职场工作讲究的是效率，如何在最短的时间以最快的方式完成一件事情，也是职场人士必须掌握的技能。

下面介绍一些 Excel 高效的“偷懒”技能，以帮助大家提高工作效率~

高效输入数据

在输入数据时，经常需要在某列或某行的多个单元格中输入相同或有规律的数据，如学历、部门、员工编号、日期等。

此时，可以采用以下输入数据的方法，以提高建表效率。

1.填充相同的数据

如果需要在连续的单元格中输入相同的数据，则可以先在起始单元格输入目标数据，然后选择该单元格，将鼠标指针移动到该单元格的右下角，当鼠标指针变成＋形状时，按住鼠标左键，拖动鼠标进行相同数据的填充，如下图所示。

2. 一次性输入相同的数据

拖动鼠标填充相同数据的方法只适用于连续的多个单元格，当需要在多个不连续的单元格中输入相同的数据时，可以按住【Ctrl】键，选择需要输入相同数据的单元格，然后输入数据，如左下图所示。

再按【Ctrl Enter】组合键，即可在已选择的单元格中输入相同的数据，如右下图所示。

3.填充有规律的数据

对于有规律的序列数据，如编号、日期、星期或是工作日等数据，可直接用填充柄进行填充。

在工作表的单元格中输入数据，将鼠标指针移动到单元格右下角，当鼠标指针变成＋形状时，向下拖动鼠标进行填充。

如果填充的是序列数据，则可单击【自动填充选项】按钮，在弹出的下拉列表中选中【填充序列】单选按钮，即可填充序列，如下图所示。

填充序列下拉选项会随着单元格中的数字类型变化而变化，如果单元格中输入的是日期数据类型，那么在填充下拉选项中就会出现有关日期的单选按钮。

快速填充数据

快速填充功能是 Excel 2013 及以上版本才拥有的，它可以根据当前输入的一组或多组数据，参考前一列或后一列中的数据来智能识别数据的规律，然后按照规律进行数据填充，这样可以提高数据处理的效率。

Excel 中的快速填充功能主要体现在添加字符、提取数据、规范数字格式和合并字符 4 个方面，如下图所示。

1.添加字符

当需要向已知的字符串中添加字符，如为员工编号添加公司代码、为电话号码添加分隔符“-”、为日期添加斜杠“/”等时，手动添加效率会非常慢，而且容易出错，但利用快速填充功能，则可自动根据输入的数据特点，识别你的填充意图，快速填充需要的数据。

例如，在“员工基本信息表”中为手机号码添加分隔符（-），具体操作步骤如下。

步骤 01 在工作表的“联系电话”列后面插入一列空白单元格，在 K2:K3 单元格区域中使用分隔符区分手机号码，然后选择K3单元格，单击【数据工具】组中的【快速填充】按钮，如左下图所示。

步骤 02 即可根据前一列数据，自动快速填充数据，效果如右下图所示。

在执行快速填充操作时，可以按【Ctrl E】组合键来实现。

2.提取数据

在 Excel 2013 以前的版本中，提取字符串中的字符只能通过 LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数来提取，而在 Excel 2013 及以上版本中，通过快速填充功能就能快速完成。

如果要将下图字符串中的数字提取出来，但由于源数据缺乏规律，因此使用函数无法提取出来。

这时就可以使用快速填充功能来实现。

操作方法是：在各字段下的第 1 行中输入提取的数字，选择第 2 行中的单元格，按【Ctrl E】组合键，就能根据第 1 行的提取规律将内容提取出来并填充到单元格中，如下图所示。

在填充数据时，按【Ctrl E】组合键后，若打开如下图所示的提示对话框，表示 Excel 不能根据输入的数据识别出填充规律，则需要重新输入带规律的数据，或者多输出几组数据，以更好地识别出填充规律。

例如，要提取身份证号码中的出生年月，相对于使用 MID 函数而言，使用快速填充功能提取速度更快。

但需要注意的是，使用快速填充功能提取出来的是字符，所以在提取出生年月时，需要先设置单元格的日期格式。具体操作步骤如下。

步骤 01 在工作表中选中G2:G21单元格区域，打开【设置单元格格式】对话框，将【数字】选项卡【分类】设置为【自定义】，将【类型】设置为【yyyy/mm/dd】，单击【确定】按钮，如左下图所示。

步骤 02 在G2:G4单元格区域中输入前3位员工的出生年月，然后选择G5单元格，按【Ctrl E】组合键，将根据前面 3 个单元格中数据的规律，智能提取员工的出生年月，如右下图所示。

当“快速填充”的结果不准确时，可以多给出两个示例，这样就能更准确地识别。

例如本例中，如果只输入前一位员工的出生年月，则填充的员工出生日期将全部是“25”，输入前两位员工的出生年月，则识别出的员工出生日期将全部是“15”和“25”，只有输入 3 位员工的出生年月，才能正确识别出员工的出生日期。

3.规范数字格式

如果在表格中输入了像“2011.11.12”和“11.11.12”这样的日期格式，但 Excel 并不能识别这样的日期格式。

因此，对于这样的日期格式既不能通过格式转换为日期，也不能参与日期的计算。

针对这一情况，可以使用快速填充功能来实现。在不规范的日期格式后面插入一列空白列，根据前一列数据输入一组示例，然后按【Ctrl E】组合键，将前一列不规范的日期格式转换为规范的日期格式，如下图所示。

完成正确转换后，可将有不规范数字格式的那列数据删除即可。

不管是不规范的日期格式，还是不规范的数值格式、货币格式等都能通过快速填充功能进行规范。

4.合并字符

当需要将工作表中多个单元格中的数据合并到一个单元格时，很多人习惯使用合并字符“&”来实现。

其实，通过快速填充功能也能轻易实现，并且合并时还能对多列数据的顺序进行调整。

例如，当需要将“员工基本信息表”中的“街道”和“市区”列合并到“住址”列，并按“市区—街道”的顺序进行合并时，可先在“住址”列的第1个单元格中输入符合顺序的员工地址，再选择第 2 个单元格，按【Ctrl E】组合键，即可快速合并字符，并填充在单元格中，如下图所示。

精确定位数据

在处理数据时，可能少则几十条，多则几百条数据，当需要对符合某个条件的几十个或几百个单元格进行编辑处理时，我们可以采用 Excel 的“定位”功能来进行批量编辑处理。

“定位”功能可以精确定位所有包含特定类型数据或符合特定条件的单元格，这样可以对同时满足条件的单元格进行下一步操作，极大地提高了数据处理的效率。

在 Excel 中，按【Ctrl G】组合键，打开【定位】对话框，单击【定位条件】按钮，如左下图所示。

打开【定位条件】对话框，在该对话框中包含了 15 种基本定位规则，选择相应的定位规则，如选中【空值】单选项，单击【确定】按钮，即可快速定位选择表格区域的空白单元格，如右下图所示。