办公文具使用技巧(在办公室应该学会整理)

今天聊一下办公室的整理，大家在工作过程中，有时总碰到要做的事情很多，一下子就不知从何入手？同事递了几份资料，就不知往哪搁？桌面总是乱糟糟的，找个资料，不知放哪了？各种信息看不过来，上班时间不够用，总是忙死了，成了个大忙人，也是名副其实的“大盲人”。那怎么办？整理不是单纯地把桌面整洁、电脑资料多分几个文件夹那么简单，如果仅是摆放得整整齐齐，但是弄不清东西放在哪里，无法随手取得，这样的整理没有意义。整理的目的应该提高工作效率。下面就来说说整理话题吧：

实物文档物品方面：

自己要设定些规则，需要的材料和信息随时都能找得到，先从制定简单易记规则开始，比如各类文件材料该放哪里就该放哪里，而不是又要放哪儿了而纠结，只要每次设置的规则会比以前少浪费时间，就说明这规则是好的，太复杂反而会把自己搞蒙了，这里有个重要的提示：定好位置后每次材料用后要及时归位。这样以后就不会在找资料上花很多时间了。

每次拿到资料分类保管要做到一到手就大体分类：可分为目前或近期就要办理的、重要文件收纳保存、非重要暂时接纳保管的。当前需要处理的文件应放在自己比较顺手拿到的位置；当前未处理的应分类保存，应按工作项目分类，对每类性质文件夹的颜色定义按自己易记的方式并贴好标签做好文件的标识适当存放。

对于文件的存放，首先应该贴好标签，标签上应写上时间、工作名称项目，摆放可按自己的工作需要：可按使用频率摆放存取更方便，或按时间摆放，或按内容分类、或按拼音字母分类，总之选择自己好记忆的方式以备日后便捷存取就行。

常用的办公用品用具要做到随手可拿到，频繁用到的笔、订书机等可放桌面或收纳筒，其他胶布等可放抽屉，避免占用宝贵的桌面空间，同样桌面和抽屉里的东西都要放在固定的位置，用后即还原，这样就有章可循。

名片整理，目前电子信息发达了，名片比之前少了不少，但还是有的，收到名片在上面稍微记录一下见面日期、地点、外貌等特征，便于后期回想这是谁，名片可分为两类，一类是今后常联系的，可放名片夹存放，并在录入在电脑上的Outlook等相关软件上，以便随时取用，还有一类是可能不往来的，可装在不常用的小盒子。

还有办公久了，总有不少纸质文件，为避免不必要的堆积，要学会丢，彩页宣传单页、或说明书、杂志，或者电脑上可以查阅到的资料，该扔的就扔，你也可以判断这文件是否办过了，或者重复的资料，这就可以扔了，对于无法判断今后是否用到，你可以来个纸箱，按顺序堆放上去，到一段时间进行大整理时，可从箱底开始检查，越下面说明时间越久远，可以考虑清掉，或者一年也没用到一次，也是可以扔了，免得每次耗时耗力的整理。

电脑信息文档方面：

现在电子信息很发达了，办公的都人手一台电脑、一部手机了，要善于利用软件或APP，把相关的联系人或日程表记录上去，做好各电子设备间的相连及同步，这样就有利于节省时间提高效率。

电子文档分类，可按自己工作性质进行命名分类，文件夹建议不超过三层，可定义一个统一格式，如“编号 分类名称”，文件名也一样尽可详细，如“日期 项目名称 内容”，接收到的文件也要做好按自己的格式重新命名，以便日后容易查找；分类分层文件夹不建议分得太细，太细致了看上去感觉不错，可用起来也是麻烦一堆，有时来了一个文件会因此犹豫半天不知该放哪个文件夹，这样倒浪费不少时间。现在电脑搜索功能也好用，只要有命名好文件，应该很快就搜索到的。

电脑桌面应保持简洁，常用的文件夹可以在桌面创建快捷方式，但最好不超过八个，或者通过建立一个exce表格做个超级链接也是很方便的，把正在办理的相关文件，最好不超过两次点击鼠标即可打开，做好及时分类保存，工作完成即可删除快捷方式或超级链接。

邮件整理：现代办公除了电话联络，互发邮件肯定少不了，这也是一项耗时的差事，打开邮件能及时回复的应及时回复，不能当场回复的，也要说下：邮件已阅，回头答复等字样，可设个待处理文件夹并做好邮件归档，待有空一并回复，这样也给人留下信任的好印象，避免他人焦虑等待。

合理时间安排，充分利用软件编个工作日程表，把每周、每月或定期固定需要处理的事务录入一下，比如开周会、出周报、换证、年审、对账、结款等，这样每个周期就会自动提醒，也把当前、近期、或进入安排的事务也进行录入，这样就能很直观地看到工作安排，每天到点就可提醒要办哪些事了，让工作更加有条不紊，做完进行一一打钩，这样进展情况一目了然，自己看看也有成就感。通过日程表的安排整理，也可以看看近期安排的计划事务是否能提前进行，即便以后临时有事也好安排调整过来。

总之整理是为了更有效工作，上面就根据自己的工作经历稍微归纳，办公室远不止这些方面的，比如还有会议整理、信息收集整理等，大家可根据自己工作需求，也可归纳整理一些，今天先聊这些，也希望大家整理补充！谢谢！