办公表格颜色排序技巧(如何对选定列不同的内容着不同颜色)

我们要对一个员工消费表中不同的员工着不同的颜色，要怎么做呢？

首先我们可以对姓名进行排序，然后悲催地发现，每个人出现的记录次数并不相同，所以不能用行号取余实现，那么我们可以添加辅助列，比如我这里用的是D列，然后在数据开始的行上边添加两行分别标记 0 ,1（0,1只是个标签，如果不喜欢标记成阿猫阿狗也可以）

然后在D3处填入公式

=IF(A3=A2,D2,OFFSET(D2,-COUNTIF($A$2:$A3,A2),0))

然后我们惊奇地发现，相同的姓名会被赋予一个相同的标记，而相邻的两个不同姓名标记又不一样

那么，我们找到开始---->条件格式---->新建规则，选择使用公式确定要设置格式的单元格

在第一个跳出界面的范围框中填入 =$D3=1,格式设置为 图案 -->淡蓝色，确定，再次选择开始---->条件格式---->管理规则，将”应用于”修改为你要操作的所有区域，比如我这里是 B3到K1751则填入 $B$3:$K$1751

确定，然后我们惊奇地发现，不同的姓名被着上不同的颜色了。

那么，辅助列是否可以删除呢，这是不行的，因为规则要依赖辅助列，我们在查看或是打印的时候，如果不希望辅助列出现可以隐藏即可，如果不希望列出现隔断的情况，可以找一个尽量靠后的列做辅助列。

为什么条件格式规则管理器的规则中公式是$D3=1而不是整列$D:D呢？其实这个就是计算机语言规则，$D3本身就是可变的，如果我们设置为$D:D，他反倒会以为在这一个小小的范围内，要求整列都是1，卡bug呢

那么，我们修改某一条记录的员工姓名，需不需要重新做一次呢？这里是不需要的，毕竟公式是动态的，如下，将第三列的姓名改成了东哥：

我们发现效果还是和我们所想的一样样的

我们来解析一下这个公式

=IF(A3=A2,D2,OFFSET(D2,-COUNTIF($A$2:$A3,A2),0))

首先我们要明白这里边包含的三个公式的基本释义

IF:如果**则**。OFFSET：按要求偏移。COUNTIF：统计出现次数

分解开始：

=IF(A3=A2,D2,***)

这层意思就是说，如果A3=A2，则D列填充D2的值(1),如果A3!=A2,则填充OFFSET(D2,-COUNTIF($A$2:$A3,A2),0))的值，然后我们再看

OFFSET(D2,-COUNTIF($A$2:$A3,A2),0))

这层意思是说，从D2开始偏移，偏移量为行偏移-COUNTIF($A$2:$A3,A2)，列偏移0

那么我们再看

COUNTIF($A$2:$A3,A2)

这层意思是说统计$A$2:$A3这个区域范围出现A2的次数

那么我们组合起来看就是：

如果A(n)列等于A(n-1)列的值，则填充D2数据(1),如何A(n)列不等于A(n-1)列的值，则以D(n)列的值开始偏移，偏移量为从A2行到该行出现A(n-1)行的次数取反(取对应的负值)

我们以第三列到第九列为例讲该公式如何运行（以第一个着色表格为例）：

由于A3不等于A2,则D3的值是从D2偏移，而$A$2:$A2范围内出现A2的次数是1次，所以偏移量为-1，负数说明是向上偏移，偏移后的值为D1的数据0

A4等于A3,则进入IF后返回值是D3,还是为0，以此类推

由于A8不等于A7,则D8的值是从D7偏移，而$A$2:$A8范围内出现A7的次数是5次（从第三行到第七行），所以偏移量为-5，负数说明是向上偏移，偏移后的值为D2的数据1

A9等于A8,则进入IF后返回值是D8,还是为1，以此类推