办公室存档技巧(办公室管理制度)

一、文、电办理

1、各股室行文先报分管领导同意，办公室审核后经分管领导把关，报局长签字行文，其他干部不得以任何名义随意印发文件。

2、所有印发文件，交局长和分管副局长各备案一份。各股室将文件印发资料，上报或下发材料交办公室存档，办公室每月进行一次档案整理。

3、属本系统的综合性文件、通知、督查通报等，由相关股室负责人起草、审稿，办公室文字审定、综合，分管办公室领导审核后，再送局长签发。

4、外单位与交通运输局合签的文件须经局长同意签发。

5、只涉及股室主管业务范围内的函件需要下发，由相关股室拟出初稿，办公室文字把关，由分管局长审核，局长签发。

6、局领导应及时审批送审文件，一般情况下批办文件当天审批签发。

7、电话、传真、电文、信函的接转、收发由办公室安排专人负责，坚守工作岗位，及时上传下达，并实时做好登记；工作中要文明礼貌、热情大方、语言简明、表述准确，提高服务水平和工作效率。所有来文、来电呈送局长签发办理，明确指向来文、来电送分管局长签阅。通报、表彰送班子成员签阅。

8、文书档案实行一月一整档，一年一归档。年终各股室要将具备效力的文件、具有史料价值的资料等分类整理、装订，送交办公室统一存放归档。

二、文明办公

1、公务接待热情大方，办事讲原则、讲政策、讲程序、求实效。对来局机关的各类人员，要做到“六个一”，即：一张笑脸相迎，一声亲切问候，一把椅子请坐，一杯热茶端正，一个明确答复，一声走好相送。

2、局机关实行上下班签到制，全体干部职工必须严格遵守作息时间，按时上下班。干部签到出勤情况每月月初公布上月考核结果，并纳入绩效考核。

3、上班时着装整齐，语言文明，举止得体。不得穿背心、短裤、拖鞋和奇装异服。坚持阳光办公，办公室门敞开或虚掩。不准迟到早退、外出办私事、串岗溜岗。原则上不允许上班时间会亲友、办私事。干部请假严格按人事制度执行。

4、自觉维护环境卫生，不随地吐痰，不乱扔废纸、烟头、果皮，不乱泼污水。会议室由办公室安排专人负责，按时打扫，各办公室每天打扫整理。干部下班前要将文件、资料、办公用品整理有序，保持桌面和办公室的整洁。

5、办公室要做到人离落锁、关窗、断电、熄灭烟火，下班、放假时干部须随身带走个人贵重物品，切实做好防火防盗工作。

三、印章管理

局党委公章、局行政公章归口办公室管理，使用公章必须报局长同意，备案后方可加盖，并填写好加盖记录。股室印章加盖必须报分管负责人同意，备案后方可加盖，股室印章加盖记录每月交办公室存档。严禁盖空白章。

四、公务接待

公务来客归口办公室按程序办理，办公室凭公函报分管负责人同意，统一地点、统一标准后，实行“谁分管谁经办”的方式接待。因工作需要的重要性公务接待，须报局长同意并指定标准接待。

五、车辆（租车）管理

1、机关公务用车由办公室统一管理，各片施工管理用车由各片片长负责，所有用车原则上向机关事务局申请，如机关事务局无车个人车最低标准结算。

2、严控租车。除大型活动或紧急事务急需用车外，其他情况一般不准租用个人车辆。

3、用车人必须做好里程登记如实填写。

4、用车人申请用车必须填写好去处报分管领导审批。

5、车辆使用费用严格按规定标准结算。

6、用车人提醒司机安全行驶。

六、物品管理

l、局机关办公用品采购，做好统一由办公室向各供应商店提出申请报价，在确保质量的前提下由局务会决定最低报价供应商店供应。办公室采购办公用品必须向分管领导申请，待审批后方可采购并实行专人保管，建立领用登记制度。机关干部要厉行节约，根据实际需要领用办公用品，文稿用纸做到双面打印。

2、各股室需要更新或添置设备，应事先申请，填写《物品采购单》，经股室负责人签字，报分管局长批准后方可采购，大型添置需报局长批准。

3、凡大批或贵重物品的采购，按区政府有关采购规定办理，到政府采购点购买。

4、小型和简单文印工作提倡干部自行完成，大型和复杂文印、广告和宣传费制作实行定点办理，经办人签经手、签数量、签金额，然后统一结算。

5、各股室的财产，由固定资产管理人员造册登记，定期清验，确保帐物相符。机关干部职工岗位股室之间的调整，其配发的财产原则上留在原股室，不能随人带走，确因工作需要带走的，须报局长批准。干部职工调离或退休，应如数收回配发的财产。每年年底由办公室、财务室共同负责对局机关各股室的财产进行一次全面清理并通报清理结果。