公文是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。凡是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。而公文如何制作和排版，是每位发文工作者必须熟悉掌握的技能，今天小编带大家了解红头文件的要求和操作方法（以word2016版为例）。

首先我们遵循的标准是《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）。

一、纸张选取

公文采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm;

点击“布局”功能区，再点击页面设置，选择“A4”。

二、页面设置

（一）版面

版面意为在A4纸张上正文的范围，根据规范，页边距为“上：3.7cm下：3.5cm左：2.8cm右：2.6cm”；版心尺寸为156mm×225mm。即A4纸宽度210mm-左2.8cm-右2.6cm=156mm，高度297mm-上3.7cm-下3.5cm=225mm。

在word操作如下：

打开“页面布局”（操作同上），调整页边距如图。

（二）行数和字数

公文规定每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

根据这个规范，很多朋友把公文行距设置为28，其实并不准确，“页面布局”，点击“文档网格”，首先点击“字体设置”，字体设置为“仿宋GB2312”，“常规”“三号”等，点击“确定”；在文档网格中选择“指定行和字符网格”，设置为每行28字，每页22行。可见每行的跨度为“28.95”，这便是行距设置为28的由来，小编认为最规范应是28.95磅。

三、红头制作

公文格式各要素的划分

版头:公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；

主体:公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；

版记:公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

（一）版头

1.份号

6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限

一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

3.紧急程度

一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

4.发文机关标志（重点）

发文单位全称或规范化简称加“文件”二字；也可以使用发文机关全称或者规范化简称。意为发文单位全称或规范化简称，“文件”二字可加可不加。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。

操作：插入文本框，输入发文机关名称。

点击格式，形状轮廓调整为无轮廓。

调整字体为红色，字体“小标宋”，大小适中以美观为主。

接着调整为一行——“开始”“中文版式”“调整宽度”，数数第一行有多少字，调整字符宽度。

根据“上边缘至版心上边缘为35mm”，调整红色标识位置——右击文本框，点击“其他布局选项”，调整水平相对页面居中，垂直点击绝对位置，页面下侧7.2厘米。（上边距3.7cm 上边缘至版心上边缘的35mm），这样发文机关标识就调整好了。

5.发文字号与签发人

发文字号与签发人均编排在发文机关标志下空两行位置。上行文需标注签发人，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。下行文不需标注签发人，发文字号居中排布。“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。

注：上行文与下行文根据文体区分

6. 版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

操作：插入，形状，线条，先随便画一条水平直线。

右击设置形状格式，调整颜色和宽度，粗细没有规定，以美观为主，长度调整为156mm（页边距210-左28-右26），与版面同长。

右击线条选择“其他布局选项”，设置水平居中，垂直方向选择段落下0.04厘米。

接下来就可以下空两格，写公文的主体了。

1.标题

一般用二号小标宋体字（加粗），编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。

2.主送机关

编排于标题下空一行居左顶格，后标全角冒号。

3.正文

公文首页必须显示正文，用三号仿宋字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。