节约办公时间技巧(伟弘精益见解：节省时间的十个妙方)

节省时间的十个妙方-前言

办公桌上堆积如山的文件，好像永远不会都减少；接踵而至的访客，及寻求问题解决的部属，一个个「闯」进你的办公室；不断响起的电话，一直打断你手边的工作；接二连三的会议，让你疲于奔命，恨不得自己三头六臂，可以同时应付这么多的事情。

工作上如此，生活亦是。许多想读的书买了却没时间读；心仪已久的音乐家终于来台演出，却抽不出空去看表演；答应家人一起出国去玩，行事历上却排得满满的……，这些挫折都让生活不再新鲜有趣。

你是不是感叹时间不够用？事情做不完的压力挥之不去？每个人一天都只有二十四小时，大部份的人是「忙，但不知道在忙什么」，或是「忙，但不是忙自己想做的事」，但为什么还是有人能事业有成，还有时间兼顾生活及其他活动？因为他们懂得做时间管理。

管理时间有两个必要的条件：计划你的时间，以及避免浪费时间。不妨问问自己以下三个问题：有没有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配给其他人去做？必须做的事，是不是可以做得更有效率？

真正能干的中阶主管，能好好安排自己的工作时间表，逐项彻底执行，一旦工作顺利进行，自然不会手忙脚乱，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出数倍。做你计划做的事，在你计划的时间做，并在你计划的时限内做完，成功就离你不远了。祝你成功！

1.事先规划好你的时间与步骤，以收事半功倍之效。

办公桌上堆积如山的文件，好像永远不会都减少；接踵而至的要与时间拔河，首先记录自己的时间分配方式，分析哪些习惯浪费时间；接着订定目标并拟定计划，以较实际的观点安排时程；最后找出浪费时间的原因与因应方法，改变这些坏习惯。　

每天空出一段时间来规划事情。 拿一个小时来订计划，可以有二到三倍的效果出现。 你可以在上班之前比较安静的环境（家里或办公室）订计划，或是当作上班的第一件事，或是在下班前订第二天的计划。 将时间加以分段，最好是以十五分钟为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作，在一段段时间里加速完成。 学习绝对专心，同时做两三件事，像电视机选台器一样。

「做正确的事」要比「按正确的方法把事情做对」来得重要。--杜拉克（Peter F. Drucker）

2. 分析工作的优先级，按照轻重缓急作处置。

要掌控时间，就必须先能掌控自己。 设定个人目标，以便根据目标，分析工作的优先级，按照轻重缓急做处置。 经常评估所设定的优先级。

采用80/20原则来设定优先级。完成20％的目标可能获得80％的效果，如果你每天的行事历上有十个事项要做，你只要能圆满达成其中最重要的两个项目，就可以得到八成的效果。

根据紧急性与重要性决定：

重要而且紧急：马上办。 重要而不紧急：好好规划。 不重要但很紧急：1.马上办，但只花一点时间；2.请人代办；3.集中处理。 不重要也不紧急：有空再办。

要将你的百分之百的时间，用于关键问题的处理。--汤森（Robert Townsend）　Avis-Rent-a-Car, Inc.总裁

3.找出自己最有效率的时段以安排工作内容

生理专家研究，人的效率会随着时间不同而不同，顺其自然安排工作内容，工作效率才会高。

早上八点至十点：精力颠峰，适合做规划。早上十点至十二点：注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、训练。下午一点至二点：昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作。下午二点至四点：开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读、思考。下午四点至五点：适合技术性工作、处理冲突问题。

了解自己的生理时钟，它不像真的时钟那么有规律。找出精神最好的时间从事较困难的工作。

在效率最高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意见、处理回信、规划行程表。在效率最差的时段，你可以处理：例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。

4.组织你的办公桌及办公室，提升工作效率。

杂乱无章的办公桌会让人分心、容易疲倦及紧张、生产力降低、无法控制工作，也会给人不好的印象。更重要的是，档案找不到，办公桌上一片凌乱，都会浪费你宝贵的时间。保持办公桌清爽的最高指导原则：与手边正在做的工作有关的东西，才能出现在桌面上，其余的请立即拿开。

你可以这样清理你的办公桌：

挪出一段时间专门来整理你的办公桌。 可以将这个时间再分成几个小段，每小段专心清理一个抽屉或桌面。 与工作毫无关连的书籍杂物等，都应该立即清掉。 一年半年内不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大不了，就别犹豫了。 运用5S技巧——整理、整顿、清扫、清洁、养成习惯。

把你的办公桌与办公室当作一个工作站：

办公桌如果面对窗户或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全场，也不会有人常常走过你面前，还可以有空间摆放其他办公家具。 每天要用到的东西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到较远的角落去。 将出、入、检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案或篮子收集，一收到文件就加以分类，有效缩短文件传递的时间。

