打印啦。

（完整操作）

如果你只需要打印工作簿中的几个特定的表格，那么你可以根据需要：

❶ 按【Ctrl】键不松手选中要打印的工作表底部标签（或按【Shift】批量选中）

❷ 然后打印文档

其实关于 Excel 的打印并不难，我们要做的，就是根据自己的需求情况，对打印设置进行合适的调节，这样既节约了纸张，又减少了油墨损耗。

怎么样？10 个 Excel 打印的小技巧，你都学会了吗？