律师办公软件小技巧(律师知识管理、工作习惯养成)

NO.1 知识管理

推荐软件：OneNote

OneNote是一款创建、收集、整理和分享信息的知识管理工具。具有免费、全平台、完美适配office软件、多端同步等功能。

知识管理的核心，我认为就是对知识的内化，为我所用，根本目的是服务工作。即将外部的知识内化为自己的知识储备，而知识储备需要一个载体来承受，于是需要建立一个属于自己的知识库，知识库的管理包括两部分（工具与规则）：

管理的工具；

知识收集、分类、编排的规则；

简单来说，对于参与过的案件类型、研究过的某类业务等，进行充分检索、收集，并依据一定的规则将内容进行分类、编排，运用适当的工具对知识进行管理，方便律师在之后遇到类似案件和问题的时候可以更方便的找到对应问题的解决方案。

1) 工具倾向于以OneNote软件为主，其他软件作为补充。关于如何用onenote做知识管理，我也在不断地摸索，由于知识的形式不同，因此除了用onenote进行管理，同时还需要兼顾excel、word、印象笔记和文件管理等软件和功能，形成工具池。

举例：neatreader、iReader笔记同步印象笔记；讲座学习、课件笔记、网页、微信文章由OneNote同步；

2) 知识收集、分类、编排的规则。知识收集、分类和编排的前提。知识分类指导前期的收集工作。

关于知识分类。可以业务领域分类，也可以具体的工作事项分类；以专题或者案件分类。如以业务领域分类，则可以分为合同、侵权、房地产、资本市场、婚姻家事、劳动争议等；如以具体工作事项分类，则可以分为合同审查、诉讼、仲裁、法律检索、法律适用等；以专题或者案件可以根据不同的研究问题将所搜集到的案例、文章统一收集到一个项下。具体的分类详见OneNote功能介绍。

关于知识收集、编排。关于收集、编排规则主要是运用OneNote软件，我会在后面的OneNote功能介绍中一并提及，包括各类各平台的资料收集方式。

编排举例：书籍、文章管理通常是参照中国图书馆分类法来对电子书籍进行管理，关于电子书的软件我是使用NeatReader进行管理，这款软件可以手机-电脑端同步。文章管理则主要依托OneNote软件进行分类。

之后随着书籍资源的积累，关于法律电子书又细分到工具书类、理论类、案例集成、实务类，实务类别分为合同、侵权、家事等等。未分类书籍我通常会先创建文件夹，文件夹以日期命名，即表示我是何时下载、收集，之后再相应归类，如A_法律电子书_1224，便于阅读（赶进度）。

总而言之，知识管理因人而异，并且会随着自己不断地去尝试管理、琢磨会越来越优化，这也是需要投入一定时间去做的工作，在未来的工作中要更加注重知识的科学编排和分类，基于知识的形式和载体（不同终端）的不同，寻找到一个相对舒适的打开方式，尽量同一载体。

始终关注知识管理的目的：知识储备、自我增值、对标业务。

OneNote功能介绍：关于我是如何使用onenote来进行知识管理，主要有如下几点关键功能，我是用得比较多的：

1.多端实时同步功能

OneNote可以实现手机、电脑等多平台同步。同步速度比之前的版本快很多，基本无bug。现在每一次开机我都会首先打开onenote软件，在打开的同时OneNote就开始自动同步我在律所电脑做的笔记和我之前在微信收藏的文章了。

2.OneNote关于笔记本－节－页面的类别划分功能

OneNote笔记分类我认为是较为合理的。每一本笔记本可以设置分区、也可以创建分组，对于强迫症的我条理非常清晰，我一般主要创建了几本笔记本，分别是法律笔记、案例研究、CPA、读书笔记、摄影笔记、英语、写作等。

关于法律笔记：

1）未分类笔记：主要是作为缓存区，在平时工作中笔者也会注意收集各种业务资料，包括自己总结和从别人那请教过来的知识，还有在各种聊天群交谈中其他优秀同行分享的干货。

对于一些来不及分区但是又比较重要的笔记和文章等也会首先放在这个分区里面，待时间空闲了，再对里面的笔记进行逐一定位。

2）律师成长：关于实习律师成长及律师执业的笔记，其中主要来源于微博一些律师博主和公众号还有之前在其他律师群里听别人分享的关于律师成长的文字，其中有相当一部分对自己的自我认知还有有所启发。

3）法律检索：法律检索是一项长期的工作，几乎每一次检索都会有新的体会和新的想法，于是我会把每一次我检索完后的一些检索思路和别人所安利或提示的关于检索库和检索技巧、指令放在这个分区。

4）法律适用：关于一些请求权基础、案件分析审理思路、案例研读等方法论。

5）工作笔记：与工作相关需要记录的笔记和要点，通常是辅助工作中的一些文书写作和事件梳理、信息编辑等。

6）业务分类：笔者暂以目前遇到的案件类型进行划分，对于具体业务领域的文章我都会优先保存在业务分类中，笔者还会对具体的小问题建立子页，如小额诉讼相关、建工合同工程量计算问题、执行参与分配制度等小问题。