5.进行充分的授权，将工作分配给部属、助理或秘书。

如果你坚持处理工作所有的细节，很快就会发现时间根本不够用，更何况你的职位与所负的责任会不断的增加。请他人分摊你的工作，善用授权策略，事半功倍。

找出哪些工作可以授权他人去做。 将工作交给能处理得最好的人。 信任对方，尊重对方。 清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。 授权不是推卸责任，你一样要负起追踪的责任。

秘书或助理不是花瓶，他们可以替你挡不速之客与过滤电话、信件，使你不受干扰地专注在重要事务上，还能替你搜集信息，提出解决问题及做决策的构想。你应该和他们相互信赖，建立团队工作纪律，发展出合作关系：

每天固定时间与他们讨论工作内容，让他们熟知你的目标、优先级及渴望，清楚知道你要什么。 鼓励他们分担更多的责任，并允许他们发展自己的行事风格，可以做决定，而不是当你的影子。 给予充分的支持、认同与尊重。

6.活用记事本管理时间。

找一本口袋大小的记事本带在身边：

记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办公务、日期约会栏及杂记栏。 列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。 把预定做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢笔或原子笔书写，可能有变量的就先用铅笔书写。 随时记录一些新想到的做法。 达成的项目就划掉，但不要划得乱七八糟，以免日后要察看会看不懂

在你的记事本上，你可以用荧光笔标颜色来区分事情的重要性或优先性。也就是说，记录时用一只笔，事后再用荧光笔标记重要性或优先性。

7.运用有效的方法取得信息

如何在短时间内得到最多的信息？

在精神最充沛的时候，阅读最重要的数据。 不断的学习如何加快阅读的速度。 与对同一领域有兴趣的人分担信息收集的责任。 养成随身携带阅读资料的习惯。 养成在等待的时候阅读的习惯。 要求部属在文件上做摘要。

锁定你真正需要的信息，避免因信息泛滥而无所适从。

阅读前先了解自己的目的。 有选择性的阅读，如果没有很多时间，可以只选择一份综合性的报纸。 先读标题。 读一读就停下来思考，并将所读的内容浓缩成大要。 想保留某一段数据，可以在文章的角落立刻注记并剪下来归档，并将其他部份丢弃。

8.改变拖延的习惯，实时行动。

该写一篇重要报告的时候，你却在整理桌子？像这种先处理无关紧要事情，而非该优先解决事情的心态，就是拖延。我们习惯拖延困难、讨厌、难以下决定的事，但这些事却不会因此消失，只会让你更紧张，反而陷入困境，还需花原本二至三倍的时间才能完成。

终结拖延的六个方法：

问自己：现在最重要的是做什么？而非问：我现在最想做什么？ 先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直困扰你。 将工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。 不要等所有数据都到手才开始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，规定自己某段时间内禁止做这些事。 设定诱因激励自己准时不拖延。

9.技巧的对待访客，让时间的控制权在自己手上。

访客在所难免，你必须要懂得一些应付的技巧，才不会轻易浪费了你的工作时间。

尽量少在自己的办公室里接待访客，最好使用访客接待室。 开宗明义即引出访客的目的，保持公事公办的态度和语气。 不要以茶点或咖啡款待未经约定的访客。 坐在椅子的边缘，将全部的注意力投注在访客身上。 可能的话，明确的设定时间限制，放一个你和访客都能察觉到的时钟。

如果访客逗留太久，你应该及时的站起来。不要打断对方的话，可是一旦轮到你开口接话，你应该主动结束这次的对谈，总结应该采取的行动或结论。

尽量使用肢体语言，如阖上笔记本、整理桌上的文件，或将身体移到椅子的边缘。 说些暗示性的话，例如：「我想这就是结论吧！」「我很感谢你来看我。」等。

10.练就健康的身体，保持身心最佳状况。

没有时间照顾自己身体的健康，将来就没有健康的身体利用时间。要不断保持颠峰水平的工作表现，就应该保持身心健全，注意个人的健康状况及需要，学习用较少的时间获得健康。

运动不是有机会才做，最好在你的行事历上加入这一项，固定时间与地点做运动。 缩短睡眠时间能节省时间，可是，如果能培养快速入睡、充分睡眠的能力，一样可以拥有效率。 养成早上一睁开眼睛就起床的习惯。 定时做健康检查，除了医院及健诊中心外，也可以利用血压器等医疗器材自己在家测量。 错过闹钟、找不到车钥匙、识别证等都会偷去时间，而且影响一天情绪。 无情地压迫自己并不是善用时间的好方法，感到有压力时，休息一下，能有效提高精神，增进工作效率。

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