提高办公写作效率技巧(掌握这三大方法，轻松磨炼出善写能力)

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第3章　清思路——磨炼善写的方法

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材料贵在“短实新”，切忌“长空假”。“短”，主要侧重篇幅，相对好操作。而“实”和“新”需要下一番功夫。“实”，主要是强调求真务实；“新”，主要是强调辅政鼎新；“实”与“新”是相辅相成的，都需要深入研究工作、广泛调查研究。要想高标准做到“短实新”，就需要掌握善写的方法：一要力求写得实，将工作研究到极致；二要力求写得快，先完成再完美，兼顾好质量和效率；三要力求写得好，做个能谋善干、辅政鼎新的战略型写手。

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第1节　关于写得实

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曾有读友询问愚拙：“我在一个自收自支的事业单位，单位工作业务性比较强。我主要负责写综合性材料和单位一把手的一些讲话致辞。但本人没有业务背景，没有对工作的通透认识，写出来的东西总是缺乏灵魂，显得大而空，为了写而写。请问，这种情况怎么改善呢？”

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不知道大家是否遇到过同样的困惑，反正愚拙是遇到过。其实，能正视自身的短板，就已成功了一大半。这位读友碰到的问题，是很多文字工作者的通病，总体建议是要把功夫下到平时。

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如何进行改善呢？如何把业务工作写实呢？下面是愚拙的一些体会。

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1．平时要深入研究业务，特别是领导高度重视的业务

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一个好的综合人员，应是半个业务能手，而不是光会简单地概括归纳材料。建议以领导关注的工作为切入点，平时多向业务科室骨干请教，多看一些专业性强、理论性强的报纸杂志，多看具体业务方面的政策文件及综合性文稿，全面搞清上情、下情、内情、外情。

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2．平时要动态跟进重要业务相关进展

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要保持对重要业务进展的敏感性，多跟负责审核稿件同志、收文办文同志沟通，及时把阶段性重要文稿、会议材料搞到手，动态了解其相关进展情况。多跟负责督查的同志沟通，看工作的具体进展情况，及时梳理成效、发现问题、研究对策。如有必要，再同相关科室负责同志进行深入了解。并研究领导对于这些工作的批示指示，及时把握领导的关注点、兴奋点变化情况，时刻站在以文叙事、辅政、鼎新的视角，主动思考工作。

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3．接到任务时，更要抓好即时调度调研

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接到工作任务时，要事无巨细地把所有储备集中兜在一起看一看，把最新情况通过电话问一问，把重要工作通过座谈摸一摸，以确保梳理成效、问题阐述、形势分析和对策制定的全面性。通常，在拟写重要材料之前，应集中看数百份材料、打百十个电话、跑几十个单位。

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第2节　关于写得快

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对于一个初写材料的新手，或初到陌生岗位的新手而言，接到重要的“大材料”任务，如何才能写得快一些呢？如何快速成为一个单位的笔杆子呢？本节将重点作以回答。

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一、初写者应如何拟写“大材料”？

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1．直接在本单位以往成熟稿子上“套改”是一条捷径

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这个技巧适用于本单位业务性工作材料的起草。

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业务性工作的推进有一定的历史惯性。接到业务进展类文稿起草任务时，要赶紧向以前写过类似材料的老前辈求援，拿到近几年的材料，特别是各级领导高度认可的最终定稿。研究这些成熟稿子：哪部分依然能够用，哪部分有了新进展、新情况、新思考，结合这次任务的实际需要，应着重体现出哪些相同与不同。

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把情况兜全、把思路想明白并得到领导初步认可后，直接在上面套改。套改过程中，要把相关稿子搜集齐全，做到集大成、有新思。

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2．要学会“抄”

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“天下文章一大抄，就看会抄不会抄。”要形神兼顾“抄”，上下结合“抄”，新旧对照“抄”，“抄”多不“抄”少，“抄”外拓思维，“抄”内遵惯性，“学”“抄”相融合。具体方法，可参看中篇（实战篇）第8章“敲键子”第1节中的““抄”材料的六条法则”。

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说是“抄”，实际上是广泛占有资料、深度研究业务，掰开揉碎抄，结合实际写，求真务实干！如此“抄”，才是正道！

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3．打好提前量，根据工作实际需要，做好模板储备

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一方面，要储备好体例上的模板，熟练掌握15种常用文种体例。有时候，向不同部门报送的稿件亦有其特定要求，要不定期把最近一次通过的定稿储存下来，作为下次拟相关稿子的体例遵循。

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另一方面，要储备好内容模板。

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一是平时注意搜集资料，并把搜集到的资料及时修改为自己可能使用的口吻和语句。

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二是保存不同的版本，以便根据实际情况随时调用。

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三是每周模...