7）关于各业务和分区的法律法规，笔者专门设置一个法律法规文件夹，将相关检索到的最新的法律法规列在对应文件夹专题之下。

3.自由排版、快速记录功能

相比于word、excel等常规office软件，onenote可以自由排版，并随时调整大小，不仅输入框间可以随意调整放置位置，同一输入框内的内容，调整起来也同样方便。

打开一个页面，随便点击一片空白区域，便可以输入文字，此时文字外围会出现一个窗口，把鼠标移到窗口边框上，右键单击即可随意整体移动/剪切/复制/删除容器中的内容。

4.微信文章的保存

Onenote可以将我们在微信看到的好文章同步到笔记，具体操作步骤很简单，首先关注OneNote官方微信公众号「微软云笔记」，按照它的提示绑定账户就可以将你喜欢的文章保存到OneNote。

复制目标文章链接，发送到与自己的微软账号绑定的“微软云笔记”公众号对话框，几秒钟之后这篇文章就会出现在你的OneNote笔记里面。

5.网页收藏

OneNote Clipper 可将网页内容直接剪辑到OneNote中。可以选择剪辑整个页面或只剪辑文章，还可以选择保存位置。

网页采集功能包括：

1）整页采集，如果不想错过网页的所有信息，可以采取这种方式，但是缺点是容易收集到很多我们并不需要的内容，比如旁边的广告等；

2）区域采集。截图采集的逻辑也很简单，在窗口可见区域内截图并上传，配合OneNote的OCR识别，可以直接通过客户端对截图中的文字进行复制，截图采集缺点是不支持滚动截图；

3）正文采集。文章采集是我最常用的采集方式，它只采集文章的正文，直接屏蔽无用的菜单栏，评论区，广告区内容，省空间，上传速度快。但是需要注意的是，最好先把文章滑块滑至底部，确保采集要全文；

4）书签采集。书签采集相当于在onenote里面建立一个网页书签，非常方便。

6.全盘检索

知识管理，并非仅仅是为了囤资源，更重要的是在需要的时候，可以迅速地找到并加以运用。OneNote还有常规的全盘检索功能：页面查找，就是在当前的页面下，对关键词进行搜索识别，页面查找的结果会标识成黄色，也可以在整个OneNote里查找笔记的内容，比较醒目。

NO.2 工作习惯养成

1.个人案件进程表

推荐软件：excel

建立案件进程表。诉讼案件通常具有周期长、重实效的特点，尤其是关于各程序的时间点、答辩期限、举证期限、上诉期限等。当案件量逐渐增加时，每个案件的时间节点应当同时注意，时时跟进、反馈。笔者参考团队案件进程表也制作了一份自己跟进案件的表格，关于案件进程表通常记载了案件的基本信息，包括当事人名称、委托阶段、代理人、案件基本情况、保全事宜、进度、学习笔记。

案件进程需实时跟进。案件进程表应当实时更新，笔者每天上班第一件事就是查看每个案件的待办事项和进程，以免延误时间，每日下班后对当日的工作进行复盘，并计划第二天需要做的工作。

学习笔记的记录。对案件中遇到的需要进行法律研究的问题及时记录下来，并做好笔记，尤其是关于争议焦点的检索和程序性事项，在案件完结后，对学习笔记进行整理、细化，今后对于类似案件的代理可以直接用于参考。

2.工作备忘录

推荐软件：excel、word皆可；

建立工作备忘录（“错题本”）。笔者的工作备忘录主要的目的就是记录自己犯的错误、失误，以及工作中的一些常见程序性事项，每一次过失都要按照时间、工作事项，问题，解决方案的格式每天记录好，时时翻看，反思自己今后一定不要再犯同样的错误了，做过的工作或者专项也可以时时翻看，有迹可循，以上都是用excel表格做的。

程序性工作须重视。要细致到把每一项程序性准备工作研究透彻，关于授权，关于主体，关于格式等等。不要轻视每一项程序性工作，实体、程序并重。程序性事项瑕疵往往也能决定成败。

问题及时总结不拖拉。现在就是不断犯错、犯错，有时候懊恼完后就自我和解、遗忘了，这样不好。每一次错误都要事后进行充分地总结、反思，并且要形成书面文章或者实习日志。告诫自己不要再犯，一定要用心，尤其是不要犯低级错误。每天晚上大概花半小时时间复盘工作，做好总结，今日事尽量今日毕，让自己工作更有条理，不丢三落四。

3.待办事项清单（电子便签）

推荐软件：手机自带备忘录（待办事项）、OneNote、微软便签、得力便签（纸）

待办事项记录内容。待办事项每天都要时时记录、更新。待办事项是为了记录每天主办律师安排的一些碎片化的工作，如询问案件进程、利冲、证据准备、文书起草、与客户沟通、开庭准备、文献收集、外勤等。

