办公电脑文件整理技巧(分享丨企业经营管理档案工作收集与整理内容和方法)

企业经营管理档案对于企业的生产经营与发展存在至关重要的作用，它能够促进企业与外部联系，也是企业管理层制定生产经营决策的依据，同时对于加强企业自身竞争力的建设，提高其在激烈竞争市场中的地位以及增强生产经营中的经济利益回报具有关键性的意义。

档案管理

一、企业经营管理类档案的内容

企业经营管理类档案包括以下内容:

第一，经营决策与计划文件，具体包括企业的经营目标、经营方针和经营策略以及各种经营决策方案、计划等。

第二，物资供应与能源管理类文件材料，具体包括各种物资定额、材料库存决策、物资合同、能源供应计划。

第三，生产与质量管理文件材料，具体包括企业各类经济技术指标完成进度的统计报表、质量工作总结等。

第四，市场与销售文件材料，具体包括市场调查、分析报告与统计报表、商品商标与广告、产品订货与销售合同、商务纠纷与诉讼文件等。

第五，财务与成本管理文件材料，具体包括:财务决策与计划、成本预测与分析、经济核算材料等。

档案管理

二、经营管理类档案

收集与管理工作面临的问题

（一）档案收集人员存在的问题。在收集档案的过程中，很多企业都会在各个部门内设置档案员的岗位，由部门内的职员兼职，这些档案兼职人员的工作便是收集并移交相关的档案，但是在实际中，各部门档案兼职人员存在最主要的问题便是目标不明确，他们不确定该将哪些档案上交给档案管理部门。最明显的表现便是不知道该将部门内的哪些文件资料移示给档案管理部门，在移交档案文件的过程中觉得没有文件可以移示，或者让专业的档案管理部门的专业人员自己选择需要移交的档案文件。

(二)企业内部经营管理类档案收集存在难度。企业内部经营管理类档案收集存在难度除了部门内的档案兼职人员不作为外，某些部门为了一己私利不愿意移交档案文件，他们将利润作为部门追求的终极目标，有些相关的经营管理档案被看作是部门内部的无形资产，为了便于日后的使用，他们找借口将档案文件保留在部门内，而这些档案通常关系到企业经营发展过程中的一些重大利益，甚至存在有些部门在发生人事变动的时候会将“私藏”的这部分档案遗失的情况。

(三)档案管理人员专业技术水平不足。信息化时代，信息技术已经与企业的生产经营密不可分，而档案管理工作也是一样，在档案管理工作中运用信息技术手段，将大大减轻传统档案管理工作中的费时费力又低效的弊端，但是前提是档案管理部门的专业人品掌握一定的信息技术基础，能够熟练使用管理档案所采用的软件，在实际情况中很多档案管理人员没有系统地学习过相关信息技术，不习惯对档案进行信息化管理，熟练使用计算机也存在一定的难度，这就对于企业的档案管理工作造成了很大的阻碍。

档案管理

(四)档案管理中的信息安全问题。信息时代为档案管理工作带来便利的同时，也存在一定的安全隐患，尤其是信息安全隐患，与传统的档案管理工作不同的是，档案文件很容易受到黑客或者病毒的攻击而泄露甚至丢失，一旦发生这些情况，将会为企业带来极其严重的利益损失。

三、解决企业档案

收集与管理工作问题的措施

(一)加强宣传力度，提高全体员工的档案收集与管理意识。在日常工作中，档案管理部门应当加强档案管理相关内容的宣传力度，比如通过单位的微信公众号进行相关宣传，使员工了解到档案管理工作的意义以及重要性，诸如在微信公众号通过发送档案工作违纪违法案例的相关推文来增强职下的档案意识，引起员工对干档案移交以及收集工作的重视，培养员工的档案保护意识。

档案管理

(二)增强档案管理人员的业务水平。企业在选拔兼职档案管理人员时应当适当提高用人标准，为兼职档案管理岗位选拔一些细心、耐心、勤劳并且对档案管理工作感兴趣，有热情的员工。此外，在选拔这些人员时，企业也应当适当关注年龄与性别等因素，以期保持档案管理吊队伍的整体专业稳定性；除定期的培训外，档案管理部门的专业人员应当定期对各部门的兼职档案人员进行收集与整理档案的实际操作指导。

(三)加强单位内部档案相关的制度建设。没有规矩不成方圆，企业在进行档案管理工作时同样应当健全相关的制度规范，在相关制度规范的基础之上强化对于档案管理工作的约束。档案管理部门应当加大相关制度的执行力度与对各个职能部门的监督，严格依照所制定的制度来对相关的档案收集与管理行为进行奖励或惩罚。

档案管理系统

(四)建设档案管理系统。润普数字档案管理系统软件拥有文件收集中心、预归档中心、档案管理中心、档案利用中心、安全控制中心、档案管理等6大功能模块、50 子功能，实现档案收集、整理、归档、移交、统计和利用等全方位功能覆盖、全流程在线审批，提供涵盖档案管理的全生命周期管理解决方案，实现从档案的收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁为一体的全生命周期管理，全程以流程驱动，审批留痕，可记录可追溯。核心功能价值如下：

一、全流程在线审批，加强规范管理

润普档案管理系统通过自定义表单及工作流引擎构建流程，实现档案管理与流程的集成与贯通，消除业务流程的断点现象，打通跨部门衔接，确保每次审批都能规范、高效地完成。根据预设的流程，跨层级、跨部门、跨门类的档案业务会自动衔接、自动推进，自动记录所有的执行动作，为全流程提供应用服务，实现全过程的闭环管理，使业务流程得到持续优化。

二、管理要素融合，打破“管理体系孤岛”

系统采用B/S结构和分级授权管理，满足不同地域档案的集中式或分布式规范化管理。通过总部集中的数据目录，可对全公司范围内的档案数据进行维护，确保档案数据的安全。同时将所有类型文档档案统一管理，把文档业务和档案完美融合，实现从文档档案的收集、整理、管理、利用都能够与业务关联起来，组织内部不同角色人员在开展具体工作的任意过程都能实现文档或档案的应用，让领导和普通员工对档案管理与利用都更加方便高效。

三、开放集成，满足个性化需求

系统预留扩展集成接口，可与OA办公系统以及ERP、CRM等业务系统无缝对接，实现采集数据的统一管理，形成更加完善的现代化档案管理体系。此外，系统还能根据用户的业务需求，灵活配置功能模块，建立个性化的数字档案管理系统。

综上所述，企业在进行经营管理类档案收集与管理工作时要结合现有的时代背景，充分利用信息技术的便利性，改善传统档案管理工作中的费时费力又低效的弊端，在完善企业内部档案收集与管理制度的基础之上提高档案工作人员的专业素养，不断增强其实际操作能力以及档案操作意识。