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四是善于分门别类，根据工作性质和需要对材料进行分级管理，打包分存。

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有了如此精细的准备，当领导临时安排材料时，只要根据需要把平时搜集和准备的材料剪切粘贴就行了。需要做的，只是把头尾和过渡句简单作以修改就可以交稿了。

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关于模板的建立，具体可参看中篇（实战篇）第5章“磨刀子”第5节《建立几个文稿模板》一文。

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4．功夫下在平时

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把功夫下在平时，把任务散到闲时，争取做到闲时不闲沉淀储备、忙时不忙有粮不慌。俗话说，重要的事情说3遍。这句话在本书中反复强调了恐怕不止3次。其重要性再怎么重复和强调都不为过。关于如何将功夫下在平时，在第5章“磨刀子”中将详细展开介绍，这里进行简要概括。

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一是立足大局工作和领导关切，广泛搜集、调度和研习上情、下情、内情、外情，动态掌握上面的政策资讯、下面的一线实践、内部的具体进展、外部的经验做法，学习思想理论，学习共性方法，学习语句表达，做好组织和领导的眼睛和外脑。

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二是对一些例行的文稿，不要被动等上面通知，要主动及早谋划设计、及早调度调研，全面弄清情况，科学研判形势，科学研究举措。

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三是随时关注工作动向，及时搜集整理有关进展情况，形成一个进展模板，隔一两周就主动更新一次，在推动工作的同时，也能随时应对各种“遭遇战”。

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四是建好电子文档库，及时捕捉好材料、好素材，精读泛读后及时分类备存，养成分类储存研究前沿理论、动态资讯、典型经验的习惯。

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五是建好材料柜，或者按业务，或者按上下内外，或者两者兼容地存放有价值的重要文件资料、会议材料、讲话材料等。

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如此，既能着眼当前紧急任务，又能兼顾长远综合实力培养。假以时日，就会很快由新手变老手，练就驾驭紧急性、复杂性大材料的能力。

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二、如何成为单位头号“笔杆子”？

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文无第一，武无第二。这里愚拙同大家探讨的头号笔杆子不见得就是第一笔杆子，但最起码是单位里能够排得上名、叫得上号的第一序列笔杆子！如何能够成为单位头号笔杆子呢？

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除了有想成为单位头号笔杆子的强烈内驱力，并愿为之付出时间、精力和心血之外，还得做到以下两点。

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1．树立标杆

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找出单位里3位左右公认的笔杆子，反复研究他们的经验做法、材料特点，找出自己努力的方向。

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或者直接、间接向其请教，或者在工作生活中观察，或者听其身边同志和熟悉他们的同事聊，或者揣摩研究其起草的材料。

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研究为什么他们的材料广受认可，研究他们起草材料时是一个什么样的流程习惯，研究他们平时都看哪些书籍、报刊、资料，研究他们平时都是如何占有资料、储备资料的，研究他们平时都是如何研究前沿理论和具体业务工作的，研究他们起草的不同类型材料都有哪些特点。

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除了学单位里笔杆子的经验方法，可以将对标的对象范围进一步扩大。比如当地两办公认的笔杆子，本系统公认的笔杆子，全国各地公认的笔杆子……

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现在的网络技术非常发达，多搜集笔杆子们的材料，多琢磨其共性的方法技巧，多运用到自身写作实践中，甚至大集成地建构起自身写作体系，就离单位头号笔杆子不远了。

