您是否正在为低效的采购流程而苦苦挣扎，并且缺乏跟踪采购数据的中心位置？采购部门内效率低下的采购流程使公司的成本比有效管理采购流程的公司高出30-40% 。在本文中，我们将向您展示如何使您的采购流程更加高效并降低采购流程的总体成本。

采购流程是怎样的？

采购流程使公司能够购买公司运营所需的产品或服务。这可能是制造最终产品所需的原材料或办公室所需的办公用品。采购流程使公司能够获得有效运营的产品或服务。它涉及几个步骤，包括确定需求、选择供应商、谈判条款、下订单以及接收和检查产品或服务。

每家公司可能会遵循不同的采购流程来满足其供应链的需求。与直接采购相比，间接采购的正式采购流程可能非常不同。一种是专注于审查供应商并拥有严格的质量控制流程，另一种是商品采购，您可以从任何提供最优惠价格的供应商处购买。这就是为什么公司必须记录其采购流程并确保其员工记录并遵循独特的要求。

采购流程有哪些步骤？

1、身份证明

第一步是确定购买的目的。例如，您需要订购更多原材料来支持产品进度——这就是直接采购的一个例子。假设一家公司需要一个更好的系统来跟踪其客户数据。因此该公司现在正在寻找CRM（客户关系管理）系统。需求识别回答了公司试图实现什么目标以及需要获取什么产品或服务来实现该目标的问题。

2、供应商研究

此正式流程的下一步是选择采购供应商。如果公司已有首选供应商名单，则无需执行此步骤。如果一家公司试图购买新产品，例如 CRM 系统，则需要进行彻底的市场研究来确定顶级供应商。研究可能包括阅读行业分析师的报告或搜索在线供应商目录。研究过程会根据购买类型的不同而有所不同。

3、获取并评估投标

下一步是获得不同供应商的投标。在采购领域，获取和评估投标对于确保您获得最大收益至关重要。首先，要获得投标，您需要整理征求建议书 (RFP) 或 RFQ（报价请求）。当您不知道具体的解决方案时，RFP 流程适用，而 RFQ 通常用于商品（例如纸张）。

您的 RFP 应详细说明需要完成哪些工作、您想要实现什么以及您将如何评估投标。然后，您可以将 RFP 发送给有资格满足您需求的供应商。一旦出价开始出现，您就需要仔细审查它们。这意味着将它们与您在 RFP 中列出的评估标准进行比较。从那里，您可以决定哪个出价最适合您的需求。

4、创建采购订单

一旦您决定了供应商，就会协商合同并发出采购订单。如果供应商已经是具有固定条款的现有供应商或者是一次性小商品采购，则可能不需要合同。采购订单记录了所购买的物品以及向谁购买。采购订单还记录了采购的关键条款和条件。

5、获得购买批准

审批流程可确保财务或管理团队已审核采购并确保采购是必需的，并且已制定适当的预算。采购所需的批准数量取决于公司的采购政策。有些公司至少有一项批准要求，有些公司允许如果购买量在一定金额内则无需批准。

6、发出采购订单

一旦采购订单获得批准并发送给供应商进行验收。一旦供应商接受采购订单，就成为具有法律约束力的合同。购买可以通过电子邮件、传真或 EDI（电子数据交换）方法（如 cXMl）发送给供应商。电子方法无需手动发送和跟踪采购订单，从而提高了采购订单的效率。

7、跟踪和接收货物或服务

一旦您选择了供应商并进行了购买，跟踪货物或服务的交付和接收就很重要。这包括监控运输和交付状态，并在收到货物或服务时进行检查，以确保它们符合商定的规格和质量标准。

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