刚入门hr办公技巧(HR小常识第3话：如何做入职管理？)

通过层层面试，终于找到了你心仪的那一位候选人，又经过背景调查查无问题之后，终于可以通知候选人入职了。下面小编讲解一下入职手续该如何办理。

一、通知入职

首先电话通知候选人，通知入职事宜，沟通一致以后，再发一封正式的录取通知邮件给对方。通知的内容包括报到时间、入职部门、入职需要携带的证件资料、入职办理的流程指引等等。

二、填写表格

不少公司在面试时都会要求应聘者填写求职表格，目的是了解一些求职者简历之外的情况。但是以小编过往的求职经历来看，往往入职时又要填写一份与求职表相近的入职表，这样既容易引起求职者的反感，又没有效率。据此，小编建议合二为一，只制作一份求职申请表即可。应聘时可以选择免填如银行卡号等非重要信息等，等到入职时再补充完整。那些字迹潦草的让他们重填即可。

入职表格的项目设置建议要包括以下信息：

1.身份信息：姓名、曾用名、别名、英文名、民族、政治面貌、籍贯等；

2.通讯信息：手机号码、邮箱、QQ、现居住地址、家庭地址，注意地址必须具体到门牌号；

3.健康信息：身高、体重、重大病史、职业病史、过敏病史等；

4.教育培训：学校、专业、获得证书、培训内容等；

5.工作经历：过往任职单位、任职部门、任职岗位、薪资水平、单位联系人、离职原因等；

6.家庭情况：家庭主要成员关系及联系方式、简单背景等；

7.婚育情况：未婚、已婚或离异，生育一胎或二胎等。

三、提交资料/资料审核

提交的资料主要是表格信息的辅助审核资料，有些需要原件，有些需要检验原件后留复印件，复印件需要他们签名，证明资料是由其本人提供的。审核个人主要信息，可以有以下资料或证件：

1.身份信息资料：身份证、身份证复印件、照片等；

2.通讯信息：即时验证即可；

3.健康信息：入职体检报告等；

4.教育培训信息：毕业证、学位证、岗位证书、职业技能证书等；

5.工作经历信息：离职证明、背景调查报告等；

6.家庭情况信息：户口本等；

7.婚育状况信息：结婚证、婚育证明、未婚证明等；

8.个人档案：档案、报到证等、社保卡等；

9.银行卡信息：银行卡复印件等；

10.其他：台港澳人员身份证、就业证、外国人士的职业签证等。

审核资料证件时，要注意查验证件质量是否可靠、字迹是否清晰、印章是否清楚。学历、技能证书这类是可以到学信网及相关职业技能网站查验的。资料用档案袋装好，标明内装资料名称及份数，必要时还应扫描留存。

一般来说，要求提交的资料都是很有必要的，原则上资料不齐，应该暂缓入职，或者在入职员工提交其他证明，或者公司调查了解后再作决定。像学历证件、身份证、离职证明等证件丢失的情形比较常见，应该及时敦促其补办。如学历证丢失的，可以回学校开证明或者上学信网打印学籍信息；身份证丢失的，可以去居住地派出所、家乡派出所或者附近火车站补临时身份证，等到身份证补办完毕后再提供。不过如果照片与本人差别较大，应谨慎处理；离职证明丢失的，第1话已经有提过处理办法，可以去看看。

四、阅读员工手册

资料收缴及审核完毕后，HR应该把公司员工手册、岗位工作职责说明书、产品手册、岗位考核标准等文件给入职员工看，最重要的还是员工手册。HR后续就入职员工的问题进行解释，最后由新员工签署“已阅读员工手册完毕”并签名。建议在员工看完员工手册，认同公司规章制度后，再继续后续手续。因为如果入职员工不认同公司规章制度，入职后会存在不少隐患。如果沟通无果的，应立即终止录用。

有些公司在制度建设方面不是非常完备的，有不少地方涉嫌违法的、有漏洞的，建议在员工阅读完毕之后把员工手册回收，为弥补因此造成员工对公司规定不熟悉熟悉，可以改为定期或不定期考试使其加深记忆。

如果公司是尚未制定员工手册的，可以直接以口头讲解，辅助以考试加深其记忆。这样也是可以的。

如果公司制度非常完善的，仅仅靠阅读员工手册不够详尽的，或者大批员工同时入职的，最好在阅读完员工手册后再另行举办员工入职培训。

五、签订劳动合同

劳动合同的版本在各级人力资源和社会保障局等网站都有下载，一般网站上的模板也没有问题，只要确保《劳动合同法》第十七条要求具备的条款齐备即可。下载的模板建议再修改一下排版，并且根据公司实际需要增删一些条款。签订合同的时候，有些要点是一定要注意的：

1.要在监督下让员工本人亲自签名；

2.填写信息一定要真实、准确、完整；

3.在入职一个月签署合同完毕并盖章发还给新员工，建议在员工入职当天就签，入职一周内发还，主要是避免逾期；

4.发还合同时要让员工亲笔签收。

六、制发工卡/配发工服/录入指纹/配备钥匙/配发办公物资等

在员工阅读员工手册的时候，可以去准备劳动合同和制作员工工卡，准备工服，配备办公物料等。等员工签完合同，这些物资就可以直接发放了。发放所有物资，应告知使用的注意事项，比如物品的使用注意事项、哪些物品离职后应归还等等。注意所有物品均应需员工签收。

七、参观办公区域

发放物资后，应带新员工参观办公室的主要区域，做好指引，像洗手间、茶水间、食堂、宿舍及主要职能部门的位置应该介绍到，便于员工更快熟悉周边环境。

八、移交用人部门

发放物资、参观办公区域后，接着就把新员工带到用人部门，安排落座，引见部门主管，由部门主管介绍部门成员，安排工作等等。

有些小公司人员不多的，十几人二十几人，可以由HR直接引见认识各位同事。如果人数较多，则介绍部门成员及工作对接主要成员即可。

九、其他

入职第一天工作还有一些工作如：把新员工引入公司QQ群，把员工信息录入OA系统，分发工作账号，安排宿舍，带领新员工吃一次中午饭，下午安排新员工参加企业文化培训、产品培训、岗位培训等等。实际上，后续工作还有办理档案的迁移，办理社保的缴交，帮助员工解决食住行的问题，在入职以后分阶段定期或不定期与用人部门和新员工进行沟通，了解新员工的适应程度、工作表现，协助解决新员工存在的问题等等，这些都是入职管理的内容，如果以后有机会，再与大家分享。

十、总结

通过以上细节的工作，我们严格把关，可以降低劳动用工风险；我们认真对待每位新员工，给予他们足够的重视，能让他们快速消除陌生感、恐惧感，加快融入团，提升稳定性。有些小企业不重视新员工的管理，领导忙于工作，对新员工不管不问，甚至对待新员工如防贼是极为不妥的。新员工得不到重视，工作无从下手，人地两生，求助无门，满腔热情渐渐就消淡了，入职不过几天就会萌生去意。

员工入职2周离职，与HR入职沟通有关；3个月内离职，与不能适应工作和工作内容本身有关；6个月离职，与直接上级有关；2年左右离职，与企业文化有关；3-5年离职，与晋升空间有关；5年以上离职，与厌倦和进步速度不平衡有关。我们暂且不用看那么远，先把当前的入职做好才是正道。

最后再附上一份入职指引的表格给大家参考：

（此为模板，内容、时间等请自行修改）