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2．深入研究

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第1章第1节“文稿起草的本质是什么？”中，曾讲过“四个深度研究”，这里不再赘述。总之，要深度研究单位主要领导、分管领导高度关注的那些业务工作，综合运用各种研究方法，深度研究重点工作的上情、下情、内情、外情。如此，才有机会通过拟写的文稿尽早进入领导视野，站在更大的平台上为领导参谋辅政。

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三、如何向身边“笔杆子”请教？

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1．只要你有心，单位处处有“老师”

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要善于发现身边每个同志的闪光点，把每个人最强的部分学到手。

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比如，有的是单位里公认的材料大咖，有的擅长写政务信息，有的擅长写讲话材料，都可以去问经验、学招法。

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另外，也可以主动拿着自己的稿子，让他们去提提意见。

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2．向别人请教时，要主动谦卑

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不要等着老师自己走上门“手把手”来教，要主动去找老师，去“拉他的手”。

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平常有疑惑、有堵点时，要敢于厚着脸皮去向身边高手求教。

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寻求指导的时候，语气要谦卑温和，适当说一些恭维的话，多说些对方爱听的话。

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比如，有重要稿件任务时，起草前可以分别找些高手，搞搞头脑风暴，帮忙研究研究立意布局，帮忙查查电脑，提供些支撑素材。写完后，可以让他们帮忙把把关，提提修改意见。

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有的大咖，级别比我们高出很多，似乎没有机会与之对话，怎么办？

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要善于抓住偶遇机会，主动交流，拉近距离！

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如果在楼道或电梯遇到了，不要拘束，不要冷场，要主动向其打招呼。

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如果就你们两个人，要多说恭维、仰慕的话，或者围绕其曾主笔的稿件，或者围绕别人对其文字的评价。态度要诚恳，语言要真挚。

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实际上，如果你真的热爱文字，并且对单位的情况非常熟悉，我相信那种诚恳和真挚肯定是发自内心的。

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前辈们也会欣慰有这样的后辈写手、后辈知音。等距离拉近后，遇到合适的机会，就可以大胆向其请教学习了。

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3．向别人请教时，要有眼力见儿

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那些大咖通常会很忙。当他们遇到急难险重材料任务时，通常一整天都愁眉紧锁，不问世事，紧盯屏幕。这个时候就不要打扰他们了。

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等他们闲下来再去问，比如一个大稿子结束时，比如一个阶段工作告一段落时。趁这个时候见缝插针去磨去问，或许他一高兴还能分享几个绝招，讲讲近期的心得体会。

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4．向别人请教前，要做足功课

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提问题的水平，也能体现出一个人当前的水平和修养。

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要认真设计好要提的问题，避免问一些低级问题，避免临时起意问，避免不必要的尬聊。

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比如，自己看书、看帖、看网文就能解决的公文写作abc问题，就不要浪费别人时间了。

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请教提问的最佳状况就是问其所长、问己所需。

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具体问的时候，或者结合其最近起草的材料，或者结合其近期承担的重要任务，努力寻找自身想问和对方擅长的结合点，让对方能够打开话匣子。

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5．最重要的还是自己要花精力研究、下苦功历练

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现实中，很多朋友总想着听几段视频，参加几次培训，同高手对几次话，自己写材料的悟性就突然开挂了。

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多向高手求教，的确可以少走很多弯路。

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但求教后，最终实践的还是自己，那些写材料必须要下的功夫，仍然是省不掉的，甚至下得还要更多。

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高手们好的心得、好的体会，不是让人去更轻松，而是让人学会更自律。

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远离舒适区，下苦功去海量泛读、分类精读、有效练习，才能写得越来越好。

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第3节　关于写得好

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一、如何做能谋善干的写手？

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不要满足于做为文而文的任务式、事务式写手，而要敢于担当，立志做以文辅政、以文鼎新的参谋型、智慧型写手！

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1．舍得花精力

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2019年3月1日，习近平总书记在2019年春季学期中央党校（国家行政学院）中青年干部培训班开班式上谈到学习理论时，强调“要舍得花精力，全面系统学，及时跟进学，深入思考学，联系实际学”。

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五句话中，“舍得花精力”是前提、是关键、是根本。

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舍得花精力，就是要暂搁种种诱惑，舍得拿出时间，能够端正态度，做到心无旁骛，真正动脑走心。

