办公室的十种说话技巧(秘书荐读，读懂职场心法，助你在办公室混的风生水起)

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第四章 秘书工作实务口才基础

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一、口才的重要性

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语言是品质的衣裳，谈吐是行为的羽翼。

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讲究口才，对秘书工作实务十分重要。

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二、培养说话勇气

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（一）缺乏勇气的原因

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1. 自卑心理作怪

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出于自卑，产生顾虑和负担，影响思维和表达。具体表现有如下几种：

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（1）因缺乏知识而没信心，担心话中有误，惹来嘲笑、蔑视，不敢轻易说话。

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（2）因口才差而没信心，担心口才不及，损害个人形象，不善与人言谈。

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（3）因阅历少而没信心，担心言多必失，放弃说话机会，不能表述己见。

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（4）因有缺陷而没信心，担心嘶哑口吃，顾虑暴露毛病，不想招人笑话。

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综上所述，自卑作怪，妄自菲薄，丧失勇气，放弃说话。

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2. 实践锻炼不够

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（1）生活范围狭小，缺少实践。

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（2）思想惰性使然，回避实践。

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（3）性格内向，怯于实践。

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（4）社会偏见，影响实践。

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（二）缺乏勇气的表现

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紧张怯场，举止无措，表情僵化，语无伦次。

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（三）培养勇气的方法

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1. 克服恐惧心理

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恐惧是最大障碍，必须超越它、战胜它。敢于在人前讲话，你就成功了一半。

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2. 做好充分准备

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它包括心理上、思想上、行动上和方法上的准备。

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（1）集中思考。立场主张准确无误；讲述自己的思考过程；必须清楚该讲什么、讲到哪种程度。

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（2）形神兼备。昂首挺胸、步履矫健、神态自若、目光坚定、紧盯听众、做深呼吸、兴奋振作。

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（3）脱口而出。组织观点、编排结构、调动材料、头脑运行、简短提示、脱口而出、忌背文稿。

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3. 功夫练在平时

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（1）在陌生的集体中介绍自己。

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要求：大方自然、真诚坦率、从容不迫、理直气壮、声音洪亮、无小动作。

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注意：内心莫恐慌，应保持镇静，可模仿英雄，设想处于无人之境，增强自己的信心。

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（2）当众模仿动物叫声。

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要求：要叫多遍，一遍比一遍逼真，直到接近动物的真实叫声为止。

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注意：当众出丑，不怕嘲笑，面对尴尬，适应失败，提高勇气。

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（3）以童心、童音给儿童讲童话。

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要求：将自己设想为一个儿童，用小孩给小孩讲故事的口吻讲童话故事，这个故事必须是6岁以下儿童能听懂、喜欢听的。

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注意：这一训练主要考察讲故事者能否将自己视为孩童，能否当众做出幼稚可笑而又充满自信的动作，用稚嫩的声音和语气讲话而不怕被人耻笑，从而提高当众讲话的心理承受能力。

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三、基本功训练

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（一）气息训练

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气息是使声音洪亮悦耳的原动力。

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1. 呼吸

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常用的呼吸方法有胸式呼吸、腹式呼吸和胸腹联合式呼吸。

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讲话歌唱，采用胸腹式联合呼吸方法，可使全部呼吸器官协同运作，是较理想的呼吸方法。可通过深呼吸练习和吹动树叶练习等来锻炼自己的气息。

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2. 换气

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采取不同的方式对气息进行补充，以保证气力的充足，这就是换气。（1）蓄气练习。反复练习下列一段文字，直到能坚持一口气说完为止：

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出东门，过大桥，大桥底下一树枣儿，拿着竿子去打枣儿，青的多，红的少。一个枣儿、两个枣儿、三个枣儿、四个枣儿、五个枣儿、六个枣儿、七个枣儿、八个枣儿、九个枣儿、十个枣儿、九个枣儿、八个枣儿、七个枣儿、六个枣儿、五个枣儿、四个枣儿、三个枣儿、两个枣儿、一个枣儿。

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这是一个绕口令，一口气说完才算好。

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（2）换气练习。将下列一段文字读下来，依句号停顿换气，要有较明显的换气动作。

