文书办公技巧(文书档案以“件”为单位整理要点)
以“件”为单位进行文书档案整理，是对以“卷 ”为单位整理档案工作的延续，以“件”为单位整理的前提是适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要。
件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位，它有以下特点：
✔ 形成是自然的；
✔ 形式是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录）；
✔ 效用是独立可用的；
✔ 是文件归档时的基本保管单位；
01
按“件”装订
一般情况以自然形成的每份文件，为一件。
特殊情况
正文与定稿，为一件；原件与复制件，为一件正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件正文与文件处理单，为一件正文与发文稿纸，为一件来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话新闻报道稿等文件各为一件；归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件
装订前调整
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。装订前的整修内容主要有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。
装订顺序
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文版本在前，其它文种版本在后；发文稿纸在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后；
02
分类
按年度分类：
（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度
（2）跨年度形成文件的处理；
请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；总结、决算、报表，放在针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；一两个内容文件，归入主要内容针对的年度；
按组织机构分类：
（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后。
（2）跨部门形成文件的处理
业务部门起草单位名义发文，归综合部门一联合办理文件，归主办部门；单位名义召开综合性会议文件，归综合部门；参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门；领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；
03
排列
归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要程度等因素进行排列。
①不同保管期限的文件，需分别排列。
②不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列。
同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；
事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。
会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。
④因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。
04
编号
05
编目（归档文件目录）
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
06
装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。
注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内；同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；
07
排架
归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。
一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。
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