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只要下决心放下手机，离开酒桌，关上电视，忙里偷闲，走进图书馆、书房或任何安静处，或者捧起书本，或者铺开报纸，或者点开网页，就离能谋善干笔杆子的距离近了一大步。

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2．提升阅读质效

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信息时代，处处是信息，处处是“地图”，处处有宝贝。提升阅读的质效，就是要四处寻媒介，动态兜全情况；精心深阅读，广泛储备素材；分类萃与合，随时揣摩备用；沙场秋点兵，实战靶向储备。具体内容将在第5章“磨刀子”中展开。

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比如，如果平时能够在“外情”方面多些搜集阅读，那么在参谋辅政的广度上就会更加得心应手。视野宽，则思路宽、思维活。在省级单位工作，各省的党代会、政府工作报告等综合性材料，均应主动收集研习；在市县乡单位工作，全国排名前30市县乡、全国资源禀赋相近市县乡、地域相近市县乡的综合性材料，均应主动收集研习。研习中，重点参阅亮点思维、共性方法及可复制、可借鉴的措施办法。如此，才能谋到点子上，谋到关键处。

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平时的储备，决定了我们的底蕴，平时将剑刃磨利了，战时才会有能力亮剑、有底气亮剑。

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3．多到一线实践

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在一线能捕捉到最鲜活生动的实际情况，能用具体的画面贯穿起抽象的上情、下情、内情、外情。只有把抽象、冰冷的文字和具体、生动的实践关联起来，所拟写的文稿才能接地气、有生命。

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其实，负责文字综合的同志是鲜有机会离开办公室的。那就不妨多走出办公室，到业务处室科室中走一走，问一问他们到基层调研了解到的具体情况，看一看他们带回来的一手资料，顺便学一学他们的具体业务，这毕竟也是最接近一线实践的战场。

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百闻不如一见。如有到外地调研的机会，应提前认真做好设计安排，在完成规定动作的同时，根据参谋辅政的需要提前设置一些自选动作，提前同相关同志约好，虚心求教问题，全面掌握情况，全方位接受实践洗礼。

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4．主动练脑练手

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是骡子是马拉出来遛遛。

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在围绕岗位职能和具体业务，动态调度掌握上情、下情、内情、外情的过程中，不妨多写写信息稿、通讯稿、政论稿，向单位网站、行业报刊、地方日报投一投。

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这既是深度掌握情况、研习业务的过程，又是练脑练手的好方法，更能持续增强成就感和写作信心。

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假以时日，既能成为业务上的佼佼者，又能成为单位小有名气的写手。一箭多雕，何乐而不为？！具体攻略，可参看第5章“磨刀子”第5节中的《如何向刊物投稿》一文。

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5．高标准完成每个文稿任务

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珍惜领导交办的每次文稿任务，在广度、深度上要搜到极致、看到极致、写到极致。

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对一些例行的文稿，不要被动等上面通知，要主动及早谋划设计、及早调度调研，全面弄清情况，科学研判形势，科学研究举措。

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具体起草文稿时，要格物致知、竭尽全力，快速调动平时储备的各方面资料，快速调度调研最新情况、最新素材，快速领会领导意图，高标准、高规格、高质量完成任务。

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这既是对自身的一种磨炼，又能为组织和领导兜全情况、研好形势、谋实措施，为其科学决策和推动工作提供强有力的支撑，真正达到以文辅政鼎新的效果。

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二、疫情防控对写材料有哪些启示？

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1．从领导接受采访时的应答方式，感悟拟写文稿的至高标准

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疫情防控中，一些地方领导在不同场合接受采访时的应答方式，给了愚拙很大启发。

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有的一问三不知，对谋划工作急需、必需的基本数据做不到及时精准掌握，更何况这些数据体量并不大，调度统计并不复杂，也不需要填很多表，几个电话就能搞定。你我他都可能不同程度地存在这样的问题，我们也不用五十步笑百步。这深刻警示我们：写材料也好，用材料也罢，评价一个材料或者一段工作的基本标准，不在于是否弄得多么工整、圆润，而在于是否聚焦实际问题、围绕服务对象，真正把情况兜明白了。