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望夜空，满天星，光闪闪，亮晶晶。好像那，小银灯，大大小小密密麻麻，闪闪烁烁数不清。仔细看，看分明，原来那群星，分了星座还起了名。按亮度，分了等，一等、二等、三等、四等、五等、六等一共分六等。谁最亮，是一等，谁最暗，是六等，一等到六等，总共不过6900多颗是恒星。星空中，还能看见那大行星和卫星，小行星和彗星，更有那无数无名点点繁星看不清。要想看清它，请你借助现代化的天文望远镜。

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（二）吐字归音训练

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1. 吐咬清晰

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（1）喷崩法：声母是b，p的字，可使用喷崩法。如：八百标兵奔北坡，炮兵并排北边跑，炮兵怕把标兵碰，标兵怕碰炮兵炮。

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（2）弹舌法：声母是d，t的字，可使用弹舌法。如：调到大岛打大盗，大盗太刁投短刀，推打叮当短刀掉，踏盗得刀盗打倒。

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（3）震牙法：声母是j，r的字，可使用震牙法...

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（4）开喉法：声母是ɡ，k的字，可使用开喉法。如：哥挎瓜筐过宽沟，赶快过沟看怪狗，光看怪狗瓜筐扣，瓜滚筐空哥怪狗。

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2. 归音到位

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（1）展唇：凡以ɑ犻，犲犻，狀ɑ犻，狀犲犻为韵母的字，归音时，应微展唇角，嘴形扁平，收“犻”音。如：祖国情啊，/春风一般往这儿吹；/同志爱啊，/河流一般往这儿汇。/党是太阳，/咱是向日葵。

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（2）聚唇：凡以ɑ狅，犻ɑ狅，狅狌，犻狅狌为韵母的字，归音时，应聚敛双唇。如：军港的夜啊静悄悄，/海浪把战舰轻轻地摇，/年轻的水兵，头枕着波涛，/睡梦中露出甜美的微笑。

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（3）抵舌：凡是收前鼻音狀的音节，字尾收音时要做一个明显的抵舌动作，舌尖稍稍回抵上牙床的位置。如：砍头不要紧，/只要主义真。/杀了夏明翰，/还有后来人！

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（4）穿鼻：凡是收后鼻音狀ɡ的音节，收音时，气息要灌满鼻腔，穿鼻而出收狀ɡ音，舌根与小舌要有接触感。如：大江歌罢调头东，/邃密群科济世穷。/面壁十年图破壁，/难酬蹈海亦英雄。

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（三）语音语调训练

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语音规范指的是讲话时每个字词的发音都要准确；语调纯正指的是四声要符合标准。

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训练口才的基本功，就是以普通话为准则，以《汉语拼音方案》为依据，在字词的声母、韵母、声调上下一番工夫。

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首先要找出本地方言、方音与普通话发音在以上三方面的差异与对应规律，例如有的地方i与u不分，有的地方o，e和c混乱，有的地方zh，ch，sh和z，c，s不分，有的地方方言声母、韵母与普通话差别不大，但声调差异较大，如天津、唐山等地。先找到不同，然后再按普通话规律纠正，就可收到好的效果。

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（1）以下字词要求读准，不要用方言，只能用普通话。

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租子会猜最粗大寺斯文
r 珠子会拆最初大事诗文
r 发言开门金银亲近木盆
r 发扬开蒙经营清静木棚

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（2）读下面的绕口令和诗句，既要读准声母或韵母，又要读准声调。

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四是四，十是十，十四是十四，四十是四十。谁说四十是十四，就罚谁四十，谁说十四是四十，就罚谁十四。

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林玲和凌琳，长得一般高，又是同年龄。林玲两眼水灵灵，凌琳长得挺机灵。林玲帮军属把水拎，凌琳替队里采鲜菱。

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鹅、鹅、鹅，曲项向天歌。白毛浮绿水，红掌拨清波。

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（3）绕口令训练

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用绕口令进行综合性训练，来考查自己口才基本功的状况。如：

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新脑筋，老脑筋，老脑筋可以学成新脑筋，新脑筋不学就成老脑筋。

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天上七颗星，树上七只鹰，墙上七个钉，钉上七盏灯，地下七块冰。遮满天上星，赶走树上鹰，拔下墙上钉，吹灭钉上灯，踏碎地下冰。

