办公纸质文件收纳技巧(如何在职场先人一步？近藤麻理惠教你从文件整理做起)

最近被老板训斥，桌子上乱七八糟的，有时候找东西也找不到。昨日老友介绍了叫做近藤麻理惠整理法的给喵喵。喵喵尝试后果然是提高了效率。今日就分享出来这个给大家吧，希望对大家的工作有好的作用。

先整理，后收纳

大家常说收纳整理，其实真正的顺序是整理在前，收纳在后。

整理是个动脑的活儿，收纳是个体力活。

整理，是思考物品与自己的关系，并决策物品的去留。

收纳，是将物品收容纳入合适的空间，摆放到固定位置。

没有经过整理，就开始收纳，实际上是在屯物。

收纳只不过是做到了漂亮甚至规整地囤积物品，但是不解决根本问题。

在扔东西之前，先想想理想的工作环境，你要不要被垃圾包围？要不要被不喜欢的东西包围？

1、把所有同类的东西从收纳空间里一样不剩地全拿出来，集中在一个地方，再做判断。

2、一件一件地接触，判断碰到的瞬间，是否砰然心动。

举个栗子。

有一天整理名片，整理完了之后发现名片一张都不用留。要联系的人早联系了。不联系的人，对方离职跳槽多年了也还是没有联系。

「万一有一天要用了怎么办？」

这个万一不会到来的。

退一万步说，如果你有极大的动力、压力和需要，要去找到一个人的联系方式。怎么可能没有名片这种小事，能够阻挡到你？怎么样都能通过社交圈找到对口的人。

扔完了名片之后，名片夹没有用处了，于是收纳物品----名片夹，也可以扔了。

文件整理的基本原则是「全扔」

文件类的整理，有一个基本理念是全扔。

全扔可怕吗？不可怕的。没有这个信念，啥都扔不掉。

全扔难以操作吗？不难。因为咱们以前没有想过全扔，所以没思考过全扔的方法。

在全扔的原则下，有以下类东西是需要保留的：

现在手头正在用的文件。

短时期内需要用的文件，比如在项目执行期间3个月，相关文件在期间内需要使用到。

万一扔掉会非常困扰的文件。例如，需要长期乃至终身保存的文件，身份证、户口本、房产证、学位学历证、结婚证、行驶本、驾驶证、护照等。这部分已经进入贵重物品范畴，应当拎出来和其他贵重物品一起保存。

工作中需要保留为存证的文件：如合同、项目最终成果、带章带字的文件等。

注意：

在工作过程中，还会产生一些想要保存的文件：例如奖状、聘书、证书等。

这部分如果不具有贵重物品性质，而又出于心动想要保存的情况下，应当与回忆物品一起保存。

但是，这里，如果你喜欢内瓤，不喜欢外壳的话，外壳也可以扔，比如：

不要保留不在自己的工作范围和职责范围之内的文件。

不要帮领导和同事囤积物品。

请仔细思考你手上的文件究竟是你的，还是别人的。

如果你整理物品时，发现有别人的文件，这是个好机会，说明你的工作界限不清。

应该感谢整理带给你的启发，解决一下这个问题。

经过整理步骤后，桌面啥都没有了。保持台面无物，将东西收纳到柜子里。

再举个栗子。

常用抽屉一共三个。

一个放办公用品和小物品。

一个放文件和保存的成果。

一个空着，放香薰灯，钱包和折叠好的大衣。

文件的具体收纳

现在我们就开始收纳了。

文件：有电子件的不保存纸版。盖章合同请财务统一保存。你算算看有多少文件，在买个合适且心动的文件夹收纳。不要多买文件夹。

单据：发票需要报销的请单独放入发票夹子。买一个发票收纳盒子。由于你非常清楚要装的东西有多少，所以不用多买。

小票：全扔以后应该是没有了。如需记账，请记账后扔。

会员卡、购物卡、积分卡：拍照整理到印象笔记等app以后，可以全扔。商家使用时报卡号就可以了。如果你不放心，不要拖延，立刻给所有商家打电话确认是否一定要实体卡使用，绝大多数商家都可以报卡号使用。如果这个付出都不愿意做的话，说明你没有那么喜欢你的卡哦。不喜欢又不心动的东西，不要留在身边。

请竖着直立收纳，找几个方便的且你心动的小盒子，竖着收纳起来。能立的尽量全部立起来。我办公用品少，放个清洁用品抽屉示意一下。

喵喵觉得之所以没办法丢东西，是因为感情上的舍不得。虽然这就和感情一样当断不断其意自乱，但是也有好办法。单位肯定有自己的一些私人物品比如说纪念品什么的。整理的接触的时候千万别从纪念品，名片入手，就先从普通的上班文件开始整理会比较容易保持理性。

文件的丢弃

除了“现在正在用”，“近期内会需要”，“需要一直保存”的文件之外，都丢掉吧。

“现在正在用”的文件属于待办，譬如必须回复的信件、预计提交的报告、打算阅读的报纸等。可以用一个装“待办文件”的盒子来装这类文件，重点是这样的盒子只能有一个，绝对不能分散到各处。

“需要一直保存”的文件大约分两类，一类是证件、合同类这类文件直接放到普通的资料夹里收好就好。另外一类使用频率稍高，如杂志剪报 、 研讨会的摘要等，也放到一个统一的盒子或资料夹里统一收纳。

待办文件的盒子要以清空为目的。

一些纠结麻烦的文件请这样整理

广告，各种不再需要的资料，过期杂志，宣传资料

✕信用卡消费明细，需要的时候可以去查电子版

✕电器说明书

✕贺年卡

✕资薪明细表

用途不详的电线，请丢掉

这个东西简直就是大忌，比如手机充电线，ipad充电线，还有乱七八糟的其他的线

因为有太多的电线，所以实际上发生什么问题要从中选择时，反而变得麻烦，最后直接买新的，还比较快解决问题。因此趁现在整理时，只留下自己确实能够掌握用途的电线，莫名其妙的电线就丢了吧！

这些事情做完估计也就差不多桌子上就干净了。用这个办法也能整理自己家。喵喵觉得还是蛮有用的方法。希望大家都能节省时间先别人一步。

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