办公室图文排版技巧(实用公文写作（4）——公文格式和要求(1))

公文格式具体包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维条码等19个要素。

（一）版头部分

位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。版头部分共包括六个要素。

1．公文份号标注。份号即公文印制的顺序号，一般只有涉密公文才标注份号，编号不重复并在分发时作了登记，即哪个号发给谁都有记录，回收保密文件时能查到哪份在谁手里，确保文件的保密性，所以在办理涉密公文时，一定要妥善保管，及时交回。因为咱们中心印发的公文一般没有涉密的，所以也就不用标注份号。但我们看上级来文的时候经常会看到，只要是涉密的文件，都在公文首页左上角用阿拉伯数字标注着份号，一般标6位3号阿拉伯数字。

2．密级和保密期限标注。这个我们一般也不用，只有涉密文件才用。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用3号黑体和阿拉伯数字标注。秘密10年、机密20年，绝密30年。

3．紧急程度标注。这是公文送达和办理的时限要求，我们有的时候会用到。根据紧急程度，紧急公文分别标注“特急”“加急”，明传电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指须即刻办理的事项，“特急”是指须在2日内办理的事项，“加急”是指须在4日内办理的事项，“平急” 是指须在6日内办理的事项。公文的紧急程度要在公文首页左上角用用3号黑体标注。如果份号、密级和保密期限、紧急程度三者都有，就要在左上角，从上到下分行标注。

4．发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件。文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志用套红小标宋体字居中印在公文首页上半部，标志上边缘至版心上边缘35mm，字号不大于上级发文机关标志，做到醒目庄重、规范美观就行了。

5．发文字号标注。发文字号一般标注在发文机关标志下面，版头红线以上。也有标在版头红线以下的，一般用函类公文较多。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。这里要注意：发文字号的文字要用3号仿宋，年份、顺序号要用阿拉伯数字完整填写，不能把“2023”写成“23”，让人引起误解，顺序号不用虚数，比如1号，不能写为001号；括号要用六角括号“〔〕”，而不能用“（）”或“[ ]”。

6．签发人标注。上报公文应当标注签发人姓名。一般标注发文机关主要负责人，联合上行文，应当同时标注所有联署机关签发人。签发人标注应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（三）版记部分

也就是文尾部分，这一部分共有4个要素。这四个要素分别是抄送机关标注、印发机关和印发日期、页码标注、二维条码标注。

1.抄送机关是指除主送机关外，需要执行或者知晓公文的上级、下级和无隶属关系的其他机关。印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期，制发公文的部门印发机关一般写其部门办公厅（室），如“**市**局办公室”，但一般我们不标注这一项。

2.页码标注。这里是指公文页数顺序号。公文的页码标注有两种标法，一是公文正文包括几个附件，其中都是正文的组成部分，必须把所有附件内容列入整个公文的整体部分，统一编排页码，印刷版记标在公文的最后。

3.公文有几个附件，但是各有其独立性，或者是单独排版，或者是单独装订自成体系，应按其文件的内容特点编排。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。二维条码标注即是在水平和垂直方向的二维空间存储公文管理要素信息的条码。