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四、口才得体

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（一）含义

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所谓口才得体就是指根据社会上不同的人具有的不同言语反应，考虑听话人不同的心理因素，做到对不同的人说不同的话。即说话要适时、适情、适势、适机，一切以适度、恰当，让人爱听为原则。

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（二）内容

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1. 区别对象

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（1）不同性别。对“女人如果没有了男人就恐慌了”这句话加标点，男女同学标点可能大不相同。这说明，对男人说话与对女人说话时要有所区别。有些可以对男性说的话，对男性开的玩笑，对女性说就不适合、不得体。

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（2）不同年龄。年幼不懂事的小孩，由于思维简单，对语言的理解也较简单。对其要多表扬、多鼓励，以启发、引导为主，少厉声指责和批评，忌用过重的语句去刺激、打击。用语言刺伤儿童幼嫩的心灵，是最不得体的。

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成年人当中又分青年人、中年人和老年人，这三个年龄层次的人经历不同，志趣各异，与他们说话时就要从他们的心理状态出发。

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（3）不同文化。文化程度低的人听不懂太专业的字眼。跟他们说话应该尽量用家常口语体，说大白话。如果用接近书面语的典雅口语体与他们交谈，那就不符合得体性的要求了。如“您有配偶吗”与“您有老伴没有”相比，后一句话更得体。

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文化程度高的人比较敏感，爱挑字眼儿。对知识分子讲话就得注意尊重对方，避免常识性错误，特别是要注意用词的准确性。文化程度高的人爱听委婉的话，不爱听类似质问的不客气的话。如“你怎么还不结婚？”与“你的个人问题该解决了！”相比，后者更加适合。

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（4）不同民族。语言和文化互相依存。可以从语言上了解不同民族在文化上的差异，各民族都有自己的寒暄用语和礼貌用语。例如对“您吃了没有？”这样的问候语的理解，东西方就大不一样。再如，问“你上哪儿去”“多大年纪”“工资多少”“在哪儿工作”“成家了没有”等问题，西方人也极不习惯。应了解民族传统文化间的差异，避免两种文化冲突所引起的言语误会。

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（5）不同心境。“莫对失意人，而谈得意事”，不能“哪壶不开提哪壶”，不能戳人家的伤疤，引起对方的内心痛苦。对可能引起对方痛苦联想的话，能回避就回避。同一个人，心境不同对言语反应也不相同，要学会察言观色、揣摩心境，决定说话方式和内容。

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（6）不同身份。和身份不同的人说话不能千篇一律，要区别对待，大方得体，让人爱听。

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身份是指一个人的社会地位。说话时既看对方“其位”“其职”，又看自己的“位”和“职”，才是得体的。

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身份也指一个人的辈分。对长辈说话要多些尊敬的语气，对平辈或晚辈说话要真诚亲切。如“请留步吧！”与“别送了，别送了，快回家吧！”又如“您今年几岁了？”与“您高寿？”

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2. 区别场合

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（1）正式与非正式之分。所谓正式场合，指经过精心准备的、有明确目的和功能的场合。如国际上外交或贸易的正式会谈，上级与下级正式的谈话，学术界正式的学术交流会等。在这种场合下说话，要深思熟虑，言简意赅，庄重严肃。肆意谈笑、插科打诨就很不得体。

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非正式场合说话则可随意、即兴，无十分明确的目的性或功能性。比如同学校友聚会、节日联欢会、茶话会、野餐会等，这种场合无压力或工作职责，轻松自在，开玩笑、讲故事、聊闲话、谈天说地都是得体的。

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注意与人交往中“特地”与“顺便”两个词的使用，它们有场合的正式与非正式、庄重与随便的差别。

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（2）内外之分。家丑不可外扬，内外有别。对自己人可以无话不谈；而对外人则需留心，常常是公事公办，说常理中、原则上的话。

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（3）喜悲之分。说话与所处的场合的气氛协调。在喜庆欢快的场合，说话要喜兴，可开玩笑，可滑稽幽默，使欢快气氛更浓。办丧事时，切忌随便说笑、找话题开玩笑，更不要显示自己的幽默感。

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（4）多少之分。对方忙、时间紧，或看上去疲倦、劳累了，要简明扼要、长话短说。要察言观色，揣度心理，确定说话长短。

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总之，做到说话得体、效果良好，必须准确地了解、把握对象和场合，据此判断、决定自己说话的内容、口气、辞令、语态和长短。

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