办公室采访技巧(媒体来访，如何应对？干办公室的看过来)

文|半个完美

任何单位的办公室似乎都是一个“万能”的科室。

不管什么原因，凡是没有对接渠道或者是对接不畅的，统统会汇总反馈到办公室处置。

就媒体找上门这样的棘手事件而言，多数单位的办公室都是媒体应对或者说舆情应对的“第一道防线”，那么，作为办公室人员如何应对媒体来访？

01

摆正心态，办公室首先是一个接待部门。

老同学的儿子小李中文系毕业，考进了一家银行工作没多久，就被提拔为办公室主任。工作加班多，忙点、累点都没啥，小李说，最苦恼的就是害怕和媒体打交道。

得知我在媒体工作，就经常向我倾诉苦衷。其实，像小李这样的年轻人害怕和媒体打交道的不在少数。

有好几次，都是媒体找上门，在他们银行门口不走，要求采访，保安堵着不让进，小李不知道如何应对，直接打电话找我解围。

我就告诉他，媒体又不是老虎，害怕什么？

要摆正心态，办公室本身就是一个接待部门，媒体来访，先做好接待工作，掌握一下情况。

如果不接待，问题会更严重，既然媒体找上门来了，没个结果是不会善罢甘休的。

媒体本身就是要深入一线做宣传、监督的，媒体上门采访，了解事情真相本身无可厚非。

如果涉事单位不及时发声，媒体以拒绝采访为由直接发稿，对单位而言会很被动。

作为办公室，接待是最基本的职责。

媒体人也是人，我们可以换位思考一下，如果是你上门了解情况吃闭门羹，那会是怎样的一种心情？

因此，作为接待部门，干办公室的要摆正心态，首先要懂礼仪，以礼待之。古人云，伸手不打笑脸人，礼仪有时真的很重要。

如果遇到有媒体上门采访，办公室要敞开大门，以礼迎之，让来访媒体心里暖暖的。

小李还有顾虑，说是接待没问题，可不知道怎么和媒体交流，怕问这问那的，还害怕被录音、录像。

其实，小李的这种想法是多余的。

办公室的职能媒体也清楚，媒体更想得到的是单位高层的权威回应，而不是一般人员的答复。

02

做好沟通，尽可能多收集信息，不做反馈。

接待媒体，除了热情周到外，谨言慎行是必须要注意的。

原因有二，一是办公室的职能所在，没有授权的话，办公室不能代表单位做回复，所以，在交流中要慎重；二是就采访的事件而言，后期如何发展不好定论，如果一旦发酵为负面舆情，办公室的只言片语也可能成为舆情的焦点，干办公室的要学会保护自己。

始终保持和媒体做朋友的心态，做好纯粹的礼仪接待。

办公室接待媒体后的沟通，仅限于采访信息的收集，自己要多问、多听，切不可被媒体引导问话，随意反馈自己个人的观点。

同媒体沟通，要收集哪些信息呢？

来访媒体的单位、姓名、职务、证件等基本信息，采访的内容来源渠道，媒体已经了解到了哪些内容，媒体的疑问或者说采访提纲是什么，何时反馈，如何反馈。

最后，一定要明确，办公室会及时的将情况反馈相关部门和领导，感谢媒体的关注，并添加联系方式，以便做好后续的沟通。

接待和沟通以上两项工作，根本没有什么难的。小李之所以害怕的根本原因是没有摆正自己的位置。

小李说害怕自己说错话，是因为他没有弄明白，媒体来访这个事件的重点是在事件的回应上，而这个回应是由单位主要领导来确定的，而不是办公室。

干办公室的只要明白了这一点，就不要有心理负担，大胆的做好接待沟通即可。

不要时时处处躲着媒体、防着媒体。

03

及时上报，授权范围内，做好善后工作。

按照舆情处置的要求，一般情况下，涉及到媒体采访的都要上报主要领导。办公室收集采访信息后，一定要及时上报主要领导。

如果单位有公关团队、新闻发言人，那么，办公室就不用操心后期的媒体回应了。

如果没有，办公室就要考虑关注事件的进展，最好是全程参与事件的处置过程，以便掌握更多具体的信息。

同时，办公室要同媒体做好事件进度的沟通汇报，注意不是处置结果的反馈。

在约定时间内，经主要领导授权后，办公室方可进行结果的反馈。如果不按时反馈，媒体会直接发稿，一旦形成舆情，“灭火”就很难了。

总而言之，办公室不是决策部门，在处置媒体来访事件中，办公室一定要摆正位置，不卑不亢，在接待上要热情，在沟通上要及时，在反馈上要慎重。

按照常理，做好接待和沟通本来就是办公室的分内之事，结果反馈或者如何反馈才是媒体关注重点的，也是媒体来访的重点。

如果办公室把分内之事做好，那么，对事件处置是个加分项；如果做不好，那么，瞬间就可能会引发舆情事件，比如，来访媒体到上级部门采访或者直接对外报道。

在回应方面，办公室一定要在主要领导的授权之内行事，一言一行都要首先经过本单位主要领导的许可。这样的话，其回应行为本身就代表了单位，而不是个人。

经主要领导授权后，即便是，回应引发一些意料之外的舆情事件，办公室也不用承担什么责任。

涉及媒体事件是舆情应对的难点，舆情走势很难把控。

干办公室的，除了干好工作的同时，也要学会保护自己，不要因为媒体来访处置不当，把自己投进舆论的漩涡之中。