办公室磨刀技巧(办公室主任的“点灯术”)

俗话说，“新官上任三把火”。走上新的领导岗位，期待有新的作为，尽快打开工作局面，这是人之常情。只是这“三把火”该不该烧，什么时候烧，怎么样烧，其实并不是很好把握。谁都知道点“火”容易烧“火”难——因为火候拿捏不好，用力过猛容易“城门失火”甚至“殃及池鱼”，反之，如果没有点“能量”火也“烧”不起来，还不如不烧。

对办公室工作来说，辅助政务、保障服务、管理事务和协调业务为主，点多线长面广。走上办公室主任岗位，需要付出心血和精力的地方实在很多。如果胡乱地“点火”瞎烧，很可能让人焦头烂额、无所适从，本人又往往落得个急功近利的下场。但如果机械地“萧规曹随”，按部就班，久而久之，大伙们可能觉得你没魄力。难道就没有折中的方法和路径吗？

其实，从物理学上看，点火、烧火无非是增加亮度或温度。对人的体感来说，亮度不能太暗，使人蒙查查，但也不能太亮，以致睁不开眼；温度不能太低，冷飕飕不好受，但也不能太高，灼伤皮肤惹人恨。现代社会，点火照明取暖的场景少了，人们普遍的做法是“开灯”，理由很简单，一是控制有开关甚至可以调亮度，二是电源不间断、可持续，三是并联电路还可以让灯泡各司其职、各展其能。

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办公室工作更多的是做人的工作，需要全体工作人员用心投入、细心服务。作为新的“带头人”，与其豪情壮志谋“事”，急于“烧三把火”；倒不如想方设法聚“心”，把团队每个人的“心灯”拨通、点亮，形成“心往一处想”的工作氛围。这就是我今天要分享的核心观点——办公室主任怎么开局？烧“三把火”不如点“一路灯”。

当然，“点灯”肯定也是一门技术活，要求不比“烧火”低甚至更高。具体到办公室工作来说，结合个人工作实践，有这么几点体会：

首先，要及时充电，确保“电源”续航力强。

点灯者要储备足够的电量，才有把握让灯亮起来，这就要求自身要自带电量并且不断蓄电，力争成为具有强大续航能力的“蓄电池”。作为办公室负责人，如果以前干过办公室或从事过服务协调工作，那这种“自带电量”的优势当然最好不过。但像我这种之前从未涉及这方面工作的人来说，就只有积极主动“充电”了，也就是说唯一途径就是从头学起。

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我一直有这样的认识，要带好办公室的队伍，做好“人心”工作，要有这样的知识或能力储备：一是充分把握领导对办公室工作的要求，因为“干活不依东，累死也无功”；二是尽快掌握办公室工作规律，因为“懂行才能服众”；三是全面了解办公室人员状况，因为“知己知彼，百战不殆”。

为此，上任后，在学习上我集中时间做了几个事：一是把领导对办公室办文办会办事等工作的指示和批示尤其是批评意见，作为最好的学习案例认真琢磨，分析前因后果、得失利弊并牢记在心；二是认真研读关于办公室实务的书籍特别是曾干过办公室工作的名人名作，从中汲取经验和力量；三是上门或电话与前几任的办公室主任和其他部门的办公室主任讨教，互通有无、取长补短；四是浏览办公室历年工作总结，在每一项工作实施前向经办人请教，刨根问底，并就同类事项查找以往处理意见和办理方法，进行系统研究；五是通过查阅个人履历、历史文稿以及当面谈心、侧面了解等方式，把握每名同事的性格特点、工作方式、优势专长等。实事求是地说，经过这个学习过程，虽不敢说胸有成竹、得心应手，但也算是手中有粮、心里不慌了。

其次，要及时擦拭，确保“灯泡”通透光亮。

如果说办公室的办文办会办事等工作是一个闭合电路，每一个经办人就是其中的灯泡；灯泡通透与否影响着照明效果，经办人的领悟能力和思路清晰度对执行任务和推进工作十分关键。

因此，“点灯者”必须经常擦拭灯泡，再忙这项工作都要做，否则后果往往惨不忍睹。试想，一个灯泡如果没有人打理擦拭，日积月累难免表面蒙尘，甚至缠满蜘蛛网，牌子再响、质量再好，也可能沦为弃置品。

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同理，作为办公室主任，分配任务、交办工作，不能因为忙或者贪图轻松，就简单以一句“你们先干吧”敷衍了事。殊不知，当下属对领导意图不清楚、对工作把握不准，到头来，万一方向根本就不对，推倒重来的可能就更大，这岂不是更忙、更不轻松？

基于这样的理解，我在推进或落实一些重点工作项目上，力求意图清楚、指令明确，让经办人知其然亦知其所以然，常常是与经办人作较为充分的沟通交流，把我掌握的工作背景、领导意图以及我的初步思路、相关措施、参阅资料告诉对方，同时听取对方意见建议，再商议进一步优化方案。实践表明，磨刀不误砍柴工，这样下来，工作“返工率”很低，“一次过”的还不少，经办同志的工作信心和热情也大大提升。