关于纸质便签的使用。得力便签是纸质便签，在得力官网可以买到，这款便签有91mm、107mm、147mm大小的，既可以用来做一些快速笔记，也可以记录自己的一些思路和要点，比如在起草答辩状、代理词的时候需要先记录一些要点、在听取主办律师关于交代事项时，可以随手抽一张出来记录、在讨论案情时归纳的争议焦点，还可以在开庭的时候根据对方提出的反驳意见和观点实时记录下一轮辩论意见要点等，在听一些小视频或者短课件时，可以随手记录一下相关的要点，既方便又高效。

电子便签、微软便签记录碎片工作。在日常工作中，法律文书起草、开庭准备等需要用整块时间来准备，一般不会忘记，但是恰恰是一些小事情，虽然没有那么重要，但是还是要及时记录、完成并进行反馈，特别是程序性事项，需要注意。有时候当时没记下来，过一会就忘记了，一旦错过了时间点，有可能需要花更多的时间来补救。笔者就曾经有过多次情况，未及时记录导致没有按时完成工作。

手机自带备忘录。待办事项最好用手机自带的待办事项，可以设置小插件在手机主界面的首页，这样就可以实时更新事项完成情况，不至于忘记。待办事项除了工作之外，还可以记录学习、生活等事项，以免遗忘。

4.文件管理

文件管理其实就是对自己的电脑文件进行编排和整理，如电子卷宗、专项文件等，以便在工作和复盘时能够迅速定位文件位置。

工具选择。文件管理工作可以选用的办公软件也颇多，但我目前用得还不算熟练，我觉得简单地就用电脑文件夹管理其实效率也还好。我认为只要自己能够科学地编排、管理，其实也不是问题。

建立配套电子卷宗。相较于电子文档，纸质文档具有一定先天不足。例如，分类整理、检索时会比较麻烦，无法搜索目标内容，容易丢失，原件留存份数少，在将来需要查阅相关内容的时候没有复印件等情况。笔者曾经有几次就是因为没有对原件扫描备份，信息无法及时查询到，如果及时对纸质文件扫描并建立电子卷宗，则可以避免检索、管理和原件未留存等问题。因此建立电子卷宗、及时扫描法律文书对于诉讼律师来说是非常有必要的。

文件统一命名。每一个案件第一时间建立电子卷宗文件夹、纸质案卷袋；文件夹命名方式我倾向于以“序号_原告vs被告_合同纠纷”命名。关于专项业务，均以“序号_当事人名称_专项业务”命名；也可以当事人的名称直接命名，不论使用哪一种命名格式或者规范，一切应以方便工作为目的。

文件批处理指令。笔者团队有部分需要批量处理的系列案件，涉及部分立案材料准备工作其实多半是重复性任务，因此笔者尝试琢磨如何使用计算机高效处理文件，对于批量案件立案通常会运用部分bat指令进行操作，包括批量文件重命名、修改、删除。对于文件的合并和自动填充通常还运用到其他软件中的批处理功能进行操作。使用批处理文件（也被称为批处理程序或脚本），可以简化日常或重复性任务。

批处理指令在各个软件均可以适用，如简单的批量增、删、改等，adobe PDF软件、word邮件合并、拆分、合并等均有内置的批处理动作，如果了解这些动作，可以大大提升工作效率。

文件转换格式处理工具。“我的ABC软件工具箱”是一款免费的工具箱软件，里面有许多实用的小功能，能够满足平常的需求。我一般用得比较多的是office专区，有word文档拆分、合并、转换等功能。另外该软件的PDF专区、文本专区和图片专区功能也很多，可以下载使用。

推荐软件：我的ABC软件工具箱

下载途径：https://www.wodeabc.com/

关于文件备份。笔者之前所有的电子卷宗和专项文件仅保存在本地电脑磁盘，在出现过两次突发情况后，让我不得不高度重视文件备份。第一件事是笔记本电脑的遗落，第二件事是台式电脑的磁盘突然因为故障而全部消失。虽然两次情况最后都有惊无险，但是仍然感觉后怕，如果文件一旦丢失，后果是我无法想象的，因此备份十分重要，避免重要法律文件和电子卷宗遭到灭失。

笔者目前使用两种方式备份，第一，百度网盘云备份。百度网盘有一个“文件夹备份”工具，本地文件夹可以实时备份本地文件，非常方便。

第二，移动硬盘、移动固态硬盘。备份方式之二我选择移动硬盘或者移动固态硬盘，笔者各置备了一块，容量分别是500G、2T。当一个案件完结时，我会把已经办结的项目文档同时备份到移动硬盘，对正在办理的项目，则根据项目文档更新的速度，不定期进行更新、备份。

5.思维导图。

推荐软件：Microsoft Visio、X-Mind、Process On

在记录一些复杂流程或画一些关系图的时候，经常会用到思维导图软件。XMind是一款思维导图软件，有丰富的模板和绘图元素，现在更新到2021版本，功能比之前更加齐全，在我的工作中通常用于梳理文书写作要点，对于比较复杂案件通常会用来辅助厘清时间线。对于制作流程图、案件事实梳理图、判决剖析图都很实用。

律师还可借助XMind建立思维导图用于学习规划、生活，思维导图是将复杂问题简单表达的好方法。

以上就是我的知识管理心得。