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有的没有照本宣科，而是对着一张表、一个图侃侃而谈，应对自如。台上答卷的风采，离不开台下大量精准具体的工作，离不开领导本人及写材料者的贡献。无稿侃侃而谈的前提是有稿。这个稿，不是为稿而稿，而是有具体的调度、翔实的数据、精准的分析、完美的呈现。这也深刻启发我们：写材料并不是闭门造车地码字，写材料也好，用材料也罢，我们既要有材料，更要敢于扔掉材料，不管有无材料，关键是认识和解决问题。

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有的念一是二是三是四是，有的直接一段话。前者不见得比后者多么有逻辑、多么有章法。对情况是否深度掌握，对问题是否深刻思考，对举措是否深入研究，一张嘴、一对比就可以看出来。这也深刻启发我们：写材料，内容远胜形式，写材料也好，用材料也罢，内容上的深度远远胜过表面的一二三四花架子。

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材料的至高标准本就是没有所谓材料。我们应追求的，不在于材料本身，而是对事和人深度研究后的思路举措。而这种深度研究和思路举措并不见得就是我们写出的材料。

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因此，我们应崇尚的是这种深度研究的态度和做法，而不是为写而写、刻意罗列一二三四。

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写材料、用材料的最大价值不在于材料本身，而是基于对情况掌握后的谋划，不是做材料的批发者、宣读者，而是做一个能兜清情况、提出务实举措的顶级谋士和实干家。

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2．从一篇信息稿感悟干工作、写材料如何迅速打开局面

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一篇信息稿中的一段话给了愚拙深刻启迪：“从扫黑除恶战场转向‘扫毒除疫’战场，来武汉4天，夜以继日连续作战，边调研、边熟悉、边思考、边研究，‘恶补’疫情防控情况和相关知识，想尽快成为一名深度的‘知情人’和推进这项工作的行家里手。”

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这段话特别是“恶补”一词，揭秘了中央指导组干工作、拟文稿的方法，也同愚拙的四个深度研究高度契合。

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干工作，写材料，能否快速打开局面、扭住关键，一方面取决于长时间艰苦细致的学习、思考、储备、积淀，也就是把“恶补”放在平时；另一方面也取决于战时的“深度”“恶补”。

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要想成为综合领域的笔杆子，至少应是半个业务通，或者具备短时间搞清搞懂业务的学习能力、专业素养。

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很多同志急难险重工作顶不上去，材料写不出来，说到底就是不舍得花精力“恶补”。

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突然接到重要工作或材料，如何进行“恶补”，才能让工作出彩？

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开头那段话本身就是方法论。

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“恶补”的方法是“边调研、边熟悉、边思考、边研究”。正所谓没有调查就没有发言权，好的方法不会凭空产生，而是源自艰苦卓绝的调研和思考。

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“恶补”的关键是“深度”。不能浮在面上，要深入进去，很多事情往往是一深入就具体。

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“恶补”的目标是当“知情人”和“行家里手”。稍微遇到点儿急难险重的任务，就以不懂为由推脱，永远成不了大器。要想把工作干到极致，把文稿写到极致，就需要成为行家里手，至少是半个业务通。

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刀在石上磨，人在事中练。突如其来的疫情，其实也是笔杆子们一次难得的磨砺本事、提升能力的契机。除了完成本职任务外，不妨设想，假如自己是某一级领导，面对这些状况，应该怎样迅速打开工作局面？从拟写材料的角度，我们也应该动态关注各级各方面部署要求、经验做法，结合单位实际和本职工作，第一时间掌握各方面情况，第一时间研究对策举措，打好各种提前量。

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要想保持输出端持续稳定，保持一个高水平写作状态，就需要持续稳定地输入，动态掌握各方面情况。尤其是这段时间，动态情况太多，需要输入的会议材料、讲话材料、信息材料非常多，都需要深阅读、深思考，对人的体力和精力考验是极大的。但没有这些做支撑，肯定写不出高质量的文稿，工作也很难干在点儿上，在输出端难以做到稳定高质量。

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希望我们愿意并能够“恶补”，将工作干到极致，将文稿写到极致！

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