再次，要细心留意，确保“灯丝”的导电性能。

众所周知，灯丝如果断了或者“搭错线”了，那么，灯泡要么不亮，再多的电力也徒劳；要么亮得离谱，无端浪费电量。这种情况，说明灯丝的导电性能异常。在办公室工作中，灯丝就好比经办人的心，心理有问题一定会影响工作的。

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古语有云，用兵之道，攻心为上，攻城为下。在现代办公条件下，各行各业工作压力都不小，特别是处于综合中枢地位的办公室，也不例外，肯定不可能处于“舒适区”。在这种情况下，如何“稳定军心”，办公室主任必须重点考虑并付诸行动，关键在于接触和交心，进行思想碰撞，激发对方工作激情。

一要善于倾听心声。做思想工作，关键在于打开团队成员的心扉，特别对有思想疙瘩的同志，不能急于说教，而是通过倾听展示对他们的信任、理解和关心，进而获得其坦诚相对，消除隔膜与顾虑。比如，我刚到任时，专门找被大伙反映工作存在问题的同志谈心，认真聆听他的内心想法，最后才知道他对自己当前负责的工作很不擅长，怎么学也跟不上，加上家属身体发生点状况，导致工作老提不上来。后来，稍微调整了一下分工，并动员工会关心其家属，这位同志工作状态逐渐就回来了。

二要乐于分担忧虑。还是刚才的例子，在谈话中，我也开诚布公地承认自己对办公室工作也并不熟悉，也很是担忧，但坚定地表明“我们在一起，没有过不去的坎”的态度，把问题摆上桌面，一起剖析一起反思，互相启示找对策。由于我主动展露弱势、展现真实，他也就放下了思想包袱，思想通了，一通百通。接下来的工作，这小伙伴的改变着实让我感到欣慰。

三要敏于发掘优点。金无足赤，人无完人。一个人不可能一无是处，其身上一定还有其他闪光点，只要用心去发掘，也一定能闪闪夺目。比如，刚才说的那位同志，对数字不敏感甚至看到数字就头疼，让他负责财务自然为难他。但他处事认真，坦诚担当，干督查督办就挺合适，分工调整了一下，就让他工作能力舒展出来了。

第四，要区分场合，确保“电线”有适当的包裹。

电线是导电必不可少的工具，是闭合电路的重要构成部分。但是，电线如果没有绝缘体包裹而赤裸裸地横亘在人面前，难免有触电的风险。一般在电流大的情况下，电线要粗，绝缘包裹也要厚一点。办公室工作闭环中，压力传导也好，激励传递也罢，如果过于直接，“赤裸裸”或“硬邦邦”地实施，想必效果适得其反。

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当下属工作出现失误或差错时，是不是少一点当众发飙的批评为好呢？哪怕当时你已火冒三丈，但找到对方时，如果当着大家的面还是应该和风细雨地“飘洒”更合适。如果非得狠狠教训，那大可单独面对面毫不客气地指出问题，批评完后，最好还是更多地以商量的语气，帮他找出弥补或整改方案，并声明事情解决了再“秋毫算账”——提醒他好好反思、举一反三。

当我们的工作受到领导肯定甚至表扬时，是应该第一时间传达。但是，表扬也不能厚此薄彼，属于集体的功劳，参与者都应有份。当然，对主要贡献者，需要更加予以鼓励。而且，哪怕功劳最大的是主任你本人，也要在各种场合表态是团队共同努力的结果，对主要参与者进行点名表扬。

我的切实体会就是，正是有了这些不着痕迹的动力传导，团队的干劲才能更大更足。

最后，要因时制宜，确保“开关”控制有度。

一个电路开或合，应该因时因势。如非必要，则不应长时间开灯，以免无端浪费；相反，如长期闲置不通电，用进废退，灯泡则也会耗损。工作也一样，员工的工作状态需要因时制宜、适度把控，力求保持团队的整体效能。

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当一个小伙子从来都激情满满、干劲十足、永不言退，您实在没有必要动不动就“过问”“督促”，更不要自以为是地扼杀他的积极性，而是要“如获至宝”地加以保护和引导其更好发挥作用。

当一个“老黄牛”般的下属任劳任怨、举轻若重，连续加班加点，就别老往他身上压重担了，合理分工才是正道。

当一个小伙伴想干事又限于经验不足显得彷徨时，千万别任之流之，而是要因势利导、及时“赋能”，手把手教教他，让他增加信心和底气。

……

总之，开关在你手上，你得有节奏、有章法、有条理地开与关，才能让灯亮有致、流光溢彩。

结语：

真心地感到，新官上任三把火，不如众人拾柴火焰高。“新官”如能从“心”出发“点亮一路灯”，照见众人的光明心境，照出众人的拾柴之路，又何愁日后的“三把火”怎么烧呢？相信，随着时间的推移，众人更乐见“点灯”之举。